Цифровой архив: удобно, долго, легитимно

Почему тема цифровых архивов документов требует нового отношения, рассказывает эксперт Directum.

Иван Агапов, руководитель направления развития бизнеса компании Directum.

Объемы контента растут быстрее производительности компьютеров. В мировых прогнозах до 2025 года объем создаваемых глобальных данных вырастет до 180 зеттабайт. Индустрия 4.0 говорит, что корпоративная информация помогает улучшить производственный процесс за счет цифровых двойников и обработки Big Data интеллектуальными системами. Цифровая трансформация превращает в ИТ-компании предприятия реального сектора и сферы услуг. Они повышают свою прибыльность за счет данных или даже зарабатывают на них.

При этом управленческая документация, казалось бы, это не та «новая нефть», из которой можно напрямую извлечь прибыль. Этот пласт незаслуженно остается без внимания, когда идет речь о цифровой трансформации.

Но если в компании суммарный объём хранящихся документов уже более 100 млн, а за один день прибавляется порядка 1-3 млн новых, то игнорировать такие потоки становится невозможно. Доля электронных оригиналов продолжит расти. В оперативных и долговременных архивах цифровая форма будет вытеснять бумагу, хотя смешанный документооборот продолжит существовать как минимум ещё 10 лет.

Такие разные архивы. Где нужная полочка?

Сейчас для описания сферы управления контентом не хватает одного класса, придется говорить о СЭД, ECM, BPM, CSP, MDM, Data Warehouses и т.д.

Какие сейчас задачи возлагаются на электронные архивы, какие требования наиболее распространены в корпоративном секторе, какие стали обязательными — рассмотрим ниже.

Архивы в крупной компании весьма разнородны и находятся под разной ответственностью. Существуют разные варианты классификации архивов, рассмотрим некоторые из них.

Например, архивы можно разделить по срокам хранения и способу работы с документами. Оперативный архив отличается тем, что информация из них часто используется и должна быть под рукой. Для этого предоставляется быстрый доступ сотрудников, в том числе для смежных подразделений.

Бумажные архивы, как и цифровые, бывают оперативными и долговременным (постоянного хранения). Располагаются обычно в разных местах: первые — непосредственно в подразделениях, вторые — в отдельном помещении, здании или на базе аутсорсинга. В зависимости от содержания хранящихся документов архивы организуют на местах: бухгалтерские находятся в бухгалтерии, кадровые — в отделе кадров, и т.д. Долговременные хранилища требуют физически больше места, чем оперативные, ведь содержат больше накопленной информации.

Сроки хранения разнятся. Например, бухгалтерские документы по основным средствам хранятся в течении 5 лет после выбытия основного средства, а документы по личному составу — 50 или 75 лет. Организационные документы (уставы, приказы по основной деятельности) требуют постоянного хранения, а распорядительные документы по административно-хозяйственной деятельности — всего 5 лет.

Еще один вариант классификации архивов по способу автоматизации. За современный период с конца девяностых годов в различных ИТ-системах накопилось уже достаточно информации. В ERP хранятся первичные бухгалтерские документы, в HRM — документы по персоналу, в ECM — ОРД и другая информация.

Относительно новый класс — это архивы на базе операторов внешнего ЭДО. С течением времени такой способ хранения становится неудобен, если документопоток большой или много подразделений участвуют в ЭДО с контрагентами — сложно разграничивать права доступа и интегрировать в бизнес-процессы.

Вызовы долговременного хранения. В чем сложности?

С оперативными цифровыми архивами все более или менее понятно, рынок таких систем достаточно развит. Но если выходить на задачу хранения документов с юридической значимостью свыше 5-10 лет, то необходимо говорить о «долговременном хранении». Организация долговременного архива оказывается не такой простой, как кажется. Нельзя просто выбросить бумагу, оставить только файлы и сканы, да и забыть о них до неопределенного времени.

