Централизованный электронный документооборот в крупной компании Единой системы газоснабжения России
3000+
пользователей системы
1500+
пользователей работают одновременно
74
новых вида документов
Заказчик проекта — крупная компания, входящая в состав Единой системы газоснабжения России. Предприятие имеет сложную организационную структуру с десятками филиалов по всей стране. В штате — свыше 5 тыс. сотрудников, из которых более 3 тыс. работают в системе электронного документооборота (СЭД).
С компанией подписан NDA
Предпосылки проекта
Ранее каждый филиал компании использовал собственный сервер документооборота, который периодически синхронизировался с центральным сервером администрации. В итоге документы дублировались в системе с различными регистрационными данными.
Цели проекта
Компании было необходимо:
- выстроить централизованный документооборот;
- модернизировать и масштабировать ПО под задачи предприятия;
- выполнить директивы Правительства Российской Федерации по импортозамещению в области программного обеспечения.
Прежняя система не закрывала эти вопросы. Чтобы их решить, предприятие внедрило российскую систему управления
Цифровизация на базе Directum RX
Для миграции из одной системы в другую было необходимо:
- добиться высокой производительности и отказоустойчивости для одновременной работы более 1,5 тыс. пользователей, а также выполнить требования по защите конфиденциальной информации;
- поэтапно перейти на Directum RX с сохранением исторических данных;
- расширить функциональность системы и повысить удобство работы с документами;
- настроить работу с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) и цифровой подписью.
Производительность, отказоустойчивость и безопасность
На начальном этапе проекта исполнитель спроектировал
СТИ реализовали с использованием отечественных серверов, систем хранения данных и коммутационного оборудования. Средства виртуализации и операционные системы разработаны компанией «Базальт». Архитектура системы представляет собой трехзвенный ландшафт с зонами продуктива, тестирования и разработки. В продуктивном сегменте все ключевые компоненты отказоустойчивы.
Для обеспечения информационной безопасности ЭДО создана подсистема, интегрированная с комплексной системой защиты информации компании.
Перенос данных и развитие системы
При переходе на Directum RX компании требовалось перенести данные из прежней системы и заложить основу для дальнейшего развития функциональности. Для этого созданы:
- 16 новых типов и 74 вида документов;
- 30 условий и 10 новых этапов согласования;
- более 100 уникальных справочников;
- более 30 отчетов.
Эти элементы помогли оптимизировать существующие и создать новые гибкие правила (с большим количеством настроек, признаков, условий и вычисляемых параметров) для работы с различными типами и видами документов, отладить автоматическую регистрацию документации.
Чтобы перенести исторические данные, исполнитель разработал загрузчик для их автоматизированной конвертации и отправки в Directum RX. В дальнейшем инструмент использовался и для синхронизации информации со смежными системами.
Для улучшения контроля исполнительской дисциплины модифицированы:
- существующие отчеты, а также созданы новые;
- функции вычисления ответственных лиц (в том числе в составных поручениях и подзадачах);
- правила автоматической постановки документов на контроль исполнения.
Документооборот с филиалами
В прежней системе документы дублировались. В Directum RX сотрудники филиалов обмениваются файлами с помощью внутренних писем, которые регистрируются только один раз в подразделении инициатора. Кроме того, администрация и дочерние компании теперь могут взаимодействовать по поводу диагностики, ремонта и технического обслуживания сложного оборудования, зданий и сооружений.
Новые виды документов и правила их согласования повысили прозрачность и удобство процессов. С помощью гибкой настройки можно регулировать видимость документов, заданий и задач в сложной организационной структуре компании.
Доверенности
Для работы с доверенностями в ходе проекта оптимизировали правила согласования. Сотрудники создают в карточке один документ на несколько представителей.
Благодаря интеграции Directum RX c распределенным реестром ФНС России машиночитаемые доверенности регистрируются автоматически. Возможно подписывать документы цифровой подписью, создавать, согласовывать и утверждать МЧД.
Результаты и планы
Благодаря внедрению Directum RX в компании:
- администрация и филиалы взаимодействуют между собой без дублирования документов;
- цифровые процессы осуществляются в режиме 24/7 с минимальными простоями даже при активном развитии функциональности и увеличении количества пользователей и данных;
- данные конфиденциальны за счет интеграции подсистемы ИБ в комплексную систему защиты информации.
Кроме того, сегодня с предприятием работает специализированная сервисная организация: проводит регламентные работы, реализует
В рабочих планах компании — для актуализации справочника «Цифровые сертификаты» настроить интеграцию Directum RX с корпоративной системой управления средствами аутентификации, цифровыми подписями и защищенными носителями информации на базе продуктов компании «Аладдин Р.Д.».
Исполнитель
«УЦ ГИС» — ведущий системный интегратор решений и оператор сервисов, связанных с технологиями электронной подписи и защищенного электронного документооборота. Компания работает с 2011 года, реализует широкий комплекс решений и услуг от выпуска всех видов сертификатов электронной подписи, создания и сопровождения корпоративных удостоверяющих центров и систем электронного документооборота до обеспечения облачной электронной подписи, внедрения и обслуживания систем тахографического контроля транспорта и организации трансграничного юридически значимого документооборота.
