DIRECTUM в ОАО "АКИБАНК" переведен в промышленную эксплуатацию

Акционерный коммерческий ипотечный банк АКИБАНК (открытое акционерное общество) (г. Набережные Челны) - это крупный региональный банк с уставным капиталом 825,5 млн. рублей. Он имеет шесть филиалов в различных городах России, в том числе в Москве и Казани. "Национальный банковский журнал", издаваемый под патронажем Ассоциации Российских банков, ставит АКИБАНК на 38 место в рейтинге самых финансово-стабильных коммерческих банков.

Высшее руководство ОАО "АКИБАНК" всегда стремилось использовать в работе банка передовые комплексы программных средств повышения эффективности бизнеса. Проанализировав текущее положение дел по работе с документами, высшее руководство решило внедрить в повседневную работу банка систему электронного документооборота. ИТ-специалисты банка в течение полугода анализировали широкий спектр продуктов данного класса. В результате руководством банка из всех систем электронного документооборота самым оптимальным по совокупности преимуществ (как предоставляемых услуг, так и программного решения) было признано предложение компании DIRECTUM. Начальник отдела информационных технологий Глухов В.Н. отметил: "Лично мне в системе очень понравились ее легкость настройки, гибкость в использовании и разнообразные механизмы работы с удаленными филиалами – репликация и Web-доступ".

Внедрение в ОАО "АКИБАНК" системы DIRECTUM состояло из нескольких этапов. Было проведено комплексное исследование банка, по результатам которого сотрудники компании DIRECTUM разработали проект внедрения с рекомендациями по оптимизации документооборота. Параллельно проходило обучение пользователей сотрудниками компании DIRECTUM, а затем и специалистами отдела информационных технологий банка. Далее последовал этап опытной эксплуатации системы DIRECTUM. В ходе него были отработаны все механизмы взаимодействия сотрудников банка при использовании новой технологии работы с документами.

На этапе опытной эксплуатации большую роль сыграла поддержка со стороны руководителей управлений банка, которые не только сами активно включились в работу в системе DIRECTUM, но и требовали этого от своих сотрудников.

В настоящее время система DIRECTUM переведена в промышленную эксплуатацию. Эффект от внедрения системы DIRECTUM стал виден сразу. Ощутимо сократился бумажный документопоток внутри организации. Вся работа по созданию и согласованию документов переведена в электронный вид, внутренние документы (служебные записки) существуют только в системе DIRECTUM. Приказы по основной деятельности в бумажном виде имеются только в деле, любой сотрудник банка может ознакомиться с ними в электронном виде в системе DIRECTUM. Все журналы регистрации входящих и исходящих документов переведены в электронный вид. Пришедшие в банк документы после вынесения резолюции высшим руководством сканируются и рассылаются исполнителям в системе DIRECTUM. Таким образом, исключена потеря пришедшего документа. Чтобы согласовать документ с несколькими сотрудниками, теперь не обязательно добиваться личной встречи с каждым из них, достаточно отправить им документ в задании на согласовании и указать срок его выполнения.

Руководство банка получило эффективный механизм контроля исполнения поручений (заданий). Также можно анализировать (и в ретроспективе, и при подписании документа) уже принятые решения: кто и что предлагал, кем и что было сделано. База знаний организации поднялась на новый уровень: можно работать не только с самой информацией, но и анализировать способы ее получения и использования с помощью различных отчетов.

Возрос уровень безопасности информации за счет автоматического сохранения истории работы с документами (и возможности ее анализа), централизованного обслуживания всей базы данных банка и централизованного хранения ее резервных копий.

Система DIRECTUM предоставляет различные варианты работы организации с территориально удаленными подразделениями: репликацию, Web-доступ. Это позволило оптимальным образом организовать единое информационное пространство работы банка со всеми его филиалами. К общему хранилищу данных в головном банке (г. Набережные Челны) через Web-доступ подключено пять удаленных филиалов, расположенных в разных городах России. Всего таким способом эксплуатируется 75 рабочих мест. А наиболее крупный Казанский филиал использует 25 рабочих мест и работает с головным банком, используя репликацию данных. Теперь, даже находясь в командировке, любой сотрудник банка может пользоваться необходимой ему корпоративной информацией.

В результате проделанной совместной работы можно говорить об успешном достижении целей, поставленных руководством банка при приобретении корпоративной системы электронного документооборота DIRECTUM.