DirectumRX 2.6 замыкает цикл межкорпоративного документооборота

Финансовый архив, расширение возможностей обмена электронными юридически значимыми документами с контрагентами, автоматизация работы с доверенностями, проработанная интеграция с 1С и развитие средств администрирования – новая версия DirectumRX обеспечивает готовую инфраструктуру межкорпоративного обмена.

Новый модуль «Финансовый архив»

С увеличением количества финансово-хозяйственных документов в компании растет необходимость в их оперативной обработки, удобном хранении и быстром поиске для анализа и различных проверок. Финансовый архив обеспечивает централизованное и надежное хранение договоров и учетных документов (товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур, универсальных передаточных документов и т.д.), как электронных, так и бумажных. В него заносятся:

• бумажные документы в виде скан-копий;
• документы, поступившие от контрагентов через сервисы обмена (например, Synerdocs);
• первичные документы, сформированные в учетной системе и отправленные контрагентам через сервис обмена. А благодаря интеграции с 1С договоры и дополнительные соглашения синхронизируются из учетной системы в архив DirectumRX и обратно.

В архиве вы можете быстро искать документы по реквизитам и формировать подборки по заданным критериям для сверок, а также для оперативной подготовки к налоговым и аудиторским проверкам. При этом выгружать документы можно в том формате, в котором их требуют предоставить налоговые органы. А списки модуля позволяют контролировать полноту и целостность архива.

Поддержка работы с формализованными документами

DirectumRX расширяет возможности межкорпоративного обмена. Теперь система позволяет работать с формализованными документами, которые созданы в электронном виде и по формату, утвержденному ФНС и предназначенному для передачи через сервисы обмена.

Кроме того, реализована поддержка новых форматов документов, утвержденных приказом ФНС России: «Универсальный передаточный документ», «Документ о передаче товаров», «Документ о передаче результатов работ». Они вступают в силу с 1 июля 2017 года, заменяя ранее утвержденные форматы актов выполненных работ и товарных накладных (ТОРГ-12).

Формализованные документы, полученные из сервисов обмена, автоматически помещаются в финансовый архив. В системе формируется их карточка с уже заполненными данными (сумма, номер, дата, информация о корректировках и исправлениях и т.д.) и создается новая версия документа.

Электронные подписи также импортируются из сервиса обмена в DirectumRX

Помимо этого, реализована возможность заполнения дополнительных сведений о приемке товаров или услуг (информации покупателя или заказчика) в теле документа, а также подписание и отправка ответа контрагенту через сервис.

Формализованные документы хранятся в формате XML, и чтобы их было удобно просматривать и распечатывать они автоматически конвертируются в PDF.

PDF-документ содержит штамп с информацией об электронных подписях

Автоматизация работы с доверенностями

В новой версии доступно создание доверенностей – добавлены специальные тип документа и шаблон. На основании нее администратор может настроить для сотрудников право подписи, ее данные используются при подписании финансово-хозяйственных документов, которые получены от контрагентов через сервисы обмена.

В реестре легко найти нужную доверенность по статусу, сроку действия или сотруднику

Мобильные решения

Теперь руководитель может просматривать и подписывать формализованные документы:

Подписание электронной подписью доступно в DIRECTUM Solo и Jazz

Кроме этого, в новом DIRECTUM Solo для iOS руководители могут при создании задач вкладывать в них сопутствующие документы, задания или записи справочников. А также просматривать карточки записей справочников и документов, работать со ссылками на объекты, открывать документы в полноэкранном режиме.

Расширение существующих возможностей

Обновлен механизм интеграции с 1С. Теперь при импорте и экспорте данных в DirectumRX и 1С создаются уже действующие записи договоров, контрагентов, контактных лиц, банков и валют, а все обязательные поля в карточках заполняются автоматически. Настроить синхронизацию данных можно с помощью специальной поставки конфигурации, которая доступна для систем на платформе «1С:Предприятие 8.3» с конфигурацией «1С:Бухгалтерия 3.0».

Из 1С можно открыть связанные записи контрагентов, договорных и финансово-хозяйственных документов DirectumRX

При создании документа теперь доступна автоматическая выдача прав всем нужным сотрудникам, подразделениям, нашим организациям, группам или ролям. Для этого администратору достаточно настроить правила выдачи. Например, на просмотр всех договорных документов сотрудникам юридического отдела.

Появился встроенный механизм фоновых процессов. Они используются для выполнения работ, которые запускаются автоматически по заданному расписанию: для рассылки уведомлений о завершении сроков действия договоров, автоматической выдачи прав доступа на документы и т.д. Администратор может настраивать и отслеживать выполнение процессов, включать или отключать их, настраивать расписание запуска.

* * *

Лучший способ оценить систему – поработать в ней.

Бесплатный демодоступ