Что такое смешанный документооборот и как с ним правильно работать
Несмотря на повсеместную цифровизацию, в большинстве компаний сохраняются два канала поступления документов — бумажный и электронный — и ведется смешанный документооборот (ДО).
Как формируется смешанный документооборот
Все начинается с подготовки проекта документа. Сотрудник полностью разрабатывает его в электронном виде и отправляет на регистрацию. Секретарь распечатывает документ и передает на утверждение руководителю. Если правок нет, согласующий ставит физическую подпись. Если есть недоработки или ошибки — экземпляр с примечаниями возвращается исполнителю, и круг начинается заново. После подписания документ рассылают в электронном формате всем заинтересованным.
5 правил при работе со смешанной формой документооборота
При гибридном ДО, как правило, регистрация, номенклатура дел, контроль местонахождения документа ведется в системе. Есть несколько правил для корректной работы с бумажными и цифровыми оригиналами:
- Не нужно дополнительно распечатывать документ, если он пришел в электронной форме. Все работы с ним ведутся в цифровом пространстве.
- Лучше создавать электронный образ бумажного экземпляра в системе. Так удобнее и быстрее проводить согласования. И уже после утверждения документа — распечатывать и подписывать его.
- Необходимо выбрать канал оповещения о поступлении документации. Когда приходит электронный файл, ответственный моментально получает уведомление. Для быстрой обработки бумажных документов требуется такое же оперативное информирование.
- Перед отправкой бумажного экземпляра нужно проставить на него штрихкод. Тогда после возврата документа будет легко найти его электронную версию с помощью сканирования кода. В этом случае ответ контрагента привязывается к цифровому исходнику в виде скан-копии.
- При представлении электронных документов в контролирующие органы необходимо отсканировать все бумажные оригиналы и сохранить в .TIF или .JPG.
Несмотря на то, что бумажная часть ДО занимает значительный объем, стоит постоянно повышать квалификацию сотрудников в использовании электронной системы. Рано или поздно смешанный документооборот исчезнет, а пользователи уже будут подкованы в этой сфере.
Где хранить разные формы документов
Пока в компаниях существует гибридный документооборот, вопрос о правильном хранении бумажных и цифровых оригиналов будет актуален.
Электронные экземпляры автоматически заносятся в систему. Бумажные — необходимо хранить в традиционном архиве. Даже если есть скан-копия, оригинал уничтожать нельзя. Но можно внедрить электронный архив для облегчения работы.
Преимущества перехода на электронный финансовый архив:
- здесь одновременно содержатся и цифровые экземпляры, и скан-копии. В таком формате удобно искать нужные документы. Бумажные оригиналы и их аналоги в системе можно легко идентифицировать путем сканирования штрихкода;
- цифровые версии документов по одному проекту можно связать в единый комплект, чтобы поиск проходил еще быстрее. Это особенно актуально, когда нужно оперативно представить документацию на проверку контролирующим органам;
- для каждого пользователя можно настроить права доступа, что гарантирует неизменность и конфиденциальность цифровых данных;
- обеспечивается юридическая значимость документов благодаря поддержке актуальности электронных подписей.
«Компаниям всегда тяжело переходить с бумажных процессов на цифровые. Сложности вызывает отладка внутреннего согласования документов, если с контрагентами уже есть взаимодействие по ЭДО. Клиентам не понятно, как параллельно работать и с бумажными, и с электронными формами. Решить задачу можно с помощью внедрения системы ЭДО, финансового архива».
