DIRECTUM для СМК
Татьяна Гусева
Об эффективной отечественной системе электронного документооборота (СЭД) и управления взаимодействием DIRECTUM, успешно внедряемой на промышленных предприятиях России, в том числе и на территории нашей области, мы уже неоднократно писали на страницах журнала "АйТи-Стиль". Сегодня рассмотрим практическое использование продукта DIRECTUM в плане построения на его базе системы менеджмента качества (СМК). Такой опыт особенно ценен в свете грядущего вступления Российской Федерации во Всемирную торговую организацию (ВТО) и актуальности, в связи с этим, сертификации предприятий по международному стандарту ИСО 9001:2000.
Забота о качестве продукции в настоящее время является неотъемлемым постулатом успешной деятельности любого производства. В стремлении удовлетворить ожидания самых требовательных заказчиков дальновидные руководители уже сегодня создают на своих предприятиях систему менеджмента качества, внедряют систему электронного документооборота, а также ERP-систему. И тут сразу встает вопрос построения IT-структуры предприятия, описания всех бизнес-процессов в рамках единого информационного пространства. Один из вариантов решения – СЭД DIRECTUM, которая позволяет грамотно организовать работу с документами как в случае, если в организации уже внедрена СМК, так и когда предприятие еще только находится в процессе подготовки к сертификации на соответствие требованиям упомянутого выше стандарта.
Практическим опытом применения продукта DIRECTUM для решения задач системы менеджмента качества на примере ОАО "Саратовский НПЗ" с нами поделился руководитель группы проект-менеджеров отдела информационных систем компании "Современные технологии" Руслан Бапин. Вот что мы узнали.
ОАО "Саратовский НПЗ" входит в холдинг "ТНК-ВР" и является одним из крупнейших нефтеперерабатывающих заводов России. Сегодня на предприятии, выпускающем свыше 20 видов продукции, работает более полутора тысяч человек. Как Вы понимаете, завод такого масштаба обладает сложной организационной структурой с большим объемом документооборота.
Повышенное внимание руководство завода уделяет менеджменту качества. На ОАО "Саратовский НПЗ" внедрены система менеджмента качества на основе стандарта ISO 9001:2000, система экологического менеджмента на основе ISO 14001:2004 и система менеджмента охраны здоровья и безопасности труда на основе OHSAS 18001. Поступательное развитие СМК привело к объединению всех перечисленных систем в интегрированную систему менеджмента (ИСМ).
В 2006 году в ОАО "Саратовский НПЗ" была внедрена система DIRECTUM, автоматизировавшая работу канцелярии, департамента по работе с персоналом, аппарата управления предприятия и всех производственных подразделений. В целом, практически треть сотрудников предприятия (как рядовые специалисты, так и высшее руководство) полноценно работает в данной системе, используя электронно-цифровую подпись и другие возможности. Таким же образом реализована интеграция с пакетами 1С. Однако, автоматизация некоторой части документооборота системы менеджмента качества не была включена в первоначальную постановку задачи при внедрении системы DIRECTUM.
Как известно, универсальной системы электронного документооборота, которая сразу из "коробки" удовлетворяла бы всем нуждам организации и реализовывала все возможные бизнес-процессы, не существует. Вот и DIRECTUM в любом случае нужно адаптировать под решение конкретных задач заказчика, разрабатывать типовые маршруты для необходимых предприятию схем бизнес-процессов.
Так обстояли дела перед реализацией совместного проекта, работу над которым компания "Современные технологии" ("СТЕРХ") начала в первом квартале 2006 года. Задача, поставленная тогда службой качества завода, состояла в организации электронного документооборота ИСМ и автоматизации бизнес-процессов менеджмента качества.
Одними из часто используемых разделов стандарта ИСО 9001 являются: "Управление документацией", "Управление записями", а также "Внутренний аудит" (проведение проверок). Все в этом стандарте расписано строго по пунктам.
Раздел стандарта "Внутренний аудит" (п. 8.2.2) описывает, как должны проводиться аудиты, то есть проверки функционирования системы менеджмента качества. Он регламентирует поиск несоответствий и отклонений, а также их устранение, корректировку, упреждающие действия...
Работу с информацией, полученной в ходе внутренних аудитов ИСМ, регламентирует п. 4.2.4 "Управление записями". Запись – это некий документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности, который должен оставаться неизменным для дальнейшего достоверного использования. Записью может быть, например, рекламация от заказчика или служебная записка, сообщающая о том, что выявлен факт нарушения технологических норм. Ведение записей по качеству представляет собой набор строго регламентированных процедур. Данные о ходе их выполнения должны попадать в различные отчеты, по которым в дальнейшем проводятся проверки функционирования системы качества.
Раздел "Управление документацией" (п. 4.2.3) описывает порядок работы с документами - создание, согласование и введение в действие документов по качеству...
Все вышеперечисленное уже имелось во внутренних стандартах ОАО "Саратовский НПЗ", СМК на предприятии была полностью построена. Компании "СТЕРХ" предстояло провести автоматизацию документооборота в рамках этих процессов. Разработка, выполненная силами ее специалистов, состоит из нескольких типовых маршрутов, справочников, а также шаблонов электронных документов.
