Directum RX в «Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск»: миграция делопроизводства на импортонезависимое ПО

ООО «Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск»— дочернее предприятие ПАО «Газпром», которое осваивает запасы углеводородов на шельфе Российской Федерации.

Подробнее

О компании

ООО «Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск» — дочернее предприятие ПАО «Газпром», которое осваивает запасы углеводородов на шельфе Российской Федерации. В рамках Восточной газовой программы разрабатывает месторождение Киринского блока сахалинского шельфа (проект «Сахалин-3»). Именно здесь впервые в отечественной практике углеводородное сырье стали получать с помощью подводного добычного комплекса.

Предпосылки проекта

С 2017 года в «Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск» для управления бизнес-процессами использовали систему Directum 5. Со временем «аппетиты» выросли, и в головной организации заговорили о важности цифровой трансформации, переводе в электронный вид остальных процессов, внедрении новых решений для работы с документами.

Так как сотрудники предприятия уже были знакомы с Directum, оптимальным выходом из ситуации стал переход на новое поколение системы Directum RX. Работы по миграции накопленных данных выполнила компания «МайТэк», генеральный партнер Directum с большим опытом внедрения продуктов и решений вендора на крупных предприятиях.

Цели и задачи

Проект миграции стартовал в «Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск» в августе 2022 года. Перед командой стояли задачи:

1. Внедрить новую платформу Directum RX и перенести из текущей версии системы данные справочников и документов, сохранив права доступа и историю работы с ними. Также требовалось выполнить миграцию базы данных с Microsoft SQL на Postgres Pro.
2. Перенести функциональность текущей версии системы в новую. Directum 5 была адаптирована под потребности и особенности работы заказчика. В рамках проекта требовалось спроектировать обновленную систему с учетом рефакторинга бизнес-процессов на современной платформе Directum RX, сохранив удобство работы для пользователей.
3. Перейти на отечественное общесистемное ПО под ОС семейства Linux, интегрировать его с онлайн-редактором Р7-Офис.

Решение

Работа с договорами и другими видами документов

В Directum RX создали 3 отдельных типа и 6 видов договорных документов со своими карточками и набором полей, в их числе:

• договор закупки расходный конкурентный, маркетинговое исследование;
• договор доходный;
• договор закупки расходный неконкурентный;
• спецификация, агентское поручение;
• дополнительное соглашение закупки;
• соглашение о конфиденциальности.

Плюс оптимизировали работу с остальными видами документов и объектами системы, такими как:

• входящие и исходящие документы;
• приказы и распоряжения;
• служебные записки;
• поручения;
• совещания;
• заявки на почтовое отправление;
• заявки на доверенность.

Согласование ПУД и заявок по инфобезопасности

Из Directum 5 в Directum RX перенесли функциональность по согласованию первичных учетных документов и заявок по информационной безопасности. При этом заявки автоматически отправляются по email заинтересованным сотрудникам.

Дополнительные задачи

Чтобы повысить удобство использования Directum RX, в системе актуализировали регламенты заказчика и создали более 150 вариантов этапов (с большим набором настроек, признаков, условий) для формирования гибких правил работы с документами. Также добавили возможность автоматической регистрации документов и их подписания УКЭП.

Для делопроизводителей создали отдельный реестр заданий по промежуточному контролю, расширили функциональность отчета «Контроль сроков исполнения поручений», доработали вычисление ответственных в поручениях в зависимости от исполнителя и саму корректировку поручений.

Внедрение новых блоков

«Коробочное» решение по управлению совещаниями незначительно доработали под требования заказчика. В частности, адаптировали шаблон протокола совещания и логику взаимосвязи между карточками «Совещания» и «Протокол совещания». Также внедрили новый блок по работе с актами сверки взаиморасчетов.

Результаты

В апреле 2023 года проект миграции успешно завершился. Сотрудники «Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск» начали работать в отечественной системе на базе российской ОС Alt Linux и совместимой с СУБД Postgres Pro, а также онлайн-редактором Р7-Офис.

1. Команда проекта перенесла в новую систему и оптимизировала необходимую заказчику функциональность.
2. В Directum RX мигрировали наиболее важные исторические данные — более 228 тыс. документов с сохранением связей и правами доступа.
3. Ведущие сотрудники со стороны заказчика прошли обучение в новой системе и успешно сдали аттестации. Сегодня в Directum RX работают около 650 пользователей.
4. Работники предприятия ежемесячно оформляют в системе от 5 до 7 тыс. документов и более 7 тыс. поручений.
5. Количество создаваемых в системе задач каждый месяц достигает 20 тыс.

Планы

Руководство «Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск» продолжит развивать бизнес-процессы компании на базе отечественной системы Directum RX. Так, планируется внедрить:

• интеллектуальные сервисы для обработки документов;
• комплекс решений для цифровизации межкорпоративного документооборота, в том числе «Финансовый архив»;
• конфиденциальное делопроизводство.

Исполнитель

Компания «МайТэк» (MT Group)— партнер компании Directum c 2010 года. C 2014 года — генеральный партнер, центр сертифицированного обучения и сертифицированный партнер-разработчик. Также МайТэк — авторизированный партнер Astra Linux.