DIRECTUM в К-рауте: удобная работа с документами

Компания Avis Expert, сертифицированный партнер DIRECTUM, завершила проект внедрения СЭД в К-рауте, российском подразделении компании Rautakesko финского концерна Kesko. В результате работа с документами стала упорядоченной и более прозрачной, повышена защита информации от несанкционированного доступа.

Концерн Kesko основан в 1940 году, является ведущим торговым оператором стран Скандинавии. Деятельность Kesko включает торговлю продуктами питания, товарами для ремонта и строительства, автомобилями, а также торговлю в формате универмагов.

К-раута – российское подразделение Rautakesko – одного из наиболее динамично развивающихся подразделений международного концерна Kesko. В настоящее время в России работает 13 гипермаркетов К-раута формата DIY.

Компании с расширенной торговой сетью необходимо поддерживать внутренние бизнес-процессы. Длительное согласование документов в бумажном виде, отсутствие централизованного хранения электронных копий утвержденных договоров, доверенностей, длительный поиск документов – эти причины стали основой для принятия решения об автоматизации документооборота.

«Ведение торговой деятельности связано с обработкой большого объема договорной документации, поэтому главная задача, которую мы хотели решить с помощью СЭД – упорядочить работу с договорами, – комментирует финансовый директор Анна Афонина. – Нам нужна была система с простым и понятным интерфейсом, расширенным функционалом и оптимальной ценой».

Выбор систем проходил посредством тендера, в котором участвовали системы NauDoc, DocsVision, DIRECTUM.

«Также для нас был важен опыт внедрения системы в крупных торговых компаниях и отзывы клиентов, – продолжает Анна Афонина. – Пообщавшись со специалистами Avis Expert и клиентами этой компании, в частности VBH (ФАУБЕХА), мы сделали однозначный выбор в пользу DIRECTUM».

В марте 2013 года компания Avis Expert – сертифицированный партнер DIRECTUM – начала работы по внедрению ECM-системы в К-рауте.

На первом этапе внедрения специалисты Avis Expert автоматизировали работу с организационно-распорядительной документацией и служебными записками. Согласование, исполнение и контроль приказов, распоряжений, служебных записок – все эти процессы сейчас осуществляются в СЭД DIRECTUM. Большинство документов проходит согласование по заранее настроенным стандартным маршрутам, что позволяет исключить потерю информации. Также система позволяет облегчить работу по ознакомлению сотрудников с принятыми решениями.

Благодаря использованию функционала бизнес-решения «Управление договорами» договорные документы своевременно согласуются и подписываются. Для автоматизации процесса управления договорами были реализованы три совершенно разных подпроцесса:

• договоры с поставщиками товара;
• общехозяйственные договоры и договоры с оптовыми покупателями;
• согласование заявок на выдачу товарного кредита для оптовых покупателей.

Кроме того, оценка и согласование поставщиков также ведется в системе, что упрощает доступ к тендерной и учредительной документации и делает процесс выбора поставщика более прозрачным.

Помимо этого, руководству К-раута было важно автоматизировать процесс управления доверенностями. В результате, все исходящие доверенности готовятся и согласовываются непосредственно в системе, и автоматически заносятся в реестр, контролируются сроки действия выданной доверенности.

Наряду с автоматизацией ключевых процессов были реализованы задачи по интеграции СЭД DIRECTUM и 1С: Зарплата и Управление персоналом 8.2, SAP R3, веб-сервисами Центробанка.