DIRECTUM 4.5: развитые возможности управления контентом

Следуя принятой концепции развития, компания DIRECTUM выпустила новую версию одноимённой системы электронного документооборота и управления взаимодействием. DIRECTUM 4.5 одна из самых масштабных по количеству изменений версия системы за всё время её существования на отечественном рынке ECM (СЭД). Обновлённый продукт помимо уже хорошо зарекомендовавших себя модулей, расширений и технологий приобрёл ряд новых уникальных возможностей.

DIRECTUM Capture and Transformation Services

Условия работы множества средних и крупных предприятий сегодня предполагают преобразование в электронный вид большого числа входящих бумажных документов и дальнейшую работу с их образами: извлечение из них информации, сортировку, визирование и т.д.

DIRECTUM Capture and Transformation Services (DCTS) – набор служб, облегчающих массовый ввод документов в DIRECTUM с внешних источников (сканеров, МФУ, сендеров, папок файловой системы, факсов и т.д.) и их дальнейшее преобразование в различные форматы.

Службы ввода включают в себя различные сервисы по интеграции с оборудованием и захвату образов документов. Сервисы реализуют первичную обработку документов (например, разделение потока страниц по разным признакам – наличию и типу штрих-кода, однотонному листу, количеству страниц и т.д.)

Службы преобразования переводят документы в различные форматы и извлекают из них полезную информацию. Службы преобразования в настоящий момент представлены сервисом конвертации в PDF, обращение к которому производится непосредственно из проводника DIRECTUM при выполнении разных действий над документом.

Управление жизненным циклом документов

Для повышения гибкости управления документами внутри системы был выделен набор дополнительных параметров, описывающих текущее состояние документа - стадию его жизненного цикла. Для каждой стадии указывается наименование и стиль отображения в проводнике системы. Стадия жизненного цикла документа может влиять на исполнение типовых маршрутов, состояние версий документов, их представление в проводнике системы и т.д.

Обновлённая система версионности документов

Возможность работы с различными версиями одного и того же документа – успевший себя зарекомендовать механизм обеспечения удобства работы с документами и надежности их хранения. В версии 4.5 механизм версионности получил существенное развитие.

Для каждой версии документа теперь может быть задано свое приложение-редактор. Кроме того, появились возможности удаления версий и скрытия версии от пользователей с правами на просмотр документа.

Расширены возможности коллективной работы над документами. Теперь карточку документа можно редактировать даже в том случае, если сам документ редактируется другим пользователем. Более того, разные пользователи могут одновременно редактировать разные версии одного и того же документа.

Добавлена возможность ведения теневых копий текстов документов, т.е. автоматически создаваемых копий текста документа при любом его изменении.

Новый тип ЭЦП

В DIRECTUM 4.5 была добавлена поддержка нового типа ЭЦП: помимо уже имеющейся "утверждающей" подписи появилась новая - "визирующая". Визирующая подпись свидетельствует о том, что подписавший документ ознакомился с ним (завизировал его). Утверждающая подпись проставляется ограниченным кругом лиц в рамках заданных полномочий и свидетельствует об окончательном утверждении документа.

Помимо нового типа ЭЦП появилась возможность добавления комментариев к каждой подписи в т.ч. с помощью подстановки автотекста.

Развитие модуля "Управление договорами"

С целью повышения эффективности работы с договорными документами была значительно расширена функциональность модуля "Управление договорами". В ходе исследования пожеланий клиентов было решено добавить возможность регистрации дополнительных видов договорных документов существенно влияющих на условия и сроки действия договора и подлежащих регистрации. Например, наряду с договорами модуль теперь позволяет регистрировать дополнительные соглашения. Это нововведение дает возможность анализировать существенные изменения, влияющие на условия и сроки действия договора.

В DIRECTUM 4.5 появилась возможность вести этапы по договорам (проект, согласование и т.д.), а также отслеживать их изменение, для этого были разработаны специальные справочники и отчёты.

Изменения в интерфейсе

При разработке новой версии системы DIRECTUM среди прочих решалась задача обновления интерфейса в соответствии с новыми веяниями. Специалистами компании было проведено множество исследований и в результате часть интерфейса была переработана. Изменения коснулись как внешнего вида проводника системы, так и его функциональности. Вот лишь некоторые из них:

• обновлённая библиотека иконок и переработанный в стиле MS Windows Vista интерфейс;
• реализованы сворачиваемые области для временного скрытия части информации с форм;
• добавлена панель быстрого доступа в стиле Microsoft Outlook в главном окне проводника системы;
• модернизирован механизм построения дерева задач и сборки текста обсуждений по задаче.

DIRECTUM Integration Toolset

Одна из наиболее часто возникающих в ходе внедрения ECM-системы задач является её интеграция с решениями уже существующими на предприятии.

Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset) ориентирован на решение типовых задач интеграции с финансово-учётными и ERP-системами:

• синхронизация справочников (двусторонняя передача данных);

   

• сохранение документов и отчетов интегрируемой системы в системе DIRECTUM;

   

• согласование в системе DIRECTUM учетных объектов интегрируемой системы;

   

• просмотр электронных документов системы DIRECTUM, связанных с объектом в интегрируемой системе.

Основной элемент DIRECTUM Integration Toolset – коннектор - набор функций встроенного языка разработки IS-Builder, обеспечивающих выполнение действий интеграции для определенного типа систем.

Интеграция с пакетом офисных приложений OpenOffice.org

Компания DIRECTUM старается максимально удовлетворить потребности своих клиентов и предоставляет пользователям своих продуктов возможность выбирать те инструменты для работы с электронными документами, которые используется на предприятии.

В рамках работ над DIRECTUM 4.5 было создано расширение для пакета OpenOffice.org, при установке которого система DIRECTUM интегрируется в приложения офисного пакета и добавляет свои элементы управления в интерфейс.

В новой версии системы DIRECTUM интеграция предусмотрена со всеми приложениями из пакета OpenOffice.org. В следующих версиях системы DIRECTUM интеграция с этим офисным пакетом будет продолжать развиваться.

Другие изменения

Помимо крупных инновационных изменений, DIRECTUM 4.5 дополнилась рядом модификаций уже существующего функционала. Вот неполный список приятных нововведений системы:

• существенно повышена скорость работы и понижены требования к ширине Интернет-канала при работе с веб-доступом к DIRECTUM 4.5 благодаря технологии AJAX;

   

• создан механизм правил, которые могут применяться к входящим заданиям и исходящим задачам;

   

• создан механизм вставки автотекста при работе с задачами, заданиями, заданиями-контроль и уведомлениями;

   

• появились папки поиска. Для таких папок можно задать критерии поиска, и именно результат этого поиска будет отображаться в содержимом при входе в данную папку.

В первую очередь целью всех изменений стало развитие возможностей управления контентом. Достижение этой цели в итоге позволило упростить процесс занесения информации в систему, повысить удобство работы с системой, и увеличить лояльность к электронным документам в целом.

DIRECTUM 4.5 – это очередной крупный релиз системы, подготовленный в рамках общей концепции развития компании, предусматривающей комплексные решения для перехода предприятий к электронному документообороту.