Система DIRECTUM в ООО "УдмуртРегионГаз" переводится в промышленную эксплуатацию

В ООО "Удмуртрегионгаз" успешно завершена опытная эксплуатация системы электронного документооборота DIRECTUM. Система переводится в промышленную эксплуатацию.

Руководство ООО "Удмуртрегионгаз" в ходе пилотного проекта убедилось в правильности выбранной стратегии: на современном предприятии для оперативного и обоснованного принятия решений необходима система электронного документооборота, и система DIRECTUM отвечает всем установленным требованиям.

В ходе опытной эксплуатации, благодаря наличию в DIRECTUM инструментария были проведены модификации, учитывающие особенности работы с документами на предприятии, проведены настройка, обучение ведущих пользователей от каждого отдела и администраторов, отработаны схемы работы с документами.

В ходе опытной эксплуатации особое внимание было уделено следующей особенности предприятия: организация ведет обширную переписку с потребителями газа, в число которых входят практически все предприятия Удмуртской Республики. Ни одно письмо не должно остаться без ответа. Используя систему DIRECTUM, по каждому документу, выданному поручению можно найти исполнителей, отследить ход работ, и найти ответные документы. Система позволила более четко разграничить полномочия сотрудников и их ответственность за выполняемые работы. При таком количестве партнеров, как в ООО "Удмуртрегионгаз", существуют документы, которые отправляются в несколько организаций одновременно, для таких случаев была добавлена возможность отражать в системе нескольких корреспондентов для одного документа.

С потребителями работают все подразделения, и каждое из них ранее хранило свою переписку у себя. Собрать все документы по одной организации было практически невозможно. С появлением системы DIRECTUM такая возможность появилась.

С введением системы в промышленную эксплуатацию ознакомление и согласование документов внутри предприятия переводится в электронный вид, благодаря чему уменьшается количество бумажных документов на столах сотрудников, повышается культура работы с документами, снижается риск потери документов.

Значительный эффект от внедрения системы электронного документооборота отмечают работники юридического отдела. Они получили быстрый и удобный доступ к нужным документам, и возможность выборки документов по заданным параметрам. Такая возможность есть в системе благодаря хранению не только содержимого документа, но и его основных реквизитов, которые можно настраивать под особенности предприятия.

Система DIRECTUM автоматизирует не только работу с электронными документами, но и регистрацию бумажных документов. После регистрации работа с входящими бумажными документами в ООО "Удмуртрегионгаз" заканчивается, исполнителям документы отправляются в электронном виде.
По результатам опытной эксплуатации было решено установить систему DIRECTUM на все рабочие места предприятия, которых насчитывается более 50-ти. На этом взаимодействие компании DIRECTUM и ООО "Удмуртрегионгаз" не прекращается. Система DIRECTUM развивается, учитываются пожелания пользователей, добавляются новые возможности. В течении года все обновления будут поставляться бесплатно в рамках абонентского обслуживания. ООО "Удмуртрегионгаз" тоже не стоит на месте, дальнейшая настройка системы на предприятии будет делаться штатными программистами, при необходимости будут задействованы специалисты компании DIRECTUM.