Directum RX повышает эффективность процессов в ГК «Гулливер»

В группе компаний полностью автоматизировали работу с договорными, нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами, а также ускорили взаимодействие с контрагентами. Об этих и других результатах внедрения Directum RX рассказала компания Softline.

ГК «Гулливер» — это супермаркеты «Гулливер», торговая сеть «Победа», офисные подразделения, логистические центры, автотранспортное предприятие и собственное производство «Фабрика Кухня». Вместе с постоянным развитием группы компаний растёт и количество договорных документов. Цифровизация работы с ними началась в 2020 году, за проект взялась компания Softline — партнёр Directum.

Команде предстояло сократить время, которое тратят сотрудники на создание и обработку документов, снизить количество ошибок при их оформлении, а также повысить исполнительскую дисциплину.

Совершенствовать процессы решили с помощью внедрения Directum RX. К преимуществам системы относится большой перечень готовых модулей и технических решений, которые позволяют не только автоматизировать канцелярию, но и перейти на цифровое взаимодействие в кадровых процессах, повысить эффективность коллективной работы с информацией в договорной и торговой деятельности, начать безбумажный документооборот с контрагентами с обеспечением юридической значимости.

В ходе проекта настроили интеграцию Directum RX с системами 1С, Run Retail, Active Directory. Теперь все входящие договоры автоматически выгружаются в систему, а исходящие составляются в пару кликов на основе готовых шаблонов. Договоры и сопроводительные документы связываются в единый комплект. Система сама подбирает подходящие шаблоны, систематизирует входящие документы при помощи интеллектуального механизма распознавания и автоматически заполняет электронные карточки документов.

Используя предварительно заданные настройки, Directum RX подсвечивает факты, на которые стоит обратить внимание, выделяя риски разного типа отдельными маркерами. Это существенно облегчает поиск.

Главный результат проекта — договорные процессы в ГК «Гулливер» переведены в электронный вид. В частности, сейчас в системе представлены 43 вида договоров, 27 — дополнительных соглашений, а также 52 правила согласования.

В Directum RX уже занесено 7000 документов, а доступ к ним получили 885 сотрудников. Для согласования они используют электронную подпись. При этом информация о контрагентах хранится внутри карточек, что позволяет отследить историю взаимоотношений с ними.

«Для любой организации важно грамотно выстроить работу с договорами. Именно от этого зависит качество взаимоотношений с партнерами и контрагентами, — рассказала Полина Дуйкова, руководитель направления СЭД/ECM компании Softline. — Чем крупнее бизнес, тем больше документов приходится обрабатывать его сотрудникам ежедневно. Если не переводить в цифру этот процесс, неизбежно возрастает риск ошибок и задержек согласования. С новыми инструментами Directum наши заказчики могут существенно упростить подготовку проектов договоров и сопутствующих бумаг, отслеживать все этапы согласования и подписания, осуществлять поиск документов и формировать досье в единой системе. Так работа становится управляемой и предсказуемой, а бизнес — более эффективным».

Мнением также поделилась Елена Долгова, менеджер проектов компании «Гулливер»: «Ранее инструменты ЭДО сводились только к ведению реестров в Excel. Необходимость в автоматизации возникла в связи с динамично растущим объемом документооборота и развитием компании с учетом удаленности регионов присутствия. Предложенное Softline решение полностью соответствовало выставленным бизнес-требованиям, часть процессов были разработаны с нуля и поставлены на рельсы под конкретные потребности компании. «Гулливер», безусловно, планирует развитие системы в нескольких направлениях. Прежде всего, это внедрение квалифицированной подписи в ЭДО при обмене с контрагентами и интеграция с 1С:ЗУП для реализации КДП».