Цифровые закупки на базе Directum в Северо-Восточном федеральном университете

Цели и задачи

Система Directum внедрена в Северо-Восточном федеральном университете в 2011 году. За это время с ее помощью была оптимизирована работа с разными типами документов: ОРД, договорами, обращениями граждан и организаций, счетами на оплату и актами на списание. Более 1300 пользователей задействуют мобильные приложения Directum Solo и Directum Jazz в решении своих повседневных задач.

Новый этап цифровизации на базе Directum был призван упорядочить и ускорить согласование закупочной документации. Участники этого процесса находятся в разных зданиях, поэтому при бумажном взаимодействии возникали сложности: документы терялись, их обработка сильно затягивалась, не соблюдались сроки, не хватало прозрачности процедур.

Во время пандемии многие сотрудники перешли на удаленный формат работы — отладка цифрового взаимодействия была необходима.

Проект решал 3 основные задачи:

1. упорядочить работу с закупочными процедурами и документами;
2. наладить отслеживание этапов и сроков согласования;
3. сократить время согласования документов.

Решение задач

Этапы работы с закупочной документацией:

1. Инициатор закупки (функциональный заказчик) направляет на согласование по специальному типовому маршруту техническое задание, составленное по шаблону системы менеджмента качества СВФУ, коммерческое предложение и письмо о включении в комплексный план закупок.
2. Техническое задание проходит несколько уровней согласования и затем направляется в Управление закупок. На основании ТЗ готовится закупочная документация (с копированием реквизитов ТЗ в карточку).
3. Закупочная документация содержит письмо о включении в план закупок, электронные запросы коммерческих предложений, заключение ценовой комиссии, техническое задание. После согласования все документы направляются ректору, который подписывает их из приложения Directum Solo с использованием ЭЦП. В Управление закупок приходит уведомление о подписании.
4. Затем этот документ из системы загружается на одну из восьми электронных торговых площадок (ЭТП) по всей России. ЭТП — это интернет-ресурс, где заключаются сделки купли-продажи товаров (работ, услуг) между организациями.
5. После проведения закупочных процедур заключается договор с победителем. Управление закупок направляет его на согласование по типовому маршруту. Затем документ поступает на подпись ректору, после чего размещается в Единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС). Сроки подписания и размещения договора соответствуют Федеральному закону 223-ФЗ.

Регламент планирования и организации закупок СВФУ опубликован на сайте вуза. Согласование и подписание регламентов также происходит в электронном формате.

Результаты и планы

Сегодня в системе работает более 1300 пользователей, в том числе все топ-менеджеры.

В результате проекта внедрения:

• удалось уйти от бумажного документооборота в части закупок и договоров;
• все подписания документов происходят через приложения Direсtum Solo и Directum Jazz или в веб-клиенте;
• прозрачно контролируются сроки и этапы согласования документов;
• на 50% сократилось время согласования документации.

В планах у Северо-Восточного федерального университета — организовать юридически значимый электронный документооборот с контрагентами и настроить интеграцию Directum c Единой информационной системой в сфере закупок.

Исполнитель

«Галактика ИТ»— генеральный партнер Directum, одно из ключевых подразделений корпорации «Галактика». Компания выступает единым центром аккумулирования знаний и опыта для всех структур и многочисленных партнеров корпорации, помогая старту и реализации проектов развития информационных систем на территории России и ряда стран СНГ.