Directum в Администрации Уфы — более 13 лет сотрудничества

Цели и задачи проекта

В 2007 году Администрация городского округа Уфы инициировала переход на электронный документооборот. Требовалась мощная система для полномасштабной цифровизации работы с социально-экономической сферой города.

Среди разработчиков систем была проведена конкурентная оценка решений, по результатам которой выбор остановился на Directum. Внедрением в Администрации Уфы занимался партнер компании Directum МУП «Муниципальный информационно-технологический центр». В настоящее время развитие системы ведет правопреемник МКУ «Центр информационных технологии ГО г. Уфа РБ.

Внутриведомственное взаимодействие — всегда на связи

На платформе Directum для ведомства была выстроена фундаментальная муниципальная информационная система, в которой сегодня создано больше 4 млн документов. В Directum работают и обмениваются документами:

• Администрация Уфы,
• ключевые муниципальные учреждения и предприятия,
• Администрации семи районов городского округа Уфы,
• обособленные подразделения Администрации Уфы.

В системе ведется классическое делопроизводство, работа с резолюциями, поручениями, согласуются проекты исходящей корреспонденции и нормативных актов. С Directum в муниципалитете стало меньше бумажных документов, выросла скорость принятия решений.

В период пандемии цифровизация помогла Администрации избежать остановки процессов из-за противоэпидемических мер, а также безболезненно перейти на удаленный режим работы и даже повысить качество оказания муниципальных услуг населению и бизнесу.

Для бесшовного взаимодействия с региональными органами власти Directum интегрирована с:

• системой межведомственного документооборота Республики Башкортостан;
• системами градостроительного комплекса (для согласования схем направлений инженерных сетей).

В Directum контролируется исполнение поручений руководителей муниципалитета и региона.

Работа с обращениями граждан

В системе обрабатываются обращения, поступающие через каналы экстренного взаимодействия: социальные сети руководства муниципалитета и региона, системы «Инцидент-менеджмент» и «Платформа обратной связи»

Через Directum организуется личный прием граждан первыми лицами городского округа с регистрацией всех вопросов и контролем исполнения решений.

Интеграция Directum с муниципальной автоматизированной информационной системой «РУБИН: Реестр муниципальных служащих» помогает противодействовать коррупции:

1. В Directum ведется мониторинг всех входящих писем (до 1 000 в день).
2. Система распознает признаки потенциального или реального конфликта интересов.
3. Ответственным специалистам приходит уведомление.
4. Сотрудники антикоррупционного подразделения проводят проверку и принимают меры по предотвращению или прекращению конфликта интересов.

На страже правопорядка — судебное делопроизводство

На платформе Directum ведется регистрация, учет и сопровождение дел на всех этапах судебного делопроизводства. Сквозной процесс охватывает весь жизненный цикл рассматриваемых дел: от получения повестки до принятия кассации или закрытия исполнительного производства.

В настоящее время в системе хранится информация на более чем 26 тыс. судебных дел. В процессах судопроизводства участвуют около 100 специалистов. Для их удобства было разработано веб-решение на платформе АИС «РУБИН», которое полностью интегрировано с Directum и позволяет получать данные из компоненты «Судебные дела» системы, находясь за пределами офиса.

Дополнительные возможности для граждан

Администрации Уфы ведет в Directum учет граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий или желающих на законных основаниях и безвозмездно получить земельный участок.

В системе выстроен сквозной процесс по регистрации заявлений на участие в государственных программах и фиксации факта получения поддержки. Учет и сопровождение электронных очередей ведется по десятку муниципальных, региональных и федеральных программ улучшения жилищных условий населения и предоставления земельных участков.

С 2014 года более 70 человек в 12 обособленных подразделениях управляют в Directum процессом расселения граждан из аварийного жилья. В системе содержится информация по 9 региональным и федеральным программам расселения из аварийного жилья за 2008-2021 годы, а это более 700 домов, 5,5 тыс. квартир и 11 тыс. человек.

Перспективы проекта

В 2020 году прошел пилотный проект внедрения процесса обработки больших данных из обращений граждан, накопленных в Directum. Результат — индикаторная карта муниципалитета с разбивкой на соты (области карты), отражающие очаги напряжения по актуальным проблемам.

Руководство планирует использовать интерактивный инструмент для экспресс-анализа ситуации в городе. Проект вошел в ТОП-20 Акселерационно-образовательной программы развития антикризисных лидеров и команд цифровой экономики «КЛИК» 2020, обойдя почти 500 конкурсных кейсов.