DirectumRX в ООО НПО НТЭС: прозрачное управление предприятием

На базе ECM-системы автоматизированы делопроизводство и работа с договорами. Внедрение проводилось по сокращенному варианту. Все процессы компании без проблем вписались в стандартную функциональность, дополнительных модификаций не потребовалось.

ООО НПО «Новые технологии эксплуатации скважин» специализируется на разработке, производстве и сервисном обслуживании приборов учета продуктов нефтяных скважин, устройств отбора пробы нефти и другого оборудования. Среди клиентов – компании «Татнефть», «Лукойл», «Роснефть», «Башнефть».

До недавнего времени абсолютно все вопросы внутри организации решались в бумажном виде. Служебные записки согласовывались с непосредственным руководителем и рассматривались лично директором, а при его отсутствии процесс переходил в Outlook. Но функций почтового сервиса было недостаточно для поддержания нормального ритма работы предприятия, а на согласование бумажных документов тратилось неоправданно много времени, поэтому руководство решило внедрить СЭД.

Систему выбирали по четырем критериям:

• Функциональность: возможность закрыть ключевые потребности компании.
• Адаптируемость: простая настройка под процессы предприятия.
• Надежность: гарантия бесперебойной работы и сохранности данных.
• Удобство: понятный пользователям интерфейс.

Организация рассматривала несколько разных предложений. Но уже после первых удаленных переговоров отдала предпочтение DirectumRX. Бизнес-процессы компании, достаточно линейные, хорошо вписались в проработанные и стандартные модули «Делопроизводство» и «Договоры», а команда внедрения показала возможность успешного взаимодействия онлайн, что значительно удешевляло проект.

Руководителем проекта со стороны заказчика стал директор предприятия, что позволило значительно ускорить внедрение. В состав рабочей группы вошли начальники подразделений – благодаря этому удалось охватить все процессы компании, которые требовали автоматизации.

Прозрачная работа с поручениями

DirectumRX позволила полностью отказаться от служебных записок, приказов и поручений в бумажном виде: вся работа с ними теперь ведется в системе. Дополнительно был создан новый тип документа для работы с заявками на предоставление технико-коммерческих предложений (ТКП) от контрагентов. Теперь по таким заявкам можно формировать реестры, делегировать поручения и согласовывать их.

Значительно повысилась прозрачность работы организации для руководства – поиск документов и задач теперь занимает считанные секунды. А благодаря мобильному приложению DIRECTUM Solo для iOS директор может решать рабочие вопросы не находясь в офисе: он рассматривает документы и выносит резолюции прямо с iPad.

Сейчас в системе работают все ключевые отделы и специалисты – всего 54 рабочих места. Сотрудники компании технически грамотны, поэтому освоение программы прошло без заминок, в этом помог и интерфейс DirectumRX, похожий на Outlook, с которым в НПО НТЭС знакомы все. В результате внедрения удалось на порядок сократить количество бумажных внутренних документов, служебные записки и поручения полностью переведены в электронный вид. Скорость согласования писем, договоров, ТКП, не нарушая регламентов работы, увеличилась в несколько раз. В планах компании – внедрить модуль «Финансовый архив» и автоматизировать межкорпоративный документооборот.