Directum RX 3.4 – интеллект и комфортная работа в масштабах крупного бизнеса
Встроенная «умная» обработка документов, удобство при выполнении повседневных задач и особое внимание к безопасности — все это в Directum RX 3.4. Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами упрощает работу каждого сотрудника даже в масштабе крупной компании с десятками тысяч пользователей и миллионами документов.
Искусственный интеллект становится ближе
Высокое качество первичной обработки, сокращение рутины, экономия рабочего времени сотрудников — преимущества интеллектуальных сервисов Directum Ario. Они разделяют входящий поток документов и классифицируют их по видам — письма, счета, накладные, акты, счета-фактуры, УПД и договорные документы. В Directum RX карточки документов заполняются данными, извлеченными из текста, и формируются комплекты документов, которые отправляются сотрудникам на проверку.
С версии Directum RX 3.4 базовый механизм интеллектуальной обработки документов встроен в стандартную конфигурацию системы. Теперь с помощью настройки и встроенной среды разработки просто адаптировать бизнес-логику для уникальных задач. Добавляйте дополнительные классификаторы, например, чтобы различать типовые и нетиповые договоры, информационные письма и письма-претензии. Меняйте логику обработки, если в компании используются специфичные документы или способы заполнения данных.
Автоматизировано сравнение согласованной версии документа и подписанного экземпляра. Готовое интеллектуальное решение на базе сервисов Directum Ario наглядно выделяет отличия и сокращает время на вычитку новой редакции документа, а компания приобретает дополнительную защиту от убытков, к которым может привести незамеченная правка от контрагента.
Особое внимание к деталям интерфейса для удобства пользователей
Комфортная работа для каждого сотрудника — важное направление развития Directum RX. Поэтому в системе появляется больше возможностей для легкого выполнения повседневных задач и экономии времени.
Быстро отправить задачу, отчитаться о выполнении задания и заполнить карточки документов помогают автотексты. Система адаптируется под человека: запоминает уникальный набор фраз, которые сотрудник часто пишет в тексте или в поле «Содержание», и предлагает их для выбора. А для некоторых заданий сразу предлагаются варианты готовых автотекстов.
Теперь, если после отправки сотрудник обнаружил, что написал в задаче не всю информацию или сделал опечатку, то в течение 15 минут ее текст можно изменить.
В интерфейсе Directum RX появились и другие полезные улучшения. К документу можно добавить сразу несколько приложений, например, чтобы к поступившему от контрагента договору прикрепить спецификацию и план-график работ. Из задания можно быстро получить доступ к списку версий вложенного документа, отдельно открывать его карточку не нужно. Есть возможность распечатать регламент согласования и приложить к документу при подписании на бумаге, а также в один клик добавить объекты в папку «Избранное».
В мобильном приложении Directum Solo для руководителей обновлен внешний вид виджетов по задачам для улучшения восприятия информации при различной освещенности. Для смартфонов отображается время последнего обновления данных: можно не повторять загрузку, если с момента обновления прошла всего пара минут. А объемная переписка выглядит компактно за счет свернутого дерева, блоки подзадач легко развернуть нажатием на кнопку:
Решения для задач крупного бизнеса
В крупной организации за годы работы накапливаются миллионы документов, и каждый день создаются еще тысячи. Для грамотной организации их содержания в Directum RX появились политики хранения и перемещения. В зависимости от количества документов и доступных ресурсов можно создать несколько хранилищ и гибко задать настройки, учитывая все особенности организации. Например, если документов много, но к большей части сотрудники обращаются редко, можно выделить:
- хранилище новых и оперативных документов, которые часто меняются. Оно размещается на мощном сервере;
- хранилище редко используемых документов, которые не менялись более года. Для экономии ресурсов его можно разместить на более медленных дисках.
Крупные компании с несколькими дочерними организациями могут ограничить доступ сотрудников к организационно-штатной структуре и тем самым сохранить ее конфиденциальность. Кроме того, заполнять поля становится удобнее: для выбора в списке доступны только сотрудники из одной организации. Также снижается нагрузка на топ-менеджеров и сокращается количество задач, отправленных по ошибке.
Кроссплатформенность и удобство администрирования системы
Развиваются механизмы электронного подписания. Реализовано подписание сертификатами RSA и ГОСТ 2012 в операционных системах macOS и Linux. Для повышения безопасности и соответствия всем нормативным требованиям поддерживается расширенный стандарт электронных подписей со штампом времени CAdES-T. Штамп времени создания подписи — атрибут, который гарантирует действительность сертификата на момент подписания:
Также поддерживается стандарт CAdES-XL, который обеспечивает офлайн-доступ ко всей информации о сертификатах и отзывах, необходимых для проверки подписи.
Продолжается развитие в части кроссплатформенности и импортонезависимости. Теперь базовые серверные службы Directum RX работают в операционных системах на базе Linux.
Для администратора появился новый инструмент — список активных пользователей. В нем отображаются сотрудники, которые сейчас работают в системе, и время их последней активности. Также администратор может завершить сеанс работы пользователя, например, когда из соображений безопасности требуется экстренно закрыть его доступ к системе.
Решение «Мониторинг системы Directum RX» — дополнительная гарантия стабильности работы системы. В нем появился дашборд со статистикой работы пользователей, который показывает количество уникальных пользователей и пики их активности. Теперь проще определить количество подключенных пользователей за период, проанализировать нагрузку на серверы и при необходимости увеличить аппаратную мощность.
***
Directum RX — это современная интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. С каждой версией функциональные возможности расширяются, а адаптация под конкретные задачи становится проще, чтобы работа была комфортной для всех пользователей.
