Генеральный импортер моторных масел BP Castrol в России выбирает DirectumRX

В компании ООО «Сетра Лубрикантс» завершен проект внедрения DirectumRX. На базе облачной системы автоматизированы договорные процессы, делопроизводство и финансовый архив.

ООО «Сетра Лубрикантс» является импортером моторных масел BP Castrol на территории России. Линейка продукции Castrol включает в себя смазочные материалы практически для всех видов автомобилей, мотоциклов, сельскохозяйственных машин, общепромышленного оборудования, морской инженерии. Продукты компании используются в космических аппаратах, в том числе в ракетах-носителях, спутниках и международной космической станции.

Компания поставила перед собой цель полностью автоматизировать договорной процесс, делопроизводство и хранение первичной документации. Ранее работа с документами велась в бумажном виде и процесс согласования мог занимать несколько недель. При этом статус документа был непрозрачен, а сбор первичных документов для налоговых органов был очень трудозатратным.

При выборе СЭД для компании были важны удобные инструменты поиска, возможность работы с реестрами, разграничение прав доступа на объекты, а также безопасность хранения данных. Функциональность DirectumRX позволила полностью закрыть эти требования, поэтому выбор был сделан в пользу данной облачной системы.

Задачей проекта по автоматизации электронного документооборота в ООО «Сетра Лубрикантс» стало создание эффективной функциональной системы на базе DirectumRX, которая должна была обеспечить:

• одновременную работу 150 сотрудников в облаке;
• удобное хранение и быстрый поиск документов;
• массовый экспорт скан-образов документов из финансового архива;
• автоматизацию согласования документов.

Внедрение проходило поэтапно в три итерации: сначала автоматизировали делопроизводство, затем договорной процесс, и далее — финансовый архив.

Этап № 1. Делопроизводство

На первом этапе на базе модуля DirectumRX «Делопроизводство» была настроена работа с входящими и исходящими документами, приказами и распоряжениями.

Дополнительно был разработан новый тип документа «Доверенности» со своим реестром и панелью фильтрации. Для него также настроили автоматическую рассылку уведомлений о приближении срока завершения доверенности сотруднику, которому она выдана, его непосредственному руководителю и делопроизводителю:

Этап № 2. Договоры

Потребность автоматизации договорного процесса была полностью закрыта за счет модуля «Договоры». На данном этапе в систему были занесены все действующие договоры. Для разных видов и категорий договоров настроили соответствующие правила согласования, а для типовых договоров был определен упрощенный порядок согласования. Также было автоматизировано согласование входящих счетов на оплату. Теперь все документы хранятся в едином архиве и согласуются по четко установленным маршрутам.

Этап № 3. Финансовый архив.

До внедрения у компании была собственная самописная система, которая не позволяла выгружать документы для налоговой службы по заданным критериям. Поэтому первоочередной задачей на данном этапе стала организация удобного хранения первичной документации с возможностью ее выгрузки.

Для этого был разработан новый модуль «Финансовый архив», в котором создан реестр первичных финансовых документов с панелью фильтрации. Реестр позволяет быстро и удобно сделать выборку необходимых документов и экспортировать их для отправки в контролирующие органы.

Также была реализована интеграция DirectumRX с ABBYY FlexiCapture для распознавания данных из счетов-фактур и накладных, недостающие реквизиты при этом загружаются из файла Excel с данными SAP. Теперь распознанные и классифицированные первичные документы автоматически создаются в DirectumRX:

Сейчас система находится на опытной эксплуатации, которую заказчик благодаря уже имеющемуся опыту внедрения взял на себя. В DirectumRX работают порядка 150 пользователей, включая высшее руководство. В планах — дальнейшее развитие системы, в том числе автоматизация электронного обмена документами с контрагентами.