Directum RX в BP Россия: единое информационное пространство управления задачами и документами.

Российское представительство одной из крупнейших нефтегазовых компаний мира перешло на облачный электронный документооборот. Все договоры и ключевые документы по закупкам теперь согласуются в системе Directum RX.

ВР — глобальная нефтегазовая компания, работающая более чем в 70 странах мира. ВР занимается геологоразведкой и добычей нефти и газа, переработкой и сбытом, инвестирует в проекты возобновляемой энергетики. В России ВР работает с 1990 года. С 2013 г. ВР является акционером компании «Роснефть» и осуществляет ряд совместных проектов со своим стратегическим партнером.

Основной целью внедрения СЭД стало повышение эффективности и прозрачности работы с документами. Компании требовалось организовать удобное хранение документов с соблюдением иерархии, связей между ними и быстрого поиска. Кроме того, нужны были инструменты для контроля затрат в разрезе подразделений и контроля лимитов при согласовании договорных документов в рамках утвержденных расходов по закупке.

Важными критериями при выборе системы стали поддержка английского языка и возможность работать с системой удаленно. В пользу Directum RX также сыграли удобный интерфейс и невысокая стоимость аренды сервисов – облачная СЭД не требовала высоких стартовых затрат.

Все задачи, которые руководство компании поставило перед командой проекта, были решены:

• организация архива электронных документов;
• миграция исторических данных;
• автоматизация процессов согласования договоров и счетов;
• отображение факта утверждения нового поставщика;
• интеграции с сайтом ЦБ РФ для загрузки актуального курса валют;
• интеграция с учетной системой Sun.

Основные требования удалось закрыть за счет базовых модулей Directum RX: Делопроизводство и Договоры. Для решения специфических задач сделали несколько доработок.

Согласование заявки на закупку

Сначала компания планировала автоматизировать только работу с договорами и входящими счетами. Но предпроектное исследование показало, что нужно добавить еще один процесс, как предшествующий первым двум, – согласование заявок на закупку. Для этого функиональность Directum RX была расширена: внесен модуль согласования заявки на закупку. Для этого были созданы новый тип документа «Заявка на закупку» (Sourcing Request) и новый тип задачи.

В рамках задачи согласуется закупка, определяется и одобряется поставщик по заявке.

Отдел закупок в режиме онлайн получает всю актуальную информацию по сформированным заявкам и статусе их исполнения:

Оперативный контроль и анализ работы с заявками в виджетах

Контроль лимитов

В DirectumRX теперь можно работать с лимитами по закупкам – появилась вкладка «Контроль затрат» (Spend control). Пользователи могут оперативно отслеживать, какая сумма была согласована в заявке на закупку, на какую сумму уже заключены договоры и доп. соглашения, на какую оплачены счета.

Затраты отображаются на одной вкладке документа

Учет курсов валют

Компания работает с четырьмя валютами: RUB, USD, EUR, GBP, поэтому в Directum RX реализовали загрузку курсов валют с сайта ЦБ РФ.

Курсы валют

Для анализа данных требовался общий знаменатель – им был выбран доллар США. Таким образом, суммы по заявкам, контрактным документам и входящим счетам получили общий эквивалент в виде американской валюты.

Согласование документов через электронную почту

Руководители компании работают в Outlook. Для этого была организована работа с СЭД через почту – согласующий получает входящее письмо в Outlook из системы Directum RX с просьбой рассмотреть документ, ответом он фиксирует свое решение, добавляет комментарии и отправляет сообщение обратно в Directum RX. Так, согласующие могут участвовать в процессе не заходя в систему и не меняя привычный для себя интерфейс. При таком согласовании лицензии Directum RX не требуются, соответственно компания экономит на лицензиях.

Работа через Microsoft Outlook

Кроме того, в рамках проекта была проведена миграция исторических договорных документов и входящих счетов на оплату, реализована интеграция с Sun Systems через обмен файлами в формате XML.

Сегодня к DirectumRX подключено 75 пользователей. Благодаря облачной архитектуре компании удалось снизить затраты на покупку отдельного сервера и начать работу в системе, в том числе с удаленным офисом. Руководитель отдела закупок полностью контролирует и имеет возможность отслеживать весь процесс. В планах компании – автоматизация финансового архива и кадровых процессов.

Несмотря на определенные ограничения системы, в целом Directum RX оправдал ожидания компании и успешно выполняет возложенные на него задачи.  Результатом внедрения проекта стало повышение эффективности работы департаментов компании, обеспечение оперативного взаимодействия сотрудников, обеспечение всестороннего контроля исполнения поставленных задач в системе. Создано единое информационное пространство; сокращены сроки рассмотрения и согласования документов; упрощены процедуры передачи документов внутри организации и поставщикам услуг; обеспечены возможности получения четкой информации о статусе запросов и документов; минимизированы возможности утери данных о статусе документов, внесенных в систему; снижены расходы, связанные с хранением и движением документов на бумажных носителях.