Directum RX в IT-компании Dinord:
трансформация работы с документами
2
филиала компании
6
месяцев на миграцию со старой системы
34%
экономия времени на работу с документами
Dinord — ИТ-компания, которая предлагает инновационные бизнес-решения для целостной трансформации и оптимизации ИТ-архитектуры, бизнес-процессов и инфраструктуры.
Сегодня команда насчитывает более 100 специалистов различного профиля. Dinord более 10 лет оказывает комплексные услуги по всем направлениям сервиса и консалтинга. Партнер Directum.
Цели и задачи
Электронный документооборот используется в компании уже давно, но рост новых проектов, расширение портфеля решений и увеличение количества документации выявили потребность в замене ПО. В качестве нового решения в Dinord выбрали Directum RX.
Основная цель проекта — создать единую систему управления документами, повысить прозрачность процессов и увеличить эффективность работы подразделений.
В компании существует множество шаблонов документов и утвержденных маршрутов согласования. Под бизнес-процессы каждого отдела используется несколько систем. Для оперативной и качественной работы необходимо было:
- сохранить и без потерь перенести в Directum RX исторические данные;
- повысить эффективность обработки документов;
- ускорить работу пользователей;
- снизить затраты, связанные с дополнительными операциями по обмену документами.
Решение
Внедрением системы специалисты Dinord занимались самостоятельно. Переход был не только бизнес-необходимостью, но и возможностью протестировать возможности системы и выработать лучшие практики для коммерческих проектов заказчиков. Компания уже сейчас предлагает решения Directum в рамках партнерства.
Миграция со старой системы на Directum RX заняла 6 месяцев.
Договоры
Договорные процессы Dinord включают множество этапов, в них участвуют большое количество сотрудников. В старой системе было сложно настроить гибкие маршруты, поэтому согласование, подписание и рассмотрение замечаний длилось более двух недель на каждый документ.
При помощи сервиса интеллектуального сравнения документов от Directum юридический отдел Dinord смог сэкономить до 34% времени на проверке договоров. Если ранее весь процесс от согласования до отправки контрагентам мог затягиваться на неопределенные сроки, то теперь он занимает не больше пяти дней.
ЭДО с контрагентами
Встроенные в Directum RX коннекторы к сервисам ЭДО помогли компании ускорить электронный обмен документами между собственными филиалами и с внешними контрагентами. Сотрудники выбирают организацию и шаблон документа, а система автоматически заполняет нужные реквизиты. Такой подход исключает риск ошибок и упрощает работу.
Нестандарные решения на проекте
Во время перехода на Directum RX в Dinord возникла необходимость устранить дублирование документов. Дубли появлялись из-за того, что контрагенты отправляли документ на согласование по email и параллельно по ЭДО. Пока сотрудники Dinord вносили версию из email и отправляли ответ, контрагенты направляли тот же документ через сервис обмена, и в системе появлялся повтор.
Чтобы решить эту проблему, компания начала использовать штрихкоды и QR-коды. У Dinord два филиала, в зависимости от удобства каждый применяет один из вариантов. При отправке согласованного документа по почте наносится штрихкод, который система распознает и вкладывает документ в карточку как вложение. Если есть печатная версия документа, его сканируют, и система автоматически открывает этот документ в Directum.
Результаты
В результате перехода на Directum RX ИТ-компании Dinord удалось:
- упростить договорные процессы и улучшить контроль над ними;
- сократить время на перепроверку документов на 34% по сравнению с периодом до внедрения;
- снизить затраты ресурсов на необходимость сравнивать различные версии документов до 0%.
