Цифровой прием дистанционных сотрудников в НМХЦ им. Н. И. Пирогова

Предпосылки проекта

ФГБУ «НМХЦ им. Н. И. Пирогова» Минздрава России (Пироговский центр) заинтересовалось системой Directum RX в 2020 году, в разгар пандемии. Прежняя система не подходила для гибкой настройки и оптимизации процессов учреждения. К тому же предыдущий вендор отказался дальше поддерживать ПО.

Система Directum RX заработала в организации в 2020 году, а в начале 2021 года Пироговский центр самостоятельно подключил к ней процессы делопроизводства.

При регистрации филиала количество задач учреждения значительно увеличилось — нужно было организовать оказание помощи в режимах ЧС, в том числе с готовностью разворачивания многопрофильных полевых госпиталей. Кроме того, врачи Федерального центра медицины катастроф (ФЦМК), созданного в Пироговском Центре, были привлечены к оказанию помощи пострадавшим при землетрясениях в Турции и Сирии. Чтобы отправить группы специалистов из разных регионов Российской Федерации в места бедствий, было необходимо решение для быстрого урегулирования кадровых вопросов. В этом помогла система Directum HR Pro.

Цели и задачи

Пироговский центр массово отправляет врачей в места ЧС для помощи пострадавшим. Для улучшения трансфера необходимо сократить количество бюрократических вопросов, связанных с очным приемом на работу. С этой целью учреждение внедрило новое решение.

Основные задачи:

• перевести кадровые документы в электронный вид;
• обеспечить их юридическую значимость на всем периоде хранения;
• цифровизировать кадровые процессы, связанные с приемом работников и их командированием;
• дополнительно настроить работу с бухгалтерскими документами под требования Минфина России.

Решение

Проект внедрения Directum HR Pro начался в декабре 2023 года. Все этапы, от инициации до опытно-промышленной эксплуатации, завершились в сжатые сроки — за 2,5 месяца. 

Для реализации онлайн-приема в учреждении разработали дополнительные заявления, к которым прикрепляются документы из личных кабинетов сотрудников.

Чтобы выполнить требования Минфина России от ноября 2023 года «об утверждении электронных форм документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета», Пироговский центр принял решение внедрить «Финансовый архив» Directum. Для корректной работы систем Directum RX и Парус-Бюджет 8 между продуктами настроили интеграцию.

Схема интеграции систем Парус-Бюджет 8 и Directum RX

Результаты

Сегодня врачи могут сосредоточиться на своей основной деятельности, а бюрократические моменты, связанные с приемом на работу, выполняются дистанционно.

Прием удаленных специалистов стал полностью легитимным, более прозрачным и контролируемым. Высвобожденное время сотрудники Пироговского центра тратят для оптимизации смежного процесса — отбора кандидатов для командировок.

Благодаря гибкости систем Directum RX и Directum HR Pro в компании цифровизировали ведение первичных бухгалтерских документов по требованиям Минфина России.

Процесс приема на работу ускорился на несколько суток, так как ранее командируемые из разных городов тратили время на очное оформление.

Системой Directum HR Pro пользуются 250 пользователей, в том числе 100% топ-менеджеров.

Схема бизнес-процесса по подписанию документов в Directum RX

Планы

Пироговскому центру требуется оптимизация подписания некоторых первичных бухгалтерских документов: решения о командировании, отчета о расходах подотчетного лица, акта приемки. По предварительному анализу, эту потребность закроет модуль «ЭДО с контрагентами», а также развитие интеграции Парус-Бюджет 8 и Directum RX.

Пироговский центр уже работает над реализацией единого маршрута с согласующими и подписантами (из Парус-Бюджет 8 через Directum RX и Directum HR Pro) с выводом штампов подписей на печатной форме цифрового документа.

Еще одна задача на будущее — внедрение корпоративного портала. Решение будет использоваться для быстрого и удобного информирования сотрудников всех подразделений.