DIRECTUM в ОАО «Сургутнефтегаз» – управление документами в компании мирового масштаба
ECM-система DIRECTUM стала не просто связующим звеном для десятка информационных систем ОАО «Сургутнефтегаз», а базой для автоматизации сквозных бизнес-процессов и создания единого стандарта управления документами. Экономия временных, трудовых и материальных ресурсов на каждом этапе повлекла за собой ряд других улучшений. Учитывая масштабы компании, эффект от проекта будет нарастать с каждым годом.
ОАО «Сургутнефтегаз» – одна из крупнейших нефтяных компаний России, активно развивающая секторы разведки и добычи нефти и газа, переработку газа и производство электроэнергии, производство и маркетинг нефтепродуктов, продуктов нефте- и газохимии. На долю компании приходится около 12% добычи нефти и 20% газа, добываемых в России.
На сегодняшний день численность сотрудников предприятия составляет более 100 000 человек, а структура компании включает десятки подразделений. Стабильную и слаженную работу столь большой команды обеспечивает единая информационная система (ЕИС) ОАО «Сургутнефтегаз» – это более 200 программных продуктов, интегрированных между собой.
Единая платформа для автоматизации различных бизнес-процессов
Деятельность любого предприятия, независимо от масштаба, можно представить в виде набора бизнес-процессов и задач в рамках реализации процессов. Каждая задача, как правило, выполняется на основании поступающих документов, и при отсутствии общей концепции документооборота типовые документы обрабатываются по отдельности. Это ведет к их многократному тиражированию как в электронном, так и в бумажном виде, вызывает трудности в получении актуальной информации о состоянии работ. Автоматизации делопроизводства недостаточно, требуется комплексный подход для управления информацией различных направлений деятельности: от организационной до основного производства и управления персоналом.
В условиях роста и развития, важной стратегической задачей для «Сургутнефтегаза» стало создание единой платформы для автоматизации документооборота в сквозных бизнес-процессах. На ранней стадии ее реализации были определены основные задачи:
- сокращение времени доставки и рассмотрения документа, как следствие более быстрое принятие ключевых управленческих решений;
- контроль своевременности выполнения поручений;
- создание механизмов защиты документов в электронном виде и информации о них;
- контроль и безопасность использования информации;
- создание системы актуализации данных (справочной информации), необходимых для корректной подготовки документов;
- оперативное реагирование на отсутствие сотрудников, например, когда они в отпуске или на больничном, позволяющее снизить риски несвоевременного выполнения выданных поручений;
- обеспечение бесперебойной работы всем пользователям компании.
В 2010 году сотрудники компании DIRECTUM вышли с предложением решения поставленных задач. Перед организацией тендера были проведены совместные работы по проработке и реализации прототипа миграции всех документов и поручений из ранее внедренной системы в DIRECTUM, а также прототипа интеграции модуля управления персоналом – SAP HR. Успешное выполнение данных работ стало весомым фактором при принятии окончательного решения о внедрении системы DIRECTUM.
Игорь Вагин, заместитель начальника управления ПУ «СургутАСУнефть», отмечает:
«Уникальность проекта состоит в том, что предыдущую систему мы одномоментно меняли на новую, сохранив при этом всю информацию о движении документов и поручений. Учитывая масштабность задачи, около 11 миллионов документов и 14 миллионов поручений, было решено организовать почасовой мониторинг всего процесса миграции, которая выполнялась около 7 дней. Весь руководящий состав и ведущие ИТ-специалисты работали посменно в режиме 24 часа в сутки.
И каждый час выдавались сводки заинтересованным руководителям и специалистам, включая и компанию DIRECTUM.»
Интеграция DIRECTUM в единую информационную систему
У любого крупного промышленного предприятия особое место в ИТ-инфраструктуре занимают системы класса ERP. Интеграция DIRECTUM с автоматизированными системами управления производственными, финансовыми, кадровыми процессами в рамках ЕИС ОАО «Сургутнефтегаз» обеспечила реальное снижение затрат и рисков расхождений при работе с документами.
Алексей Ардамин, заместитель начальника управления делами по нормативному обеспечению и автоматизации процессов управления документами ОАО «Сургутнефтегаз»:
«В нашей компании переплетаются сотни бизнес-процессов, немалая часть которых автоматизирована.
