BPM или управление бизнес-процессами: что это и для чего нужно

Основа любой компании — четкие внутренние и внешние процессы. Чем лучше сотрудники взаимодействуют друг с другом, начальством и заказчиками, тем выше качество продуктов или услуг этого предприятия. Чтобы создать хорошие условия для работы и эффективно управлять персоналом, используют специальную методологию — BPM.

Терминология: BPM, бизнес-процессы, их типы и способы описания

BPM (Business Process Management) — это концепция, согласно которой бизнес-процессы рассматриваются как особые ресурсы компании, постоянно адаптируемые к изменениям. Все процессы тесно связаны друг с другом и поддерживают взаимодействие сотрудников, сервисов, подпроцессов. Концепция нужна, чтобы определить, смоделировать, проанализировать и улучшить бизнес-процессы компании.

В свою очередь бизнес-процесс — это повторяющийся порядок действий, которые необходимы для достижения определенного результата.

Существует три типа бизнес-процессов:

1. Основные. Напрямую приносят прибыль и создают ценности для клиента (непосредственно создание продукта или оказание услуги). Начинаются с первого контакта с заказчиком и заканчиваются оформлением сделки.
2. Вспомогательные. Не приносят деньги, даже наоборот — «съедают» их, но компании без них невозможно существовать. К ним относится отдел кадров, административная служба, бухгалтерия.
3. Управляющие. Помогают грамотно распределять ресурсы организации, разрабатывать цели, развивать бизнес.

Все процессы компании можно описать с помощью нотаций:

• IDEF0. Используют для моделирования бизнес-процессов верхнего уровня, например, для представления состава процессов предприятия;
• EPC. Нотация для составления нижнеуровневых процессов. Начинается с конкретного момента — получения документа или отправки заявления. В схеме фигурируют и исполнители, и блоки событий;
• BPMN. Самый популярный язык моделирования, с помощью которого можно описать конкретный бизнес-процесс. Выделенные дорожки для участников процесса помогают показать, как и какие задачи переходят от одного исполнителя к другому.

Чаще всего в системах для цифровизации бизнес-процессов используют как раз нотацию BPMN, так как она более простая и наглядная.

Четыре блока автоматизации бизнес-процессов компании

Принципы BPM реализуются через специальные информационные системы — BPMS (Business Process Management Suite/Systems). Это ПО помогает графически изображать процессы, контролировать и оперативно их менять, подстраивая под актуальные условия компании, искать узкие места и точки роста. Выделяют четыре блока в работе с цифровыми бизнес-процессами: моделирование, исполнение, контроль, улучшение.

Моделирование бизнес-процессов

Первым делом необходимо описать процессы компании. Для этого используют визуальный редактор, где в виде схемы можно показать поэтапное исполнение той или иной работы. Чтобы создать модель бизнес-процесса, применяют различные нотации, которые упоминались ранее.

В современных системах моделированием занимаются аналитики самостоятельно или с минимальной помощью программистов, так как в BPMS используются low-code- и no-code-инструменты. То есть схему бизнес-процесса можно «нарисовать» простым перетаскиванием нужных объектов.

Исполнение работ

Непосредственно выполнение бизнес-процесса начинается сразу, как только активирована его модель. Система автоматически отправляет задачи и уведомления сотрудникам, контролирует доступ к документам, напоминает о дедлайнах. Помимо процессов, исполнители имеют дело с контентом: договорами, заявлениями, служебными записками и т.п. Поэтому передовые компании устанавливают ПО, которое содержит инструменты для работы как с бизнес-процессами, так и с документами.

Контроль и анализ бизнес-процессов

Далее важно мониторить процесс, чтобы не допустить срыва сроков или «зависания» у одного из исполнителей. BPM-система сама формирует отчеты, в том числе в виде диаграмм, фиксирует входящие и исходящие поручения, дает возможность посмотреть переписку и историю работы с контентом. Всё это помогает в анализе и корректировке бизнес-процессов.

Оптимизация бизнес-процессов компании

Благодаря полученным метрикам можно быстро определять слабые места и менять модели бизнес-процессов, например, сократить или увеличить количество участников, исключить длительные сроки для мелких операций. Своевременная оптимизация бизнес-процессов ведет к повышению качества работ и увеличению прибыли.

Когда необходимо внедрять BPM

Существует несколько явных признаков, по которым можно понять, что следует действовать по принципам BPM:

• коллектив компании — это 10 человек и более;
• есть пробелы в общении между сотрудниками, которые негативно сказываются на достижении целей;
• значительную часть работы предприятия составляет документооборот;
• совещания назначаются постоянно и занимают много времени, но эффективности в них мало;
• недостаточный контроль регламентов, по которым действует персонал;
• в организации функционирует несколько ИТ-систем;
• отсутствует оценка KPI, недостает средств бизнес-мониторинга;
• в компании неповоротливая структура управления, из-за которой сложно адаптироваться к новым условиям рынка;
• сотрудники систематически нарушают дедлайны, а руководство не может найти причины и виноватых в этом.

Грамотное управление бизнес-процессами упростит координацию работы предприятия и устранит информационные и структурные преграды.

Как выбрать BPM-систему

При покупке системы автоматизации бизнес-процессов необходимо учитывать задачи компании. Для небольшой организации достаточно внедрить узконаправленное решение, чтобы закрыть конкретный вопрос. Если в планах организации серьезный рост, то выгоднее приобрести продвинутую систему, совмещающую в себе функции BPM и управления контентом. Это удобно, поскольку большинство процессов так или иначе связаны с документами, изображениями и т.д. Помимо этого критерия, стоит учитывать следующие параметры:

1. Возможность интеграции с другими цифровыми решениями, чтобы создать единую экосистему.
2. Наличие искусственного интеллекта. Это тренд, который уже давно помогает избавиться от рутины и снизить трудозатраты сотрудников.
3. Импортонезависимость и совместимость с отечественным ПО.
4. Отказоустойчивость и достаточная мощность при высокой нагрузке.