BIOCODEX автоматизирует договорные процессы с Directum RX

Всего 2,5 месяца потребовалось российскому подразделению фармацевтической компании Biocodex, чтобы начать работу в системе Directum RX. Все сотрудники компании, а это более 100 человек, ведут взаимодействие и согласуют договоры в электронном виде. Автоматическое вычисление цепочки согласующих и авторасчёт затрат на мероприятия значительно снижают трудоемкость процессов.

ООО «БИОКОДЕКС» — российское представительство международной фармацевтической компании Biocodex. Организация специализируется на производстве лекарств в области гастроэнтерологии, отоларингологии, неврологии, ревматологии. Препараты Biocodex представлены в 100 странах мира, в России наиболее известны «Энтерол»^®, «Отипакс»®, «Стимол»^®. Сейчас компания расширяет гастроэнтерологическую линию выводом нового продукта «Симбиозис Альфлорекс».

C расширением производства и штата сотрудников возросло количество копий документов, стало сложно контролировать процессы и проводить их качественный анализ. На согласование договоров уходило много времени: многократное обращение к документам, актуализация и долгий поиск последней версии.

В 2017 году компания «БИОКОДЕКС» поставила цель — сократить сроки согласования всех видов договоров и усилить контроль над процессами. За счет внедрения системы электронного документооборота нужно было решить две глобальные задачи:

• автоматизировать процессы согласования договорных документов, маркетинговых мероприятий, новых контрагентов;
• организовать единое информационное пространство для хранения, обработки и совместной работы сотрудников с электронными документами.

При выборе системы оценивались не только функциональные возможности и интерфейс, нужно было облачное решение с невысокой стоимостью владения и быстрым развертыванием. Кроме того, имела значение возможность самостоятельной правки регламентов без привлечения разработчиков.

На момент принятия решения Directum RX была единственной системой, которая отвечала всем требованиям и уже зарекомендовала себя как эффективное и удобное решение.

Для того чтобы сотрудники «БИОКОДЕКС» как можно скорее начали работу в системе, при внедрении использовался подход «minimum viable product» (применение простейшего работающего прототипа, с помощью которого тестируют спрос до полномасштабной разработки). Так, первая функциональность была запущена в эксплуатацию для всех пользователей через 2,5 месяца после старта.

Внедрение DirectumRX проходило в три итерации, на каждой из которых в электронный вид переводили различные классы договоров: с поставщиками, с аптечными сетями, маркетинговые и общие договоры. Каждый класс имеет свои особенности проведения проверок и процессов согласования — в системе учтена вся специфика работы с ними.

Специально для ООО «БИОКОДЕКС» специалисты вендора развили функциональность:

• В системе хранится вся информация по контрагенту и формируется его досье. Пользователи могут сохранять сведения о поставщиках из внешних источников.
• Разграничены права на подписание пакета договорных документов на основании сумм договорных документов. Подписант определяется на основании суммы договора. Если под условия попадают сразу несколько человек, проверяются дополнительные критерии. Кроме того, при печати или конвертации документа в PDF-формат автоматически проставляется на каждой странице штрихкод с закодированными данными, определяющим соответствие электронному документу.
• Ведется авторасчёт фактических затрат на маркетинговое мероприятие на основании сумм расходов по лекторским заданиям. При сохранении договора или дополнительного соглашения на мероприятие сумма автоматически вносится в фактический бюджет мероприятия.
• Автоматически вычисляется цепочка согласующих и подписантов договорных документов на основании сумм и вида фармацевтического препарата. Список согласующих определяется исходя из бюджета маркетингового мероприятия и суммы договора. При превышении лимита проведение мероприятия дополнительно согласуется с ответственным сотрудником. Если плановый бюджет на мероприятие по одному или нескольким договорам к данному мероприятию превышен, процесс согласования идет по другому маршруту.

В ближайшее время ООО «БИОКОДЕКС» планирует развивать электронный документооборот с контрагентами и автоматизировать кадровые процессы.

В октябре Дмитрий Михеев рассказал о проекте автоматизации в прямом эфире – на онлайн-семинаре Practicum Directum «За здоровый документооборот – опыт Biocodex». Смотрите и скачивайте материалы с вебинара, делитесь с коллегами.