Нам необходимо было построить управление документами через ЕСМ-систему таким образом, чтобы обеспечить единые принципы обработки документов по различным направлениям деятельности, создать единое информационное поле с другими крупными системами компании, централизованно управлять изменениями программного обеспечения, справочными данными, полномочиями пользователей.»
Количество реализованных интеграционных решений, их оказалось более 10, уникально для систем ECM-класса и ранее не имело аналогов.
Примеры интеграционных решений, реализованных в ОАО «Сургутнефтегаз»
Интеграция DIRECTUM с техническими системами мониторинга инфраструктуры и системами поддержки пользователей обеспечила бесперебойную работу большого числа единовременно работающих пользователей, а также гарантировала успешное выполнение автоматизированных бизнес-процессов.
Благодаря интеграции DIRECTUM в ЕИС компании решены важные задачи:
-
В любой момент времени информация о работниках компании актуальна и доступна. Поддерживать в актуальном состоянии информацию о сотнях тысяч работников и организационной структуре компании – первоочередная задача, так как ни один процесс управления документами не может выполнятся без ее использования. Актуальная организационная структура и данные по работникам позволяют регулировать правильность назначения прав доступа на документы. В режиме реального времени из системы управления персональными данными SAP HR в систему DIRECTUM синхронизируется подробная информация о персонале и рабочем расписании.
-
Управление полномочиями пользователей осуществляется централизованно и максимально автоматизировано. Ведение полномочий пользователей системы DIRECTUM организовано через систему SAP IdM. Логические объекты SAP IdM в системе электронного документооборота представляют собой группу пользователей с определенными правами доступа на папки организационных единиц, общие документы, определенные отчеты и сценарии, устанавливается фильтрация на справочники. Назначение полномочий пользователям в системе осуществляется в автоматическом режиме в зависимости от роли пользователя – делопроизводитель, пользователь, руководитель и в зависимости от организационного присвоения.
-
Контент легкодоступен. Ежедневно в системе создаются тысячи документов, только скан-копий более 6 000. Еще одно интеграционное решение с ABBYY Recognition Server решает задачу полнотекстового распознавания электронных документов в DIRECTUM, потому что поиск по реквизитам не всегда удобен – по прошествии времени забывается от кого и когда документы были получены, кем созданы.
-
Бесперебойная работа системы в режиме 24/7. Архитектура системы DIRECTUM построена таким образом, чтобы оптимально распределить нагрузку. Поэтому службы системы, а их в ОАО «Сургутнефтегаз» порядка 30, установлены на более чем 30 серверах. В режиме реального времени ведется мониторинг состояния компонент системы в Microsoft System Center Operations Manager (SCOM). Уведомления об опасных и критичных значениях работы клиентского программного обеспечения показателей автоматически днем и ночью направляются ответственным работникам. Всего через SCOM ежеминутно выполняется мониторинг порядка 100 показателей работоспособности системы.
Шумцов Александр, заместитель начальника отдела внедрения СВТ, АСУ и ТК технического управления ОАО «Сургутнефтегаз»:
«Независимый 3-уровневый ИТ-ландшафт из среды разработки, тестирования и рабочей среды обеспечивает исполнение этапов техпроцесса поддержки и постоянного развития системы.
Еще на начальной стадии работ специалисты DIRECTUM провели сайзинг, определив плановые показатели нагрузки и требования к аппаратной части. Перед запуском системы в опытно-промышленную эксплуатацию проводилось нагрузочное тестирование, которое имитировало максимальную нагрузку на систему и оборудование. Результаты тестирования подтвердили правильность выбранной конфигурации и способность системы выдерживать высокую нагрузку.
Грамотно выстроенная архитектура с оптимальной программно-аппаратной конфигурацией и постоянный мониторинг состояния показателей «здоровья» ИТ-инфраструктуры в Microsoft SCOM обеспечивают надежную круглосуточную работу системы DIRECTUM. Это позволяет принимать решения о дальнейшем развитии функциональности и масштаба системы, в том числе уверенно выполнять плановые работы по обновлению версий прикладного и системного программного обеспечения.»