Само тело электронного документа (ЭД) — файл — не обладает юридической силой без метаданных: электронной подписи, меток доверенного времени, реквизитов. Электронная подпись (ЭП), точнее ее сертификат, имеет срок действия и его нужно поддерживать. Соответственно для документов изначально созданных в электронном виде остро встает задача обеспечения их юридической значимости на продолжении длительных сроков. Если мы говорим именно о долговременном хранении в горизонте 10 лет и более, использование формата CADES-XL, содержащего метку доверенного времени, будет недостаточно, нужны дополнительные процедуры.

Отдельная задача — сделать так, чтобы документ из информационной системы можно было прочитать — визуализировать спустя 20, 40, 70 лет, когда настанет час икс, и их нужно предоставить в суд или другую инстанцию. Например, в 90-е годы в России был распространён текстовый редактор «Лексикон». Прочитать теперь документы, созданные в нем, задача не из простых. Аналогично с носителями — если данные хранятся, например, на дискете, то считать их оттуда сейчас сможет далеко не каждый компьютер.

Посмотрим на задачи архивов с точки зрения процедур: предоставить сотрудникам для изучения, дать доступ контролирующим органам, выдать подборку материалов по запросу. Сценарии характерны и для бумажных архивных экземпляров, и для электронных. Но способ реализации отличается и имеет свои тонкости. Например, формализованный ЭД может состоять из нескольких титулов (xml-файлов с ЭП), и это необходимо учитывать при хранении и демонстрации пользователям.

Масштабируемость и импортозамещение. Еще проблемы?

Одним из факторов перехода к цифровым архивам на новом уровне становится импортозамещение. Ряд западных вендоров, ранее обслуживавших крупный бизнес, уходят или ушли из России. С системами на базе SAP, Oracle, FileNet компании не смогут работать в среднесрочной и долгосрочной перспективе. А ИТ-решения для архивов как раз важно оценивать на длительный период и выбирать из российских продуктов.

При этом крупные компании выбирали западные решения не только из-за статусности, но и по причине доказанной масштабируемости. И это определенный вызов для отечественных поставщиков — решение всех указанных выше задач на огромных объемах данных с высоким качеством разработки на уровне запросов, которые предъявляют крупнейшие компании России. Разработка такой системы требует существенных вложений, трудоемкости, качественных подходов к технологичности разработки. Далеко не все российские вендоры могут стать серьезными игроками в этом направлении, готовы вкладываться в разработку с учетом масштабируемости, проводить регулярные нагрузочные и другие тесты.

Переход на цифровые архивы нового уровня. А стоит ли?

Что волнует бизнес в первую очередь — сокращение расходов и рисков. Создание полноценной системы цифрового архива помогает сократить расходы как в сравнении с бумажным архивом, так и в сравнении с использованием вместо архива разнообразных оперативных ИТ-систем.

Неудовлетворительная работа ИТ-систем с большими объемами корпоративного контента и документацией порождают косвенные расходы, риски, снижение скорости бизнес-процессов. К наиболее актуальным проблемам относятся:

• неприспособленность ERP, CRM и других учетных систем к хранению, удобной работе, разграничению прав для юридически значимой корпоративной информации;
• трудоемкость выгрузки и подготовки к проверкам контролирующих органов;
• расходы на поиск в нескольких системах и неудобство интерфейсов;
• неготовность систем к масштабируемости, отказоустойчивости при работе с большими архивами (до 2-х млрд документов и более);
• низкая скорость работы при потоке в 1 млн скан-копий или электронных документов;
• высокая стоимость хранения в оперативных системах;
• постоянная потребность в расширении дискового пространства под архивы, невозможность переноса на более медленные носители;
• отсутствие функциональности, обеспечивающей долговременное юридически значимое архивное хранение.

Перераспределяем нагрузку на ИТ-системы

Специализированные системы для больших цифровых архивов разгружают оперативные информационные системы, снижается стоимость хранения. Повышается общая скорость работы с данными, снижаются затраты на поиск и обработку. Ускорение получают внутренние процессы и реакция на внешние вызовы.

