Что нужно знать о предоставлении отпуска

Для работодателя предоставление отпуска — это ряд обязательных кадровых процедур и документов. Игнорировать их нельзя, иначе можно получить взыскание при проверке. Как подготовить всё необходимое по закону, но сделать процесс удобным и прозрачным для всех? Разбираемся в этой статье.

Ежегодный отпуск: главные правила

Кто и сколько отдыхает

Ежегодный оплачиваемый отпуск гарантирован каждому сотруднику Трудовым кодексом. Большинство отдыхают 28 дней в году, но есть исключения: работники с инвалидностью (30 дней), педагоги (42 или 56 дней), несовершеннолетние (31 день).

Получить первый отпуск можно не ранее чем через 6 месяцев после трудоустройства. Разрешается разделить отдых, но один период должен составлять минимум 14 дней без перерывов.

По графику и по желанию

График отпусков необходим для того, чтобы каждый сотрудник запланировал свой отдых, а руководитель был в курсе планов и мог спланировать загрузку отдела. Это не значит, что отпуск нельзя перенести, однако новые даты обязательно согласовать с начальством — написать заявление.

Некоторые категории работников по закону могут претендовать на отпуск в удобное для них время, даже если оно не совпадает с составленным ранее графиком. Например, такое право есть у многодетных родителей, несовершеннолетних, почётных доноров.

А можно деньгами?

«Обменять» основной отпуск на деньги нельзя. Компенсацию за все дни отдыха или их часть выплачивают только при увольнении.

Порядок оформления ежегодного отпуска

В оформлении отпусков много нюансов. Кроме того, ТК РФ оставляет некоторые моменты на усмотрение руководства предприятия. Поэтому для удобства кадровой службы рекомендуют составить положение об отпусках и прописать в нём:

• документы, необходимые для предоставления отпуска. Например, заявление на отпуск не является обязательным, но иногда работодатели оставляют его в кадровом делопроизводстве;
• кто из сотрудников имеет право на дополнительный отпуск;
• сроки, в которые работодатель будет выплачивать отпускные. По закону это нужно сделать не позднее, чем за три календарных дня до отпуска;
• и другие моменты: нужен ли определённый стаж для дней за свой счёт, является ли больничный по уходу за ребёнком основанием для продления отпуска и т. д.

Рассмотрим действия кадровика при предоставлении ежегодного отпуска

Шаг 1. Составить и утвердить график

График отпусков должен быть в каждой компании. Такой документ не обязателен только на микропредприятиях до 15 человек, в этом случае достаточно письменного соглашения между сотрудниками и работодателем.

Составляется по форме Т-7, но предприятию можно разработать и свою, используя любой удобный кадровику образец графика отпусков. Утвердить документ руководителем нужно не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Далее нужно ознакомить с графиком отпусков работников и собрать с них подписи в отдельном листе ознакомления, либо в дополнительном столбце самого графика.

Шаг 2. Напомнить сотруднику о времени начала отпуска

За две недели до наступления отпуска работодатель должен уведомить об этом специалиста. Можно отправить на подпись извещение, а можно добавить в форму № Т-7 еще одну графу с датой и подписью «Со временем начала отпуска ознакомлен».

Шаг 3. Подготовить приказ и записку-расчёт

Приказ о предоставлении отпуска оформляют по форме № Т-6. Важный момент: в приказе нужно указать рабочий год, за который специалист получает отпуск. Он начинается со дня трудоустройства, а вот окончание может сдвинуться, если работник брал в течение года более двух недель отдыха за свой счёт или находился в отпуске по уходу за ребёнком.

Записка-расчёт — внутренний документ, заполняется для бухгалтерии, чтобы сотрудник получил отпускные в срок. Нужен он или нет, решает работодатель.

Шаг 4. Занести сведения в личную карточку

Личные карточки № Т-2 — необязательный кадровый документ с 01.09.2021 года. Но компании не спешат от них отказываться по многим причинам. Так, только в личных карточках указываются сведения обо всех отпусках сотрудника, а при проверке у работодателя могут попросить документы учёта отпусков.

Шаг 5. Сделать отметку в графике отпусков

Дата может отличаться от запланированной, тогда нужно указать документ (заявление) о переносе отпуска.

Планирование и предоставление отпуска в электронном виде

Процесс предоставления отпуска типовой и не меняется годами, однако он отнимает силы и время как у руководителей, так и у кадровой службы. И дело не только в большом количестве бумажной рутины. Сбор пожеланий по датам отдыха, письменное согласование, поиск пересечений вручную — всё это отнимает ресурсы. Для рядового сотрудника любая процедура, такая как планирование или перенос отпуска, может превратиться в многоуровневый квест.

Изменить ситуацию поможет переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) и цифровизация сопутствующих процессов.

 

Перевод управления отпусками в электронный вид — стратегически важная бизнес-задача для средних и крупных компаний. Цифровые кадровые процессы становятся прозрачными, поэтому несложно выявить проблемные места, на которых компания теряет ресурсы. Специализированные решения для КЭДО и кадровых задач, такие как Directum HR Pro, упрощают работу на всех этапах: от планирования и составления графика отпусков до автоматического формирования документов и их отправки на подпись.

Айрат Сибгатуллин
директор продукта Directum HR Pro

Настоящий отдых — это управлять отпусками в цифре

Сотруднику достаточно открыть мобильное приложение или личный кабинет и спланировать отпуск. Если он допустит ошибку в периоде или запланирует не все доступные ему дни, то система укажет на это. Чтобы подтвердить даты или отправить заявку на перенос, понадобится всего несколько кликов мышкой.

Система не даст нарушить трудовое законодательство и укажет, если работник забыл о непрерывном периоде в 14 дней:

Руководитель за пару секунд выводит на экран график отпусков по отделу и сразу видит все пересечения. Больше никаких бумажных таблиц, которые раньше приходилось сводить вручную.

Сводный отчёт для руководителя

Специалист кадровой службы не отслеживает вручную все даты, чтобы отправить уведомление о начале отпуска, — всё это происходит автоматически.

Оформление отпуска за 3 минуты: опыт компании «Европлан»

Лизинговая компания «Европлан» внедрила КЭДО на базе системы Directum HR Pro. Опыт дистанционной работы в пандемию показал: кадровые документы можно и нужно оформлять в цифре. В том числе и те, что связаны с предоставлением и переносом отпуска.

До оцифровки процессов работнику «Европлана» требовалось от 15 минут, чтобы оформить заявление в бумажном виде, а затем отнести его на подпись руководителю и на проверку в кадровую службу. С переходом на КЭДО на оформление уходит всего 3 минуты. В результате время на обработку кадровых документов сократилось в 5 раз. С учётом большого штата компании — более 2700 сотрудников в офисах по всей России — экономия от внедрения системы оценивается в 5,5 миллионов рублей ежегодно.