Система DIRECTUM обеспечивает работу 20 000 пользователей
На текущий момент DIRECTUM охватывает не только делопроизводство, но и не типичные для ECM-систем процессы, например, управление проектно-сметной документацией (ПСД). В ее согласовании принимают участие как минимум три стороны: структурное подразделение «Сургутнефтегаза», проектный институт «СургутНИПИнефть» и Аппарат управления. Готовый пакет ПСД распечатывался как минимум в 3 экземплярах, и дальнейшее согласование также происходило на бумаге. В силу территориальной распределенности участников все процессы затягивались. DIRECTUM же уменьшает время на создание типовых документов и согласование, полностью исключает потерю документов. Организовано единое структурированное хранилище ПСД, при необходимости пользователи за несколько секунд найдут по уникальным атрибутам необходимые экземпляры.
Выстроить эффективную работу с кадровыми документами также помогла ECM-система. Кроме ускорения процессов, пользователи получили единую классификацию документов и удобный механизм работы с ними. Обеспечена безопасность данных за счет разграничения прав доступа и соблюдены все требования, предъявляемые к работе с конфиденциальной информацией.
По результатам проведенных работ создана уникальная система управления документами ОАО «Сургутнефтегаз», способная обеспечить совместную работу более 20 000 сотрудников компании. Масштаб проекта не только в достигнутых технических и технологических показателях, но и в затраченных ресурсах – над проектом работали порядка 60 специалистов ОАО «Сургутнефтегаз», более 100 сотрудников компании DIRECTUM и 10 партнеров вендора.
Высокий уровень внимания проекту уделен и со стороны всего руководящего состава и ведущих специалистов.
Гимранов Ринат, начальник Управления ИТ ОАО «Сургутнефтегаз»:
«Наша компания придает большое значение сотрудничеству с российскими производителями, до 85% покупаемых ОАО «Сургутнефтегаз» услуг приходится именно на отечественные компании. Поэтому, нам особенно приятно, что в России есть производители, готовые взять на себя ответственность за такой крупный проект. Компания DIRECTUM полностью оправдала наше доверие. Особенно хочется отметить эффективность работы команды DIRECTUM – профессиональная и правильно выстроенная работа, четкое понимание наших требований, позволила достичь всех поставленных целей».
ОАО «Сургутнефтегаз» по достоинству оценило совокупный эффект от внедрения DIRECTUM:
- время доставки документа на рассмотрение адресату сокращено с 60 часов до нескольких минут, соответственно сократилось время на рассмотрение документов и принятие решений;
- внедренный процесс контроля исполнения поручений позволил в разы уменьшить процент неисполненных (исполненных не в срок) поручений;
- в 8 раз сократился объем документов, направляемых в бумаге;
- риски, связанные с некорректным оформлением документа сведены на «нет» благодаря использованию более 250 шаблонов документов.
Заместитель начальника Управления ИТ ОАО «Сургутнефтегаз» Лариса Лаптун дала оценку результатам проекта:
«DIRECTUM позволяет нам развивать внутренний электронный документооборот, и для этого необходимы не только внедрение и настройка системы, но и пересмотр регламентирующих документов и стандартов компании, определяющих взаимодействие между исполнителями и правила работы с документами.
ECM-система значительно повышает степень защиты информации за счет использования персонального и ролевого принципа назначения прав доступа к документам, существующих механизмов идентификации и проверки подлинности пользователей, применения средств защиты от несанкционированного копирования и распространения документов.
Проект реализован сложный, поэтому в 2015 году нам необходимо уделить особое внимание обеспечению надежной и бесперебойной работы системы. В этом направлении уже запланированы совместные с компанией DIRECTUM работы по мониторингу системы и аудиту производительности.»
Проект внедрения в ОАО «Сургутнефтегаз» был представлен на DIRECTUM Awards 2014. Сообщество и экспертный совет высоко оценили масштаб работы и разработанные решения. Этот проект стал бесспорным победителем в своей номинации и признан лучшим за всю историю проведения конкурса. Проект уникален по количеству охватываемых процессов и пользователей, по сложности реализации, а по масштабу комплексного внедрения ECM-системы практически не имеет аналогов в России.