На уровне принципиальных требований при выборе платформы хранения решаются вопросы импортонезависимости, масштабируемости и отказоустойчивости. Особенно это критично при больших объемах накопленной и появляющейся информации, например, у ритейлеров и банков.

В решениях Directum для миграции из текущего архива накопленных документов и обработки потока входящих может быть подключен искусственный интеллект. Прикладные специализированные решения, для бухгалтерской первички, ОРД, кадровых документов, и долговременного архива, с готовностью к поставке и проработанной методологией закрывают бизнес-задачи. В том числе закрытие полного жизненного цикла работы с ЭД, подписание ЭП, обеспечение юридической значимости на длительный период и т.д.

Разгружаем архивистов и полки от бумаги

При работе с полноценным электронным архивом можно выйти на единые политики управления корпоративным контентом. Цифровые хранилища объединяют разнообразные бумажные архивы и контент информационных систем. Становятся единой точкой входа вне зависимости от формата и характера документации, с понятными правилами доступа для сотрудников.

Снижаются расходы на содержание хранилищ, как минимум не провоцируется их рост. Вся работа будет происходить в цифре. При этом уменьшатся затраты на поиск документов в архиве и их предоставление. Это приведет к высвобождению персонала для других задач.

Еще одно преимущество — автоматизация ручных операций архивистов и делопроизводителей: проверка в автоматическом режиме целостности состава и наличия всех документов, проведение регулярных процедур по уничтожению дел.

Электронный архив — это возможность:

• собрать воедино документы в электронном и бумажном виде из различных источников;
• перевести в цифровой вид десятки и сотни миллионов бумажных единиц хранения;
• быстро находить документы по различным критериям, в том числе для контролирующих органов.

Снижаем риски

Удобство и скорость работы с цифровыми архивами влияют на снижение рисков наложения штрафных санкций или иных административных наказаний в связи с отсутствием документа, непредоставлением в контролирующие органы, а также уничтожения из-за пожара или катастроф (есть резервные копии).

Снижаются также риски, связанные с несанкционированным доступом к документам. В ИС легко разграничивать права по подразделениям или по конкретным сотрудникам, ролям. Электронный архив также защитит информацию от попадания к третьим лицам.

Единый цифровой архив помогает:

• соблюдать законодательство РФ по хранению документов;
• выстроить единую методологию хранения и доступа;
• управлять сроками хранения и уничтожения.

Ждать нельзя хранить. Когда начать?

Сдвиги в нормативном регулировании области электронных документов последние 10-15 лет идут постепенно и всё ускоряясь. При каждом нововведении в начале были нестыковки, вопросы, которые компаниям приходилось решать в процессе самого внедрения.

Есть множество различных нормативных актов, регулирующих использование электронных оригиналов в оперативной работе (от создания до временного хранения), а в части долговременного и постоянного хранения есть потребность в дальнейшей детализации нормативной базы.

При этом государство само подталкивает бизнес переходить на цифровой контент. Госорганы почувствовали вкус к цифровизации и рождают всё новые инициативы. Количество типов документов, переведенных в электронный вид, постоянно растет. Вопрос по оцифровке накопленных бумажных оригиналов с последующим их уничтожением, перевод в «цифровые дубликаты», давно находится на рассмотрении, его тоже нужно иметь в виду на перспективу.

Чтобы быть готовыми к нововведениям и текущим вызовам, стоит уже сейчас прокачивать компетенции ИТ-специалистов, архивистов, заказчиков. И начинать внедрение цифровых архивов нового уровня.

При этом Directum имеет давний и обширный опыт по работе с корпоративным контентом. Понимая глубину вопроса, в компании всегда считали проблематику цифровых архивов важной, в том числе для развития российской экономики. Поэтому целенаправленно подходили к реализации масштабных проектов по архивам. И сейчас можем говорить о позитивном опыте по архивному хранению у крупных заказчиков на базе решений Directum.