«Управление закупками»: широкие возможности для планирования и проведения закупок

Знакомое клиентам Directum решение «Управление тендерами» получило развитие. Теперь процедура закупок подкреплена предварительным планированием и удобными инструментами анализа. Расширение функциональных возможностей отразилось на названии решения – «Управление закупками».

Основным ориентиром при развитии решения стал Федеральный закон №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». 223-ФЗ требует своевременной подготовки и публикации плана закупок, а также размещения информации об этапах проведения закупки, заключения договора и его исполнения на официальном сайте РФ «Портал закупок».

При этом «Управление закупками» может быть использовано и теми организациями, чья закупочная деятельность не регулируется 223-ФЗ, поскольку многие закупочные процессы идентичны.

Планирование закупок

Составление плана закупок – сложный процесс, который отнимает много времени на сбор потребностей, подготовку и согласование плана.

В бизнес-решении «DIRECTUM: Управление закупками» планирование осуществляется в справочнике, куда заносятся потребности подразделений. Из справочника план выгружается в электронный документ и уже в таком формате отправляется на согласование. После предварительного согласования планы подразделений включаются в годовой план закупок компании.

Процесс планирования можно организовать непосредственно в подразделениях-инициаторах закупки. Благодаря этому сокращается нагрузка на отдел, осуществляющий планирование закупок компании.

Проведение закупочной процедуры

В обновленном решении улучшены функциональные возможности для проведения закупки. Теперь можно автоматически формировать извещение о закупке, отслеживать и фиксировать информацию о выполнении плана закупок, а также регистрировать сведения о размещении закупки.

Реализованный механизм уведомлений вовремя напомнит ответственным о ключевых моментах процесса. Например, о необходимости инициировать закупку, о приближающихся датах вскрытия конвертов, подведения итогов, заключения договоров, публикации информации на «Портале закупок».

С помощью решения «Управление совещаниями и заседаниями» в рамках системы можно организовывать заседания закупочной комиссии с последующим формированием протоколов. Формировать закупку стало возможно по нескольким лотам, а при использовании «Управление договорами» лоты закупки можно связывать с договорными документами компании. Быстро подготовить отчетность, чтобы проанализировать выполнение плана и эффективность закупочной деятельности, поможет модуль «Управление показателями эффективности».

Исполнение договоров закупки

Для соблюдения требований законодательства в части своевременного размещения сведений об исполнении договора на «Портале закупок» в решении «DIRECTUM: Управление закупками» появился новый справочник, который объединяет структурированную информацию об исполнении договора и электронные документы (акты, накладные, платежные документы) для публикации.

Чтобы обеспечить эффективную работу с первичными учетными документами в электронном виде, рекомендуем использовать «Документооборот с контрагентами».

В ближайших планах компании DIRECTUM расширение возможностей решения по публикации информации на «Портале закупок» и электронных торговых площадках.

Более подробную информацию читайте в каталоге решений Directum.