DIRECTUM в Российской правовой академии Минюста РФ

Специалисты направления ЭДО ГК «Намип» завершили проект внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM в Российской правовой академии Минюста РФ.

Российская правовая академия Министерства юстиции РФ (РПА) была основана в 1970 г. На сегодняшний день представляет собой образовательное и научное учреждение Министерства юстиции Российской Федерации, являющееся одним из ведущих юридических вузов России. РПА расположена в Москве, занимает 4 здания в разных районах города, также имеет 14 филиалов. Всего в Академии насчитывается 73 структурных подразделения (включая филиалы, колледж, факультеты, кафедры и т.д.).

Для повышения эффективности взаимодействия руководство поставило задачу автоматизации документооборота, реализовать которую было решено с помощью системы DIRECTUM. Приоритетными задачами при внедрении СЭД были выделены: возможность реализации единой регистрации всех документов, отслеживание движения документов, повышение исполнительской дисциплины, единый контроль исполнения поручений. Важным фактором также стало желание получить гибкую систему, которая способна развивается и имеет широкий функционал. Для РПА этот фактор стал наиболее существенным, так как в дальнейшем планировалось развитие системы как в головной организации, так и в филиалах.

Все работы по внедрению СЭД осуществлял сертифицированный партнер компании DIRECTUM – направление ЭДО ГК «Намип». На первом этапе проекта были проведены обследование и анализ организационной структуры и бизнес-процессов движения документов в РПА, на основе которых разработано проектное решение, а также установлено необходимое программное обеспечение. По завершению настройки системы осуществлено обучение рабочей группы и рядовых пользователей, затем система была введена в опытную, а после тестирования настроек – и в промышленную эксплуатацию.

«В результате успешного завершения работ по внедрению СЭД порядка 45 сотрудников Академии получили возможность эффективной работы с документами. Силами специалистов ЭДО ГК «Намип» были автоматизированы процессы согласования служебных записок, приказы по основной деятельности, приказы по повышению квалификации, приказы по учебной деятельности в разрезе студентов и аспирантов, входящей и исходящей документации. Настроены все базовые справочники, введены шаблоны основных документов», –  рассказывает руководитель проекта Михаил Попков.

Уже сейчас можно утверждать, что внедрение системы DIRECTUM в московском подразделении Академии позволило решить ключевые задачи по сокращению числа рутинных операций с бумажными документами. Кроме того, система обеспечивает повышение эффективности взаимодействия сотрудников, что в ближайшей перспективе приведет к улучшению процесса  управления организацией в целом.