DIRECTUM в ТМХ-Сервис: все дороги ведут к успеху

Завершен проект внедрения СЭД DIRECTUM в компании ООО «ТМХ-Сервис». Уникальность проекта заключается в его масштабах: более 1000 пользователей в 150 структурных подразделениях ТМХ-Сервис по всей России теперь работают в едином информационном пространстве DIRECTUM.

Являясь официальным представителем заводов производителей локомотивов, силовых агрегатов, запасных частей и оборудования, ООО «ТМХ-Сервис» обеспечивает исполнение гарантийных обязательств по сервисному обслуживанию тягового подвижного состава. Компания сегодня обслуживает более 40 серий локомотивов и имеет свои центры на 13 железных дорогах России, в 92 сервисных локомотивных депо. Основным заказчиком услуг является крупнейшая транспортная компания – ОАО «Российские железные дороги».

Автоматизация процессов документооборота стала прогнозируемым и планомерным событием, закономерно вытекающим из развития и укрупнения компании и увеличения объемов выполняемых работ. Чтобы поддерживать на должном уровне эффективное взаимодействие сотрудников структурных подразделений, расположенных по всей России, в рамках работ с документацией и исполнения поручений было принято решение о внедрении ECM-системы. Система должна была обладать широким функционалом и высокой масштабируемостью. Данным требованиям отвечала СЭД DIRECTUM. Исполнителем работ стал генеральный партнер DIRECTUM, компания МайТэк, на счету которой уже числится ряд проектов такого масштаба в компаниях, входящих в общий контур холдинга под управлением УК «Локомотивные технологии», в частности проекты в самой управляющей компании ООО «Локомотивные технологии» и ОАО «Желдорреммаш».

Проект стартовал в декабре 2014 года, и уже к началу марта 2015 года система была запущена в промышленную эксплуатацию. Выполнить такой масштабный проект в сжатые сроки позволила отлаженная технология внедрения. Так, к примеру, обучение сотрудников удаленных филиалов, управлений и сервисных локомотивных депо велось в режиме онлайн семинаров. В результате за сравнительно короткий промежуток времени (2 недели) было обучено порядка 400 пользователей. В последующем для обеспечения непрерывного консультирования работников структурных подразделений, расположенных в 8 часовых поясах, интегратором проекта была организована круглосуточная служба поддержки.

Внедренный функционал СЭД DIRECTUM дифференцирован и зависит от организационной структуры:

• в управлениях и сервисных локомотивных депо в СЭД DIRECTUM ведется работа в части исполнения и контроля работ по поручениям, рассмотрения входящей документации, согласования и отправки исходящих писем и работы по служебным запискам. Охват пользователей здесь ограничен руководителями и делопроизводителями;
• в исполнительном аппарате и филиалах все работы с документацией (включая приказы, распоряжения и протоколы) ведутся в системе DIRECTUM при 100%-ном охвате пользователей.

Теперь сотрудник исполнительного аппарата, инициировавший процесс согласования документа, легко может отследить, под каким номером оно было зарегистрировано в филиале, с каким результатом рассмотрено, и какие поручения по нему были вынесены. С помощью специально разработанных отчетов по поручениям руководство компании может проанализировать всю текущую работу по поручению, с детализацией до конкретного исполнителя.

«Для обеспечения удобной удаленной работы сотрудников филиалов, управлений и депо мы существенно доработали веб-доступ DIRECTUM. В частности, были разработаны два расширения: одно для рядовых пользователей, второе (с облегченным функционалом) для руководящего состава. Также в веб-доступ был частично перенесен необходимый функционал «толстого» клиента. Таким образом, мы решили основную задачу проекта – обеспечение работы в едином информационном пространстве структурных подразделений компании, распределенных по всей территории страны. В ближайшем будущем планируется расширение функционала и углубление достигнутого уровня автоматизации», - комментирует проект Денис Архипов, руководитель отдела разработки и поддержки DIRECTUM компании МайТэк.