Автоматизация бухгалтерского учета — лекарство от рутинных задач

Автоматизация бухгалтерского учета — один из первых трендов цифровизации бизнеса, появившийся на рынке более 10 лет назад. Это передача части функций программному обеспечению, чтобы повысить скорость и эффективность работы. У каждого бизнеса свои характерные особенности, поэтому цифровые инструменты подбираются специально под них. Сегодня с ее помощью можно отказаться от ручного занесения первички, бумажного архива, трудоемких рутинных операций и курьерских услуг.

Что тормозит внедрение системы автоматизации бухгалтерского учета?

Самый большой страх бухгалтеров — искусственный интеллект и роботизация оставит их без работы. Действительно, машинный труд обойдется работодателю дешевле, чем выплата зарплаты сотруднику. Но на самом деле, интеллектуальные сервисы не способны полностью заменить квалифицированного специалиста. Скорее, цифровизация поможет бухгалтеру и освободит его от рутинных дел. А знание информационных технологий повысит квалификацию сотрудника, следовательно, и оплату труда.

Почему финансовые службы откладывают этот процесс и продолжают работать с бумагой? Для большинства компаний переход на новое ПО — это стресс. Бухгалтеру нужно переучиваться, переносить данные из одной системы в другую, следить, чтобы программа соответствовала последним изменениям законодательства. Но можно посмотреть на цифровизацию по-другому: передать большинство рутинных задач ПО, а себе оставить анализ данных, управление рисками и консультирование.

 

«Обычно переход на внешний ЭДО стимулируют контрагенты, ФНС или банки. Но на внутренний документооборот влияет сама компания и часто оставляет его в бумажном виде. Что останавливает бизнес на пути цифровизации, неясно. Если в компании внутренняя первичка превышает количество внешних документов, то ценность перевода их в цифровой вид существенно выше».

Мария Савельева, аналитик Directum

Кому и какие выгоды приносит комплексная автоматизация бухгалтерского учета?

Какие участки бухгалтерского учета можно автоматизировать?

Бухгалтеры настолько привыкли делать эти операции вручную, что даже не представляют, насколько проще станут рутинные процессы, если они впустят в свою работу современные средства цифровизации.

1. Бухгалтерский учет

Цифровая бухгалтерия, в первую очередь, упрощает перевод финансовых документов в электронный формат. Помогают ей в этом интеллектуальные сервисы. Они проводят первичную обработку поступающих от контрагентов ПУД, быстро и безошибочно заполняют реквизиты, распознают текстовую информацию и сверяют номенклатуру. От сотрудников требуется только проверить и верифицировать результат. А разнообразные регистры сформируются автоматически.

Обработка входящих документов с помощью интеллектуальных сервисов Directum Ario

2. Работа по оплате труда

Кадровые процессы тоже переводятся в цифровой формат. В средствах автоматизации бухгалтерии могут быть реализованы функции по автозаполнению табелей рабочего времени, расчету зарплаты и одновременно исчислению НДФЛ и взносов в фонды. Можно полностью отказаться от бумажного кадрового документооборота и принимать заявления в электронном виде.

3. Авансовые отчеты и оформление командировок

Сэкономить ресурсы бухгалтера можно и на подготовке отчетов, удостоверяющих расход средств подотчетным лицом. Интеллектуальные сервисы автоматически извлекают данные из электронных билетов, чеков, накладных, квитанций и заполняют форму авансового отчета. А подписание документа запускается онлайн по заранее настроенным маршрутам и регламентам.

4. Налоговый мониторинг

Взаимодействие с ФНС можно перевести в онлайн-формат. Чтобы вступить в налоговый мониторинг, компании должны хранить финансовые документы в электронном архиве. Доступ к налоговым данным открывается напрямую из архива, либо через интеграцию с витриной данных.

5. ЭДО с контрагентами

На плечах бухгалтерии лежит ответственность за весь финансовый документопоток — она следит за возвращением исходящих документов, согласует входящие и передает их на хранение в архив. Комплексная автоматизация переводит все эти процессы в одну программу, обеспечивая документам юридическую значимость. Система отслеживает согласование и сроки возврата документов, исключает потери. Завершенность документооборота можно контролировать с помощью заданий и отчетов в автоматическом режиме.

Схема безбумажного обмена документами с контрагентами

6. Проверка контрагентов

В информационной системе можно хранить досье о клиентах и поставщиках. Осмотрительность бухгалтера спасет предприятие от блокировки счетов и проблем с налоговой. Сервисы цифровизации предупредят о рисках и проверят благонадежность контрагента.

7. Финансовый архив

Удобнее хранить все форматы документов в одном месте, тогда по требованию налоговой найти и выгрузить данные можно будет за несколько минут. Финансовый архив представляет собой систему хранения документов и скан-копий бумажных оригиналов, обеспечивает их юридическую значимость электронными подписями. Вам будет гарантирован круглосуточный доступ и легкий поиск документов. В финансовом архиве могут работать все организации, обособленные подразделения, филиалы и представительства, в лице которых действует компания.

Место финансового архива в электронном документообороте бухгалтерии

Чтобы всегда быть в курсе цифровизации бухгалтерии, следует:

• изучать новые решения и возможности сервисов;
• развивать аналитическое мышление;
• участвовать в разработке собственных цифровых решений и внедрять их в свою работу.