Система DIRECTUM в ООО «Пермтрансгаз» переводится в промышленную эксплуатацию

Завершена опытная эксплуатация системы электронного документооборота DIRECTUM в Управлении материально – технического снабжения и комплектации (УМТСиК) ООО «Пермтрансгаз». Система переведена в промышленную эксплуатацию.

На сегодняшний день на предприятии активно используются все модули системы: Управление электронными документами, Управление деловыми процессами и Канцелярия.

В ходе опытной эксплуатации проведена настройка системы, обучено более 50 пользователей, отработаны основные схемы движения документов. Благодаря наличию в DIRECTUM инструмента разработки были проведены модификации, учитывающие особенности работы с документами на предприятии, причем большая часть работ производилась силами ВЦ УМТСиК.

С введением системы в промышленную эксплуатацию регистрация, ознакомление и согласование большинства документов внутри предприятия переводится в электронный вид, благодаря чему уменьшается количество бумажных документов в работе, повышается культура работы с документами, снижается риск потери документов. С входящими документами исполнители работают преимущественно в электронном виде, что значительно сокращает создание лишних копий бумажного документа, обеспечивает одновременный доступ к документу всех заинтересованных лиц и ускоряет процесс ознакомления работников предприятия с организационно – распорядительными документами.

Значительный эффект от работы с системой отмечают работники канцелярии: упорядочили документооборот, упростилась система поиска и контроля местонахождения документов, контроля выполнение резолюций, оптимизирован процесс оформления и регистрации командировочных удостоверений.

Для достижения этих целей сотрудниками компании DIRECTUM было проведено исследование и анализ существующего документооборота, в результате которого был разработан проект внедрения. В проекте были предложены новые схемы работы с документами, опирающиеся на переход к безбумажному документообороту внутри филиала и, в перспективе, между его участками. Еще на этапе разработки проекта руководство предприятия получило общую картину документооборота и взаимодействия подразделений, выявило «узкие» места, что позволило оптимизировать некоторые процессы. В ходе опытной эксплуатации системы были регламентированы и отрабатывались новые схемы работы с документами.

В ближайшие планы УМТСиК входит дальнейшее развитие системы как внутри филиала, так и тиражирование на удаленные участки. Опыт внедрения системы DIRECTUM в УМТСиК, которое является традиционно передовым подразделением ООО «Пермтрансгаз» в освоении новых информационных технологий, дает повод надеется на дальнейшее успешное сотрудничество. В ближайшие планы ООО «Пермтрансгаз» входит распространение системы на все подразделения и филиалы.