Автоматизация HR-процессов
Об автоматизации кадров заговорили не вчера. Эта сфера в течение последних лет привлекала повышенное внимание двигателей цифровизации, и неслучайно: каждый этап трудовой жизни человека — прием на работу, смена должности, больничный, командировка, увольнение — сопровождается отдельным документом. Поэтому в кадровых делах сосредоточено огромное количество бумаг — договоров, заявлений, приказов, — каждый из которых должен быть оформлен своевременно и безошибочно, иначе пострадает бюджет или репутация.
Очевидно, что кадровые процессы нуждаются в автоматизации. Что она даст?
- Значительно ускорит работу и освободит ответственных специалистов от рутины.
- Снизит расходы на управление документами и поможет избавиться от бумаги.
- Повысит прозрачность взаимодействия сотрудников и работодателя — больше не придется бегать с заявлениями по кабинетам, их можно составить и отправить на согласование в пару кликов даже с мобильного телефона.
- Поможет легитимно хранить кадровые документы в цифре на протяжении установленных законодательством сроков (75 и более лет) — сведения хранятся структурированно и безопасно, найти любой файл можно легко и быстро.
Directum HR Pro
Комплексная система, которая объединяет готовые блоки для кадровых бизнес-задач и строится по принципу конструктора.
Законодательная база для автоматизации кадров
Сегодня потребность в модернизации HR-процессов осознали на всех уровнях. Для представителей бизнеса выгоды от нее были очевидны давно, но всё упиралось в отсутствие проработанной законодательной базы для легитимного перевода кадров в цифру.
Ситуация изменилась. С 2018 по 2021 год государство организовало два эксперимента по переходу на КЭДО — кадровое электронное делопроизводство. Дополнительный толчок дала пандемия — для массового перевода работников на удаленку пришлось оперативно модифицировать легальную базу. Это сделал 403-ФЗ в 2020 году. В ноябре 2021 года был принят 377-ФЗ, который на законодательном уровне закрепил возможность электронного взаимодействия в трудовых отношениях и открыл двери для автоматизации HR-процессов.
На этом государство не остановилось. Появляются новые инициативы и сервисы:
- портал «Работа России» для поиска вакансий и соискателей;
- мобильное приложение Госключ для бесплатного электронного подписания документов.
Активно прорабатывается механизм обмена кадровыми документами между работодателем и сотрудником в интерфейсе Госуслуг — такую возможность закрепляет Постановление Правительства № 1192.
Масштабы деятельности не оставляют сомнений: государство четко сказало свое «да» автоматизации кадров, и отката назад не предвидится.
Какие процессы можно перевести в цифру
Электронный документооборот
Ведение КЭДО разрешено законом, и странно не воспользоваться такой возможностью. Именно цифровизация кадрового документооборота позволит максимально быстро ощутить все выгоды от автоматизации работы с персоналом.
Хорошая новость — вендоры, разрабатывающие ИТ-решения, так же активны в развитии соответствующих систем, как государство — в создании законодательной основы. Поэтому на рынке с каждым днем появляется всё больше систем для КЭДО, которые закрывают широкий спектр задач и помогают автоматизировать HR-процессы.
В таких системах обмен документами ведется в электронном виде, заявления создаются и отправляются на согласование в несколько кликов, ознакомление с локальными нормативными актами происходит оперативно, для заверения используется электронная подпись, документы быстро выгружаются для проверок.
Онлайн-трудоустройство
Сегодня чтобы принять на работу специалиста из другого города, уже не нужно тратить деньги на услуги курьеров и ждать, когда подписанный новичком договор вернется к работодателю, а если в документ вкралась ошибка, — начинать всё с начала.
Автоматизация работы с персоналом позволяет перевести трудоустройство в цифру от и до:
- соискатель предоставляет необходимые документы в электронном виде;
- проходит процедуру идентификации (чаще всего — через Единую систему идентификации и аутентификации);
- получает УНЭП (усиленную неквалифицированную электронную подпись);
- с ее помощью подписывает согласие на взаимодействие в цифре и трудовое соглашение.
В специализированных решениях для кадрового ЭДО можно также управлять запросами на изменение режима работы, заработной платы, фиксировать перемещения человека по карьерной лестнице и инициировать увольнение.
Отпуска
Сотрудникам больше не нужно бегать по кабинетам с бумажными заявлениями и собирать подписи, кадровикам — сводить информацию на бумаге или в Excel и вручную искать значимые пересечения, руководителям — тратить время на рутинные подписания однотипных документов. Все специалисты, в том числе дистанционные и работающие «в полях», могут управлять заявлениями прямо с мобильного телефона и там же контролировать процесс согласования отпуска и ознакамливаться с приказом.
В системах КЭДО каждому сотруднику приходит задача на планирование отпуска, график формируется автоматически, пересечения периодов отсутствия подсвечиваются. Кадровику и руководителю требуется всего несколько кликов для того, чтобы внести изменения в график, согласовать отпуск или, к примеру, скорректировать замещающего.
Командировки и авансовые отчеты
Цифровое оформление деловых поездок и авансовых отчетов помогает ускорить командирование сотрудника и упростить подведение итогов путешествия. Заявки на командировки формируются прямо в системе, а затем направляются на согласование по преднастроенному маршруту. Авансовый отчет формируется автоматически на основе плановых расходов, сотруднику нужно лишь скорректировать данные при необходимости.
Хранение кадровых документов
Автоматизация HR-процессов подразумевает в том числе и организацию хранения электронных документов с соблюдением юридической значимости на протяжении длительных сроков. Это обеспечивается за счет использования электронных подписей в формате CAdES-XL и CAdES-A с проставлением меток доверенного времени и своевременной перештамповки.
Цифровой архив — это возможность быстрого поиска документов по запросу, их выгрузки для любых проверок, обеспечения сохранности и защиты от изменений. Больше не нужно арендовать огромные помещения, проводить обеспыливание и санитарную обработку, тратить время на поиск документов вручную. О сохранности данных заботится система.
Автоматизация кадров — сейчас или позже?
Автоматизация кадров — сейчас или позже? Перевод кадровых процессов в электронный вид — это шаг вперед, который позволяет вести работу быстрее, эффективнее и дешевле. Многие компании, которые его уже сделали, ощущают реальную выгоду от цифровой трансформации. Пока переход на новый формат — это право, а не обязанность, однако эксперты высказывают мнение, что в ближайшем будущем ситуация может измениться. Встать на путь автоматизации HR-процессов сейчас и организовать ее в комфортном темпе или же дождаться предписаний законодателей — выбор каждой конкретной компании.
Пандемия дала толчок автоматизации кадровых процессов, но сегодня трансформация продолжается уже не ради удаленки, а для получения эффекта: накопленный опыт показал, что цифровизация кадров действиельно ускоряет процессы, повышает их прозрачность, снижает издержки.
