DIRECTUM в ОАО «Славянка»: автоматизация процессов многофилиальной компании

Компания TANAIS, сертифицированный партнер DIRECTUM, завершила внедрение ECM-системы в управляющей компании ОАО «Славянка». В результате проекта в электронный вид переведены процессы делопроизводства, договорной и тендерной работы, систему используют более 800 сотрудников компании.

Открытое акционерное общество (ОАО) «Славянка» – крупнейшее предприятие России в сфере жилищно-коммунального хозяйства. Основное направление деятельности компании – управление специализированным жилищным фондом Министерства обороны РФ, эксплуатационное содержание и комплексное обслуживание казарменно-жилищного фонда и сетей водоснабжения военных городков. Обособленные подразделения компании – 37 филиалов, ремонтно-эксплуатационные районы и участки – располагаются по всей территории России от Калининграда до Владивостока.

Задачи проекта

Интенсивное развитие бизнеса, появление множества новых партнеров и заказчиков повлекли за собой усложнение бизнес-процессов ОАО «Славянка» и увеличение объема обрабатываемых документов. Для систематизации информации, ускорения работы с документами и контроля бизнес-процессов руководство предприятия приняло решение о внедрении ECM-системы DIRECTUM. Исполнителем работ выступила компания TANAIS, сертифицированный партнер DIRECTUM.

С помощью системы предстояло:

• автоматизировать делопроизводство и договорную работу;
• обеспечить поддержку процессов подготовки и проведения тендеров;
• организовать взаимодействие сотрудников удаленных подразделений предприятия.

Кроме того, было необходимо интегрировать DIRECTUM с корпоративными информационными системами предприятия.

Проектные решения

Делопроизводство

С помощью DIRECTUM в компании автоматизированы процессы делопроизводства. Сотрудники канцелярии отмечают упрощение и ускорение работы в части:

• регистрации входящих и исходящих документов, вынесения резолюций;
• контроля исполнения решений по организационно-распорядительной документации;
• согласования служебных записок;
• отправки и исполнения поручений.

Для каждого из процессов – от согласования внутренних документов до отправки поручений – разработан и внедрен свой маршрут, в рамках которого по заданной логике система генерирует задания для исполнителей и контролеров.

Благодаря синхронизации данных о пользователях из учетной системы 1С:Зарплата и управление персоналом, а также из службы каталогов Active Directory в DIRECTUM, в ECM-системе находится только актуальная информация по сотрудникам ОАО «Славянка».

Управление договорной и тендерной документацией

В результате автоматизации все процессы по управлению договорами на предприятии переведены в электронный вид. Согласование договорной документации ведется по настроенным маршрутам.

Сотрудники ОАО «Славянка» отмечают повышение прозрачности договорных процессов:

• все данные по договорной деятельности предприятия удобно организованы и всегда под рукой у пользователей;
• стало проще контролировать оплаты по уже заключенным договорам и планировать бюджет на будущие периоды;
• появилась возможность выгружать отчетность по заключаемым договорам в разрезе различных критериев.

Для упрощения работы с тендерной документацией был разработан пользовательский справочник заявок на закупку. С помощью заявок пользователи формируют пакет необходимых закупочных документов и запускают нужный договорной процесс.

Взаимодействие удаленных подразделений и сотрудников

Территориально распределенная структура ОАО «Славянка» требовала подключения к DIRECTUM удаленных подразделений и сотрудников с разъездным характером работы.

Те, кто временно находится вне офиса (в командировке, дома или в дороге), а также те, кому для работы достаточно облегченной функциональности, работают в DIRECTUM через интернет с помощью веб-клиента. Режим терминального доступа, при котором пользователи удаленно взаимодействуют с рабочим столом Windows и системой DIRECTUM, используется сотрудниками распределенных филиалов.

Чтобы обеспечить безопасность информации в системе, команда внедрения реализовала разбивку групп пользователей по филиалам, функциональным обязанностям и ролям и настроила для этих групп соответствующие права доступа к информационным ресурсам.

Результаты

Сегодня в DIRECTUM работает более 800 сотрудников ОАО «Славянка». Для одновременного обучения большого числа новых пользователей был разработан и апробирован комплекс видеокурсов и текстовых инструкций.

Система DIRECTUM положительно повлияла на исполнительскую дисциплину сотрудников. За счет ускорения процессов и контроля рабочих действий значительно повысилась скорость и качество обслуживания клиентов управляющей компании.

Важным фактором успеха проекта стало то, что руководство компании и ведущие пользователи системы активно включились в процесс внедрения – тестировали, высказывали свои пожелания. Благодаря прямому диалогу пользователей и специалистов по внедрению, в системе появились возможности, наиболее точно отвечающие специфике процессов ОАО «Славянка».