АЛРОСА использует Directum RX для управления процессами ОЦО

Компания АЛРОСА выстроила электронный архив и цифровизировала документооборот с помощью интеллектуальной системы Directum RX. Теперь более 92% всех документов Группы компаний АЛРОСА попадают в систему автоматически, а обработка одного комплекта документов к хозяйственной операции занимает у ОЦО менее одной минуты.

Компания АЛРОСА внедрила интеллектуальную систему Directum RX для управления бизнес-процессами своего Общего центра обслуживания (ОЦО). С её помощью мировой лидер алмазодобывающей отрасли организовал централизованное электронное хранилище данных, оптимизировал процессы по направлениям кадрового, бухгалтерского и налогового учета, а также казначейства и выстроил систему контролей.

Цифровизация охватила 10 дочерних обществ и 31 структурное подразделение АЛРОСА. Ежедневно в Группе компаний АЛРОСА создают и передают в ОЦО более 2000 документов, 80% из которых — кадровые. В результате создания единого электронного хранилища данных более чем по 92% пакетам документов не требуется участие сотрудника ОЦО для их сохранения, поиска и связи с учетной системой. В результате обработка одного пакета документов занимает менее одной минуты.

Разграничение прав доступа, версионность и хранение истории изменений в Directum RX обеспечивают сохранность и безопасность документов. Скан-копии и электронные документы надежно защищены от удаления третьими лицами. В системе предусмотрено резервное копирование и восстановление потерянных данных.

Цифровизировано движение документов как внутри ОЦО, так и от структурных подразделений АЛРОСА, дочерних обществ к ОЦО. Обеспечен контроль SLA. Автоматизировано создание отчетов в разрезе различных атрибутов и метрик. Снижена трудоемкость специалистов ОЦО на подготовку документов по налоговым, аудиторским и другим запросам.

В рамках проекта настроена бесшовная интеграция между Directum RX и «1С: учет для ДЗО», БОСС-кадровик, DV, системой потокового сканирования на платформе ABBYY FineReader Server, SAP ERP, Active Directory, MTS Connector, Контур.Экстерн. В Directum RX видно систему-источник, откуда поступил документ. Благодаря смежным ссылкам пользователь может открыть документ в «1С: учет ДЗО», не совершая лишних действий и работая в привычном интерфейсе.

Сейчас компания работает над организацией долговременного архива и подключением к ОЦО других дочерних обществ. Также АЛРОСА планирует расширить использование платформы Directum RX на договорной процесс, ЭДО для внутренних и внешних документов и заменить текущую систему СЭД.

В результате реализации проекта и цифровизации процессов АЛРОСА выполнила одно из основных требований для перехода на налоговый мониторинг — возможность «провалиться» от проводки до документа.

АЛРОСА — российская горнорудная компания с государственным участием. Мировой лидер алмазодобывающей отрасли.

Группа компаний АЛРОСА — 31 структурное подразделение АК АЛРОСА и 24 дочерних общества, которые занимаются более чем двадцатью видами деятельности и представлены в 10 странах на трех континентах.

ОЦО АЛРОСА оказывает услуги Группе компаний АЛРОСА по бухгалтерскому, налоговому и кадровому учетам, отвечает за отчетность, осуществляет проведение и контроль платежей, рассчитывает и выплачивает зарплату.

Directum RX — интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. Имеет мощную платформу для поддержки тысяч одновременно работающих пользователей, включает готовый набор бизнес-решений для широкого спектра задач от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и долговременного архива, а также возможности гибкой доработки без программирования.