DIRECTUM 5.3: новый уровень управления распределенными системами

Управляемая распределенная архитектура

Система DIRECTUM работает в компаниях с десятками тысяч пользователей, холдинговой или филиальной структурой, большим объемом документов и процессов. Часто это требует создания сложной архитектуры с использованием нескольких систем DIRECTUM: например, в головной и дочерней организациях или при создании отдельного хранилища конфиденциальных данных. Вместе с тем, в крупных компаниях есть потребность в централизации управления распределенными системами и упрощении ИТ-ландшафта.

В DIRECTUM 5.3 сделаны первые крупные шаги для построения управляемой распределенной архитектуры. Ее функциональность позволит перевести на новый уровень управление системами в том случае, когда создание централизованной масштабируемой системы невозможно по историческим, юридическим и прочим бизнес-причинам. В новой версии реализованы возможности единого администрирования служб, а также федеративного поиска по нескольким системам DIRECTUM. Они обеспечивают удобство работы с отдельными системами, как с точки зрения пользователя, так и администратора. При этом поддерживается работа с разными версиями DIRECTUM, распределение процессов по юридическим лицам или территориально удаленным филиалам.

Центр администрирования служб

В крупной организации может использоваться 5-10 выделенных серверов для различных служб DIRECTUM: сервера сеансов, служб Workflow, файловых хранилищ, сервера веб-приложений, сервисов ввода и преобразования и т.д. Раньше администратору приходилось следить за работоспособностью каждой из них в отдельности, при этом часть настроек хранилась в базе данных, а часть — в конфигурационных файлах. В случае использования нескольких систем DIRECTUM количество служб увеличивалось многократно, что усложняло администрирование.

Начиная с версии 5.3, администратор наблюдает за работой одного или нескольких экземпляров системы в удобном интерфейсе центра администрирования служб. С его помощью он оценивает работоспособность служб, меняет настройки и локализует сбои. Для всех настроек доступны подсказки с рекомендациями по заполнению и справочной информацией.

Федеративный поиск

Для сквозного поиска данных по всем системам DIRECTUM компании/холдинга создан новый механизм — федеративный поиск. С его помощью можно искать документы и задачи одновременно во всех системах, в том числе файловых хранилищах. При этом результаты выдаются с учетом прав пользователя. Максимальный эффект от использования федеративного поиска получат организации, которые в своей работе используют три и более систем (например, управляющие подразделения холдинговых компаний).

На сайте поиска есть необходимые возможности для работы с его результатами:

• сортировка и фильтрация по системам;
• возможность поделиться ссылками на результаты поиска с коллегами;
• средства для дальнейшей работы с найденными объектами в веб-клиенте.

Удобство работы с входящим потоком

В DIRECTUM 5.3 внимание уделено выстраиванию работы руководителей и делопроизводителей — ключевых пользователей, получающих десятки заданий в системе. Теперь, в зависимости от специфики предприятия, администратор настраивает разделение всех входящих на потоки с помощью управляемых папок. К примеру, в отдельный поток можно выделить согласование документов или задания, переданные в работу другим исполнителям и временно не требующие внимания.

Благодаря централизованной настройке управляемых папок появляется возможность вводить единые стандарты для оптимизации процессов, а также распространять принятые в компании практики работы с входящими заданиями.

Прозрачная работа с поручениями

В крупной компании к работе с поручениями подключаются десятки исполнителей, а по одному документу часто создается несколько поручений. В этой ситуации сложно понять текущую стадию работы с конкретным поручением.

В версии 5.3 вся информация и кнопки для основных действий, необходимых исполнителю и автору поручения, содержатся в карточке задания. Для контролеров настроен отдельный интерфейс, который позволяет в любой момент скорректировать, прекратить поручение, подключить дополнительных исполнителей или запросить промежуточные результаты. Всем участникам работ доступна краткая сводка в виде дерева, которая позволит узнать текущую ситуацию по всем связанным поручениям.

Быстрый переход к межкорпоративному документообороту

В версии 5.3 получил дальнейшее развитие модуль интеграции с системами обмена электронными документами, входящий в базовую поставку DIRECTUM. Благодаря новым возможностям выход за пределы традиционного внутреннего документооборота стал еще легче. Значительно упростилась настройка интеграции с сервисами обмена документами: после установки DIRECTUM можно практически сразу начать обмен юридически значимыми документами с внешними контрагентами. Если документ контрагенту отправляется в первый раз, то система автоматически отправит запрос для получения разрешения на обмен. Подписание служебных документов, необходимых по протоколам межкорпоративного обмена, стало безопаснее — сертификаты ключей подписи могут храниться на e-token на компьютере пользователя.

Расширение возможностей веб-клиента

Все больше компаний выбирают веб-клиент в качестве основного для работы пользователей. В DIRECTUM 5.3 его функциональность максимально приближена к десктоп, включая новинки базовых модулей и модуля «Канцелярия». Помимо этого, в веб-клиенте появилась возможность совершать массовые операции, например, экспорт, преобразование и подписание нескольких документов одновременно.

Новые возможности «Канцелярии» доступны и в мобильных решениях.

Всего в системе было реализовано более 130 различных улучшений и пожеланий пользователей. Сделаны очередные шаги по повышению масштабируемости системы. Больше технических подробностей о новинках версии 5.3 — на сайте сообщества DIRECTUM Club.