Использование мобильных ECM-приложений: решаемые задачи и время работы

Статистика, демонстрирующая востребованность

Директор по исследованию потребительских предпочтений AIIM в своих Белых книгах «Content Enabling the Mobile Workforce» и «Maximizing Your Content Value: Capture, Case Management, Compliance, Mobile Workforce», вышедших в октябре и декабре 2014-го, привел следующую статистику.

Для 45% американских компаний, имеющих ECM-системы, «критически важно» или «очень важно» предоставить сотрудникам мобильный доступ к корпоративному контенту. Для 30% — «критически важно» или «очень важно» позволить сотрудникам удаленно участвовать в бизнес-процессах. При этом около 20% компаний уже предоставляют своим сотрудникам такие возможности, как просмотр отчетов и панелей управления, инициация рабочих процессов, захват изображений и документов для передачи их в работу, согласование документов, запуск транзакций — все это удаленно, при помощи мобильных устройств!

Российская практика пока скромнее. Тем не менее, по нашему опыту около 10% российских компаний, приобретающих ECM-системы в последние 1,5 года, помимо десктоп-клиентов докупают также и мобильные приложения.

Около 87% таких заказчиков смотрят только на решения для топ-менеджеров, 8% — обеспечивают мобильным рабочим местом мидл-менеджеров и руководителей групп, а 5% готовы платить за мобильные решения для рядовых сотрудников.

Провалимся глубже в статистику использования мобильных приложений разными сотрудниками.

Данные о работе разных категорий пользователей

В разделе приведена статистика работы с мобильными ECM-приложениями в нашей компании-вендоре. Специфика такова, что мы представляем собой «идеального заказчика», у которого сняты все ограничения — не стоит финансовый вопрос, есть спектр мобильных решений для всех категорий пользователей, 100% из которых работает в ECM-системе. Сотрудникам дана свобода выбора инструмента — реализована концепция BYOD, где единственным ограничением является, собственно, наличие девайса.

Около 50 из 450 наших специалистов установили клиенты на свои устройства. С течением времени чуть менее 10% всех сотрудников стали активными пользователями, открывающими приложения не меньше трех раз в неделю.

Для анализа выделим три категории пользователей приложений: топ-менеджеры, мидл-менеджеры и рядовые сотрудники. Собираем некоторые данные по 12 наиболее активным сотрудникам (четверо в каждой категории). Что имеем в итоге?

Интенсивность работы при помощи мобильных приложений у рядовых сотрудников в 3 раза выше, чем у мидл-менеджеров, и почти в 4 раза выше, чем у топ-менеджеров.

Причина этого, среди прочего, — большая готовность молодых специалистов принимать новинки, умение получать фан от работы со смартфонов и планшетов. Менеджмент же в силу ряда причин может быть более консервативен.

Рядовые сотрудники

Специалисты и активно работают с корпоративным контентом (ищут, знакомятся, создают документы), и используют workflow-механизмы, и оперируют контентом (обращаются к ссылкам на документы, работают с папками и т.п.).

Доля работ, связанных с созданием документов относительно невелика, но она выше, чем у прочих категорий пользователей.

В основном рядовые сотрудники осуществляют действия при помощи мобильных приложений в течение рабочего дня с 9:00 до 18:00 с высокой интенсивностью в обеденное и послеобеденное время. Тем не менее, по завершении трудового дня вплоть до 00:00 совершается 15% всех действий в приложении.

Мидл-менеджеры

Руководители среднего звена практически в 90% случаев используют мобильное приложение для знакомства с контентом и обращения к нему. Функционал workflow используется в основном для выполнения поставленных заданий.

Высокая активность работы в приложении наблюдается с утра на работе и во второй половине рабочего дня. Также в 5% случаев работа осуществляется в вечернее время, очевидно, из дома.

Топ-менеджеры

Высшее руководство за счет приложений в основном знакомится с контентом и работает с входящими и исходящими заданиями.

Пик активности приходится на вечер и поздний вечер, тогда в общей сложности выполняется более 60% всей работы в приложении.

Требуемая функциональность и сценарии использования

Ясно, что разным категориям пользователей нужна разная функциональность мобильного ECM-приложения.

Рядовые сотрудники проявляют готовность пользоваться широким набором базовых функций. Их ECM-приложение должно закрывать задачи по созданию и вводу документов, управлению контентом, выводу и передаче данных, а также участию в бизнес-процессах в качестве исполнителя и для выставления заданий.

Удобный интерфейс такого мобильного решения — либо лента заданий, либо иерархия папок, либо их комбинация. Также приложение для рядовых сотрудников должно быть рассчитано в том числе на устройства с большими тачскринами, позволяющими более или менее комфортно осуществлять активное чтение и редактирование документов.

Использовать такой функциональный клиент системы можно как на работе (к примеру, во время совещаний), так и удаленно. При предоставлении мобильных ECM-инструментов большинству сотрудников компания сможет получить прирост производительности труда.

Мидл-менеджеры используют доступ к системе со своего гаджета в подавляющем большинстве для знакомства с различной корпоративной информацией.

На первое место в интерфейсе клиента здесь может выходить строка поиска различных сущностей в системе и навигация по папкам.

Интересным может быть функциональность, позволяющая работать с отчетами, автоматически формирующимися на основе корпоративных данных в системе.

Основной сценарий использования — работа вне офиса во время командировок, вынужденного отсутствия на рабочем месте, а также в выходные дни или даже в отпуск для ускорения бизнес-процессов, завязанных на мидл-менеджере. Наличие такого инструмента у менеджеров среднего звена направлено на повышение прозрачности процессов.

Топ-менеджмент требует от мобильного ECM-приложения функциональности для визирования и утверждения документов, для выставления поручений и для быстрого знакомства с контентом, необходимым для инициации работ или принятия управленческих решений.

Взаимодействие с системой должно быть построено вокруг workflow-сущностей, что накладывает отпечаток на интерфейс.

Приложение будет использоваться в качестве дополнения к десктоп-клиенту для работы вне офиса. Оно обеспечит большую контролируемость бизнеса и удобство работы высшего руководства.

***

Для данной статьи собрана первичная информация из логов сервера. Если тема найдет отклик у читателей, мы постараемся «вытащить» и проанализировать больше данных (география работы, характеристики устройств, продолжительность сеансов), чтобы еще детализировать сценарии. Иными словами, возможно продолжение.

Автор: Максим Кайнер, бизнес-аналитик DIRECTUM