DirectumRX в SPSR Express: прозрачное управление в распределенной структуре

Логистическая компания завершила переход на электронный документооборот: работа с поручениями, договорами и распорядительными документами теперь ведется СЭД. А благодаря мобильному приложению DIRECTUM Solo генеральный директор может отправлять задачи и контролировать их исполнение находясь вне офиса.

SPSR Express основана в 2001 году и за короткий срок стала лидером российского рынка экспресс-перевозок. Инфраструктура компании состоит из 9 распределительных центров, 200 филиалов и представительств в городах России, более 1000 собственных автомобилей и 4000 сотрудников. Организация обслуживает свыше 6000 городов и населенных пунктов Российской Федерации от Калининграда до Владивостока.

Деятельность координируют из разных офисов 12 функциональных, 7 почтовых и 7 коммерческих директоров. Традиционные методы управления в такой структуре неэффективны: сложно соблюдать регламенты, контролировать сроки и качество выполнения задач. Руководители не могут собирать аналитику по управленческой деятельности и информировать сотрудников об изменениях или новых распорядительных документах.

Компании стала нужна новая система, способная упорядочить процессы:

• исполнения поручений;
• управления договорами;
• создания, рассмотрения, согласования и утверждения управленческих документов;
• проведения рабочих встреч, совещаний, комитетов, селекторов;
• ознакомления с новыми распорядительными документами и их актуальными версиями.

Выбор был сделан в пользу СЭД DirectumRX, стандартная функциональность которой позволяла закрыть полностью потребности компании. Переход на электронный документооборот было решено проводить в три этапа: на первом шаге автоматизировать работу с поручениями, на втором — с договорами, на третьем — с распорядительной документацией.

Сегодня к системе подключены руководители высшего и среднего звена, ответственные специалисты головного офиса, а также директора филиальной сети. Всего более 300 сотрудников. Теперь согласование, утверждение и подписание значимых документов, хозяйственных и коммерческих договоров происходит в соответствии с установленными правилами и строгой маршрутизацией. Они попадают в единое хранилище, где их удобно искать и сортировать. Также руководители и директора филиалов могут отследить историю их изменений.

Для контроля за исполнительской дисциплиной дополнительно разработаны несколько специфических отчетов:

• По выданным поручениям. Все устные поручения от генерального директора помощник заносит в СЭД и отправляет задачи исполнителям. В конце рабочего дня он формирует список выданных за день поручений и согласовывает его с генеральным директором. Это позволяет исключить возможные недопонимания сути.
  Конфиденциальные поручения генеральный директор отправляет напрямую исполнителю через приложение DIRECTUM Solo на платформе iOS.
• О выполнении поручений по совещаниям. Перед очередным селекторным совещанием помощник генерального директора формирует отчет по результатам поручений, выданных на предыдущих совещаниях, со статусом их исполнения.
• Об ознакомлении сотрудников с распорядительными документами. При появлении новых и изменении старых распорядительных документов всем сотрудникам приходит задача. История и факт ознакомления с ними фиксируются в системе.

«Благодаря дружелюбному и легкому в освоении интерфейсу системы нам удалось оперативно запустить опытно-промышленную эксплуатацию без массового обучения пользователей. Также хочется отметить удобство администрирования — мы достаточно быстро смогли настроить процессы под специфику компании», — комментирует Булдаков Дмитрий, начальник Отдела специальных проектов Информационно-аналитического департамента.