Типовой маршрут – это схема бизнес-процесса, описывающая порядок работы с документом, последовательность его прохождения по разным этапам через различных исполнителей. В ходе проекта было создано три типовых маршрута по направлению "Внутренние аудиты системы менеджмента качества" – согласование плана внутреннего аудита, согласование листов несоответствий и наблюдений, согласование отчета по внутреннему аудиту.
В процессе разработки пришлось учесть особенности прохождения внутренних аудитов в ОАО "Саратовский НПЗ", таких как большое количество процессов ИСМ и непосредственно самих аудитов, а также тот факт, что в качестве аудиторов (проверяющих) задействованы сотрудники различных подразделений.
Говоря кратко, аудиты проводятся с целью установки соответствия деятельности предприятия требованиям СМК, проверки ее результативного внедрения и поддержки в рабочем состоянии. У аудитов есть строгий порядок проведения. В начале года создается график аудитов, где описано, когда будут проходить проверки, какие подразделения будут проверяться и по каким критериям. При приближении даты проведения того или иного аудита создается документ – План аудита, который согласовывается с руководителями проверяемых подразделений и руководителями отделов, из которых будут привлечены аудиторы.
Выявленные в ходе проверки несоответствия фиксируются с указанием корректирующих мероприятий и сроков их выполнения, ответственность за выполнение возлагается на руководителей подразделений, с деятельностью которых связаны данные несоответствия. Созданный протокол по итогам проверки рассылается на согласование и исполнение ответственным сотрудникам, чтобы специалист по качеству мог контролировать своевременное устранение выявленных несоответствий.
Так работает процедура проведения аудитов в реальности. В систему электронного документооборота компанией "СТЕРХ" были внедрены шаблоны документов по внутренним аудитам, формы карточек документов, различные справочники, а также схемы типовых маршрутов.
Помимо этого был разработан механизм создания и согласования документов, позволяющий специалистам по качеству ОАО "Саратовский НПЗ" составлять планы проведения внутренних проверок, согласовывать их с заинтересованными сотрудниками и отправлять для ознакомления в подразделения для оперативного планирования ресурсов для внутренних аудитов.
Естественно, решение поставленных задач не дает права останавливаться на достигнутом, и система электронного документооборота на ОАО "Саратовский НПЗ" развивается дальше. "СТЕРХ" продолжает сопровождать свою разработку в плане обучения, инструктажа вновь подключаемых пользователей, внесения изменений в имеющиеся типовые маршруты.
Кроме того, сегодня ведутся работы в направлении учета выполнения корректирующих мероприятий по несоответствиям и наблюдениям, обнаруженным в ходе внутренних аудитов. Это нужно для полного контроля выполнения предписаний, причем корректирующие действия необходимо учитывать как количественно, так и во временном разрезе (сколько корректирующих действий было выполнено подразделением и в какие сроки). После разработки такой модификации специалисты по качеству ОАО "Саратовский НПЗ" могут в электронном виде не только планировать и проводить внутренние аудиты, но и вести учет проведенных по итогам аудитов корректирующих мероприятий, а значит, получить дополнительную информацию для обоснованного влияния на систему стимулирования работников.
Также в дальнейших планах реализация в системе DIRECTUM общей классификации документов по качеству, сведенных в единый справочник. В данный момент этот перечень в системе DIRECTUM уже есть, но он не полный, а заполняется по мере необходимости.
В ближайшем будущем каждое подразделение ОАО "Саратовский НПЗ" будет вести в системе электронного документооборота перечень всех разрабатываемых документов (инструкции, процедуры, карты процессов, стандарты предприятия), а также перечень документов, разрабатываемых другими подразделениями, которые влияют на их деятельность.
Поскольку подобных документов огромное количество, отслеживать их вручную очень сложно. Неизбежно встанет задача создания полного перечня в электронном виде, причем каждое подразделение будет вести свою часть, что в итоге позволит оперативно получать выборку по любому подразделению из общего классификатора. Это все в планах.
Особенность же выполненного проекта состоит именно в том, что система электронного документооборота помогает реализовывать принципы системы менеджмента качества. Обе системы взаимно дополняют друг друга. Внедренные разработки позволяют сотрудникам "ОАО "Саратовский НПЗ" сократить затраты времени на поиск, согласование, пересмотр документов, а также уменьшить трудоемкость проведения аудитов СМК. Специалисты "Современных технологий", в свою очередь, за время реализации этого проекта получили уникальный опыт работы с электронным документооборотом в разрезе его взаимодействия с СМК, познали всю специфику данной области.
Более того, в конце мая г-н Бапин выступил в Москве с докладом "Об опыте применения СЭД DIRECTUM для решения задач СМК на примере ОАО "Саратовский НПЗ" на 13-й международной конференции-выставке DOCFLOW, посвященной электронному документообороту и автоматизации управления. Наработки саратовцев по достоинству оценили коллеги и потенциальные заказчики из различных уголков России и зарубежных стран.
Все это позволяет говорить о предоставлении в нашем городе услуг по внедрению систем электронного документооборота совершенно иного, нежели ранее, уровня, соответствующего всем общепризнанным цивилизованным требованиям, в том числе и в области построения и сертификации систем менеджмента качества.
