Централизованный электронный документооборот в крупной компании Единой системы газоснабжения России

Предпосылки проекта

Ранее каждый филиал компании использовал собственный сервер документооборота, который периодически синхронизировался с центральным сервером администрации. В итоге документы дублировались в системе с различными регистрационными данными.

Цели проекта

Компании было необходимо:

• выстроить централизованный документооборот;
• модернизировать и масштабировать ПО под задачи предприятия;
• выполнить директивы Правительства Российской Федерации по импортозамещению в области программного обеспечения.

Прежняя система не закрывала эти вопросы. Чтобы их решить, предприятие внедрило российскую систему управления бизнес-процессами и документами Directum RX. Подрядчиком на проекте выступила компания «УЦ ГИС».

Цифровизация на базе Directum RX

Для миграции из одной системы в другую было необходимо:

• добиться высокой производительности и отказоустойчивости для одновременной работы более 1,5 тыс. пользователей, а также выполнить требования по защите конфиденциальной информации;
• поэтапно перейти на Directum RX с сохранением исторических данных;
• расширить функциональность системы и повысить удобство работы с документами;
• настроить работу с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) и цифровой подписью.

Производительность, отказоустойчивость и безопасность

На начальном этапе проекта исполнитель спроектировал системно-техническую инфраструктуру (СТИ) для размещения компонентов Directum RX. Компании требовалось создать нужный уровень быстродействия для одновременной работы большого количества пользователей и заложить инструменты для масштабирования системы.

СТИ реализовали с использованием отечественных серверов, систем хранения данных и коммутационного оборудования. Средства виртуализации и операционные системы разработаны компанией «Базальт». Архитектура системы представляет собой трехзвенный ландшафт с зонами продуктива, тестирования и разработки. В продуктивном сегменте все ключевые компоненты отказоустойчивы.

Для обеспечения информационной безопасности ЭДО создана подсистема, интегрированная с комплексной системой защиты информации компании.

Перенос данных и развитие системы

При переходе на Directum RX компании требовалось перенести данные из прежней системы и заложить основу для дальнейшего развития функциональности. Для этого созданы:

• 16 новых типов и 74 вида документов;
• 30 условий и 10 новых этапов согласования;
• более 100 уникальных справочников;
• более 30 отчетов.

Эти элементы помогли оптимизировать существующие и создать новые гибкие правила (с большим количеством настроек, признаков, условий и вычисляемых параметров) для работы с различными типами и видами документов, отладить автоматическую регистрацию документации.

Чтобы перенести исторические данные, исполнитель разработал загрузчик для их автоматизированной конвертации и отправки в Directum RX. В дальнейшем инструмент использовался и для синхронизации информации со смежными системами.

Для улучшения контроля исполнительской дисциплины модифицированы:

• существующие отчеты, а также созданы новые;
• функции вычисления ответственных лиц (в том числе в составных поручениях и подзадачах);
• правила автоматической постановки документов на контроль исполнения.

Документооборот с филиалами

В прежней системе документы дублировались. В Directum RX сотрудники филиалов обмениваются файлами с помощью внутренних писем, которые регистрируются только один раз в подразделении инициатора. Кроме того, администрация и дочерние компании теперь могут взаимодействовать по поводу диагностики, ремонта и технического обслуживания сложного оборудования, зданий и сооружений.

Новые виды документов и правила их согласования повысили прозрачность и удобство процессов. С помощью гибкой настройки можно регулировать видимость документов, заданий и задач в сложной организационной структуре компании.

Доверенности

Для работы с доверенностями в ходе проекта оптимизировали правила согласования. Сотрудники создают в карточке один документ на несколько представителей.

Благодаря интеграции Directum RX c распределенным реестром ФНС России машиночитаемые доверенности регистрируются автоматически. Возможно подписывать документы цифровой подписью, создавать, согласовывать и утверждать МЧД.

Результаты и планы

Благодаря внедрению Directum RX в компании:

• администрация и филиалы взаимодействуют между собой без дублирования документов;
• цифровые процессы осуществляются в режиме 24/7 с минимальными простоями даже при активном развитии функциональности и увеличении количества пользователей и данных;
• данные конфиденциальны за счет интеграции подсистемы ИБ в комплексную систему защиты информации.

Кроме того, сегодня с предприятием работает специализированная сервисная организация: проводит регламентные работы, реализует аварийно-восстановительные выезды, поддерживает макет системы для разработки технических процедур, выполняет функции первой линии помощи пользователям.

В рабочих планах компании — для актуализации справочника «Цифровые сертификаты» настроить интеграцию Directum RX с корпоративной системой управления средствами аутентификации, цифровыми подписями и защищенными носителями информации на базе продуктов компании «Аладдин Р.Д.».

Исполнитель