Что нужно для ведения электронного делопроизводства?

Наступает момент, когда к сотрудникам, ответственным за ведение делопроизводства в организации, приходит понимание того, что в существующем виде процессы перестали отвечать текущим реалиям. Возникает вопрос, как перевести работу, выстроенную на бумаге в электронный вид? При этом необходимо понимать, что изменения не ограничатся только сменой носителя информации, они также повлекут за собой качественные изменения в самой организации процесса.

Рабочий день делопроизводителя весьма насыщен:

• необходимо принять и зарегистрировать входящую корреспонденцию, затем направить ее адресатам в структурные подразделения;
• после вынесения руководителем резолюции по документам передать их на исполнение, по особенно важным документам проконтролировать исполнение поручений;
• выдать необходимые справки по зарегистрированным документам;
• отправить документы внешним адресатам;
• систематизировать документы текущего архива, для того чтобы обеспечить их удобный и быстрый поиск, составить описи дел;
• принять документы на подпись и проверить правильность их составления и оформления;
• выполнить отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя и т.д.

Таким образом, должностные обязанности делопроизводителя охватывают все этапы жизненного цикла документа в организации:

• документирование;
• документооборот;
• архив.

Этап документирование, пожалуй, меньше подвергается изменениям в связи с переходом к электронному делопроизводству. Даже если принять во внимание, что согласование документов и их хранение может осуществляться в бумажном виде, то создание документа в подавляющем большинстве случаев происходит именно в электронном виде – локально на ПК пользователя или на сетевом ресурсе, вряд ли кто-то в наше время печатает документы на пишущей машинке или пишет от руки.

С переходом на использование системы электронного делопроизводства процесс создания документа изменяется незначительно, документ по-прежнему создается в том или ином редакторе, только сохраняется не локально, а в системе. Изменив место хранения, документ в системе приобретает большую гибкость с точки зрения поиска, регулирования доступа и версионности.

Наибольшие трудности возникают на стадиях документооборот и архив. Если в случае с документооборотом сложности связаны с выстраиванием оптимальной цепочки прохождения документа с момента создания до передачи в архив, то в случае с архивом многие сложности носят законодательный характер и не всегда могут быть разрешены на уровне организации.

В тех организациях, где бизнес-процессы рассмотрения, согласования и исполнения по различным видам документов (входящая/исходящая корреспонденция, организационно-распорядительные документы) до внедрения систем электронного делопроизводства четко выстроены и регламентированы, то процесс перехода на электронный документооборот будет менее болезненным. Это будет своего рода эволюция от бумаги к электронному виду. Там же, где требуется не просто автоматизация работы, но и практически полный реинжиниринг бизнес-процессов, переход будет более сложным, «революционным», но без этого эффективность автоматизации будет незначительной. В любом случае для того чтобы достичь существенных результатов необходимо не только автоматизировать работу делопроизводителей, но и пересмотреть и оптимизировать бизнес-процессы работы с документами.

Переход к электронному архиву сопровождается трудностями не столько внутреннего характера, сколько отсутствием четкой законодательной базы в отношении определения электронного документа, правил его хранения, надежности носителей информации и механизмов подтверждения неизменности документа. При этом в любом случае электронный архив, даже если он ведется параллельно с бумажным уже улучшит работу в плане работы со старыми документами.

Несмотря на обозначенные выше сложности перехода, использование систем электронного делопроизводства переведет работу с документами на качественно новый уровень, предоставив возможности:

• единой регистрации всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов;
• быстрого поиска документов в системе с использованием штрихкодирования;
• регистрации местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководством, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;
• осуществления контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;
• быстрого поиска необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;
• получения необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.

Системы электронного делопроизводства смещают акцент в работе с документами с делопроизводителей на каждого сотрудника, который работает с документами и контролирует выполнение работ, связанных с ними.

При этом важно, что работа с документами является именно «документационным обеспечением управления». То есть документы важны не сами по себе, а как средство фиксации различных управленческих действий и решений.

Некачественное или несвоевременное выполнение действий с документами может повлечь серьезные последствия для организации в целом – утерянный документ, не подписанный вовремя договор, не выполненное поручение. Один из способов минимизации этих рисков является уменьшение объемов работ, упрощение выполняемых действий и как следствие ускорение процесса обработки документа. Всего этого можно добиться за счет автоматизации процессов и использования систем электронного делопроизводства.