AKFA Group внедрила Directum RX в 40 организаций холдинга

Переход в цифру

В AKFA Group решили не идти по стандартному пути внедрения — составления технического задания и передачи работ вендору.

Внедрением системы занималась группа специалистов IT Centre холдинга AKFA Group. В итоге были цифровизированы ключевые процессы компании:

• регистрация входящих документов и вынесение резолюций;
• подача заявок на оборудование и обучение;
• исполнение поручений по резолюциям руководителей;
• регистрация и нумерация исходящих документов;
• ознакомление и контроль исполнения по приказам, положениям и распоряжениям;
• согласование служебных записок по направлению деятельности.

В ходе проекта внедрения была проведена интеграция Directum RX с Active Directory.

Описание и регламентирование процессов проходило совместно с отделом корпоративного развития. Руководство и пользователи системы активно включились в проект внедрения — тестировали, высказывали пожелания к функционалу. Благодаря такому подходу удалось эффективно вписать существующие бизнес-процессы в информационную среду, в системе появились новые возможности, наиболее точно отражающие специфику холдинга.

Сотрудники с высокой загрузкой используют Directum Solo. Мобильное приложение помогает им ускорить процессы: быстрее утверждать документы, создавать задачи, а также эффективно работать без привязки к офису.

Чтобы сотрудники быстро адаптировались к новому формату, было проведено масштабное обучение — разработаны, апробированы инструкции и руководства по эффективному использованию системы, а также запущена горячая линия для консультаций.

Оперативно решать поступающие запросы помогла трехлинейная система технической поддержки:

1. Первая линия — Help Desk для анализа запросов конечных пользователей.
2. Вторая линия — администрирование.
3. Третья линия — экспертная поддержка.

Итоги проекта

Результаты внедрения системы Directum RX:

• типовые маршруты и шаблоны ускорили работу с документами;
• автоматическое формирование отчетов в системе упростило контроль над исполнением поручений;
• цифровизация процессов документооборота на 75% сократила время обработки документов: регистрацию, рассылку, поиск, выполнение контрольных операций;
• разграничение прав доступа на уровне каждого филиала и места регистрации повысило безопасность данных;
• электронный документооборот сократил расходы на канцелярские товары и повысил скорость информационных потоков — распространение данных внутри компании, передачу документов между подразделениями или контрагентам.

В Directum RX цифровизированы бизнес-процессы отдела снабжения, юридической службы, а также HR-подразделения — оформление распоряжений на командировку, найм персонала и организация обучения на повышение квалификации.