Directum RX Intelligence в «СМ-Клиника»:
ИИ для работы с договорами и первичными документами

Сеть медицинских центров «СМ-Клиника» использует и самостоятельно развивает решения Directum с 2020 года — для управления внутренними аудитами, работой с персоналом, договорными процессами и делопроизводством.

В 2023 году в холдинге приняли решение ускорить бизнес-процессы по работе с договорными и первичными учетными документами с помощью искусственного интеллекта — для этого компания перешла на вариант поставки системы Directum RX Intelligence.

Предпосылки проекта

Специфика бизнеса компании подразумевает большой объем работы с контрагентами, особенно в сфере маркетинга и рекламы. Ежемесячно холдинг заключает новые договоры с поставщиками, обрабатывает 600–700 счетов на оплату. Главной задачей ИИ-механизмов Directum RX Intelligence стало сокращение трудозатрат отдела делопроизводства и ускорение процессов.

Решение задач

В «СМ-Клиника» есть собственный штат специалистов, которые занимаются обновлением версий, поддержкой и развитием ИТ-систем компании. Поэтому переход на Directum RX Intelligence не составил большого труда и прошел быстро.

Работа с контрагентами

Ранее все контрагенты холдинга заводились в учетной системе 1С:ERP, для чего требовалось отправлять по email ответственным запросы на создание карточек организаций. Каждый входящий счет в учетной системе проходил как новый договор, что вызывало путаницу и трудности в обработке договорных и первичных документов.

Чтобы оптимизировать процесс, в компании решили сосредоточить работу с контрагентами в Directum RX и настроить интеграцию с 1С:ERP:

• создавать организации и договоры первоначально в Directum RX;
• связывать карточки контрагентов, рамочные договоры, дополнительные соглашения, первичные и закрывающие документы между собой с соблюдением иерархии;
• передавать данные о контрагентах, договорах и счетах в фоновом режиме в 1С:ERP.

Встроенные в Directum RX коннекторы к сервисам ЭДО позволили компании на 60% увеличить трафик электронного обмена с контрагентами. Через Directum RX «СМ-Клиника» приглашает организации подключиться к внешнему документообороту и настраивает обмен. За счет этого ускорились договорные процессы холдинга и упростился контроль отгрузок товаров и оказания услуг.

ИИ в договорной работе

Договорной процесс «СМ-Клиника» включает этапы согласования, подписания и рассмотрения замечаний. До цифровизации содержание проверяли «вручную» юристы, что занимало 1–2 дня на каждый документ. После внесения правок договоры парафировались, что также требовало дополнительного времени и усилий.

За счет функции интеллектуального сравнения документов в Directum RX Intelligence компания смогла отказаться от этапа парафирования, благодаря чему ускорила согласование договоров. Теперь сотрудники могут сравнивать документы в электронном виде и больше не тратить на это несколько дней. Если ранее весь процесс согласования мог затянуться до месяца-полутора, то теперь он занимает не больше недели.

Новый вид документа «заявка» в системе помог улучшить контроль над дополнительными заказами к договору и ускорить их обработку. Такие документы согласуются по отдельным регламентам на уровне руководителей, минуя множество этапов, и уже через 3–4 часа уходят на подписание контрагенту. Ранее процесс занимал 2–3 дня.

 

Мы внедрили регламенты для договорной работы, разработали 80 категорий и отдельные типы документов. Некоторые договоры, которые уже были согласованы юристами и финансистами с нашей стороны, пропускают пройденные этапы и согласуются за 1 день. Настройка категорий заявок и дополнительных заказов к рамочному договору сделала работу по ним прозрачнее.

Михаил Лиферов, «СМ-Клиника»

Электронные первичные документы

Холдингу «СМ-Клиника» требовалось настроить интеллектуальную обработку первичных учетных документов, поступающих из сервисов ЭДО.

Электронный документ, полученный через оператора электронного документооборота в Directum RX, нужно было захватить, обработать и вернуть обратно на тот же этап процесса, с которого его забрали на ИИ-обработку. При этом было важно не потерять протоколы обмена и не нарушить связи в процессе.

Чтобы связи не терялись и документ не дублировался, — в сервисе ЭДО и как результат распознавания в Directum RX — ИТ-команда холдинга разработала механизм фонового удаления дубликата.

В «СМ-Клиника» обучили ИИ-сервисы маршрутизировать первичные документы до конкретных исполнителей. За счет распознавания данных в строке «Грузополучатель» система сама, без участия человека, определяет адресата — процесс ускоряется, рабочее время экономится. Кроме того, поступившая «первичка» автоматически связывается с соответствующим договором в Directum RX, документы собираются в комплект. Далее ИИ-сервисы распознают все номенклатурные позиции и через интеграцию передают данные в учетную систему, где автоматически создается заказ поставщику.

Когда приходит универсальный передадочный документ или накладная, ИИ-сервисы также заносят их в систему и привязывают к договорному документу. Менеджер подтверждает поступление товара и соответствие накладной, отправляет документ на согласование. После подписания в электронном виде и отправки контрагенту сделка закрывается.

 

Мы своими силами обучили ИИ-сервисы распознавать акты выполненных работ и акты сверки. Таких документов у нас возникает особенно много в период сдачи отчетности, и нам важно, чтобы система могла понимать различия между ними. Поэтому мы сосредоточились на дообучении системы в этом направлении и смогли значительно улучшить качество распознавания.

Михаил Лиферов, «СМ-Клиника»

Кроме того, сотрудники «СМ-Клиника» могут прикреплять фотодоказательства выполненных работ при их приемке. Это помогает строить полноценную историю взаимоотношений с контрагентами и контролировать отгрузки.

Результаты и планы

В результате перехода на Directum RX Intelligence сеть медицинских центров «СМ-Клиника» упростила договорные процессы и улучшила контроль над ними:

• за счет ИИ-сравнения версий документов компания отказалась от парафирования договоров и ускорила их проверку с нескольких дней до часов;
• время на согласование и подписание договора сократилось с 1,5 месяцев до 1 недели;
• собственная ИТ-команда обучила ИИ-сервисы распознавать акты сверки и выполненных работ для более точного исполнения процессов по работе с контрагентами.

В дальнейшем компания планирует оптимизировать работу с отзывами и предложениями — выстроить автоматический сбор информации из различных внешних источников с ее маршрутизацией до ответственных. Еще одно направление для цифровизации — кадровые процессы. В системе будет организовано управление заявками на подбор персонала и полный цикл онбординга.