Автоматизация документооборота – не просто средство оптимизации внутренних процессов, это возможность получить преимущество в условиях жесткой конкуренции. Системы автоматизированного документооборота помогают ускорить процессы, дают руководителям цельную картину по работам компании для принятия как оперативных, так и стратегических решений.
В этой статье рассмотрим вопросы, с которыми неизбежно сталкиваются компании при принятии решения о внедрении электронного документооборота.
Directum RX предоставляет набор готовых бизнес-решений для цифровизации процессов разных направлений деятельности: договорная работа, делопроизводство, бухгалтерия, HR-служба и другие.
Документы и прочая корпоративная информация представляют собой немалую ценность, так же, как и материальные ресурсы. Чтобы быть конкурентным, нужны современные подходы к обработке документов, при этом важно уделять достаточное внимание вопросам информационной безопасности.
Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где еще активно используют бумагу:
Внедрение системы автоматизации электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:
Автоматизированная система документооборота повысит эффективность процессов любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.
Каждый производитель систем автоматизации электронного документооборота, говорит, что его продукты самые функциональные, удобные и эффективные. Тем не менее, нужно обратить внимание на основные решаемые задачи:
Часто заказчик приходит с определенной проблемой, выслушав ее, производитель предлагает свою суперсистему, которая решит эту и все другие задачи. В результате компания тратит деньги, зачастую немалые, на автоматизацию документооборота, но не получает того, что в действительности нужно. Программный продукт может быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.
Постараемся дать несколько рекомендаций, которые помогут избежать типичных ошибок на этапе выбора.
Сроки проекта автоматизации документооборота зависят от множества факторов:
Решение для автоматизации делопроизводства, состоящее из одного рабочего места секретаря, можно внедрить за неделю. Внедрение системы класса ERP может занять целый год, причем необязательно, что число рабочих мест будет большим.
Срок внедрения системы автоматизации электронного документооборота, естественно, зависит от числа пользователей и серверов. Всех будущих пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах – установить и настроить программное обеспечение.
Адаптация решения в соответствии с требованиями заказчика (иногда используют термин «кастомизация») возможна двумя способами – простая настройка и изменение программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее.
Организация электронного документооборота — это процесс, состоящий из нескольких этапов:
Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на обучение персонала – не следует экономить на этом этапе, так как в случае неподготовленности пользователей даже самая совершенная система документооборота будет малоэффективна.
В зависимости от перечисленных факторов
Отдельного рассмотрения заслуживает стоимость электронного документооборота.
Цена проекта зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей, масштаба организации электронного документооборота. Общая стоимость складывается из стоимости лицензий на ПО, стоимости работ, проводимых подрядчиками при внедрении.
Сумма, потраченная на внедрение, часто превышает суммарную стоимость лицензий на ПО – к этому нужно быть готовым. Экономить на проекте внедрения – заведомо проигрышная стратегия. Эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильного внедрения: важно учесть все требования и прийти к оптимизирующим решениям.
Вопросы экономической эффективности автоматизации документооборота поднимаются все чаще в. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации документооборот достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации.
Чем масштабнее документооборот на предприятии, тем сложнее оценить его экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа можно оценить экономический эффект, но мы не будем останавливаться на математических выкладках. Выделим основные факторы, влияющие на экономический эффект.
Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.