Для чего нужен УПД и как его правильно заполнить
Компании, специализирующиеся на поставке продукции и предоставлении услуг, все чаще применяют УПД — универсальный передаточный документ. Он выполняет функции нескольких первичных документов и снижает трудозатраты на их оформление.
Что заменяет УПД
Цифровой универсальный передаточный документ совмещает три роли:
- счет-фактура — СЧФ;
- документ об отгрузке товаров, передаче имущественных прав (об оказании услуг) — ДОП;
- сразу оба документа — СЧФДОП.
Допустим, вы отправляете накладную и счет-фактуру единым пакетом. Тогда возможно оформить передаточный документ с функцией СЧФДОП — один вместо двух. Если необходимо переслать их по отдельности — первым уйдет УПД со значением ДОП, а потом — с СЧФ.
Получается, что использование УПД — более гибкий и простой вариант. Не нужно поддерживать работу с несколькими видами документов, достаточно заполнить один, но многофункциональный.
Как оформить УПД
Единой формы для передаточного документа нет. Для его заполнения обычно берут за основу бланк из Приложения № 1 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ и адаптируют под свои нужды и функции, которые необходимы в конкретном случае.
Но нужно учитывать несколько обязательных реквизитов, которые определены п. 5 ст. 169 НК РФ и ст. 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
- наименование, номер, дату;
- статус;
- информацию о сторонах сделки;
- данные о совершаемой операции, которую необходимо подтвердить передаточной документацией, с расшифровкой по каждой позиции;
- сведения об ответственном за проведение сделки;
- подпись уполномоченного сотрудника с расшифровкой.
Реквизит «Статус»
Показывает, какую роль выполняет УПД. Вы выбираете его самостоятельно.
Статус «1» подразумевает заполнение всех показателей и для счета-фактуры, и для первичного документа, а «2» — только тех, которые необходимы в первичном документе. В этой ситуации дополнительно выставляют счет-фактуру. Однако если УПД-2 создается для прослеживаемых товаров, обязательно полное заполнение всех полей.
Реквизиты «Номер и дата»
Номер документа определяет продавец согласно журналу учета. Дата ставится по факту оформления УПД.
Реквизиты «Продавец и покупатель»
Адрес и ИНН/КПП заполняются обязательно. В графы «грузоотправитель» и «грузополучатель» можно вписать «он же», если они совпадают с продавцом и покупателем соответственно. В иной ситуации нужно указать форму организации, наименование, ИНН и регион регистрации компании грузоотправителя и грузополучателя.
Таблица
При заполнении табличной части можно опустить порядковый номер товара/услуги, артикул, сумму налога, предъявляемую покупателю, стоимость товара с налогом, дополнительные сведения об отгрузке и передаче, информацию о наличии или отсутствии претензий. Все остальные поля заполняются обязательно.
Утверждение электронной подписью (ЭП)
Чтобы подписать УПД в цифровом виде, у ответственного лица должны быть соответствующие полномочия и ЭП.
Переход на УПД за 4 шага
Чтобы пользоваться универсальной документацией, необходимо:
- Составить перечень операций, в которых будет применяться УПД.
- Подготовить приказ об обновленной форме документов.
- Назначить сотрудников, ответственных за создание и утверждение УПД.
- Сообщить партнерам об изменениях.
Компании, которые уже используют цифровой УПД
В системе Directum RX реализовано решение для работы с электронной передаточной документацией. Например, в сети магазинов «Подружка» внедрен единый архив для удобного хранения УПД и деклараций на товары. Российский филиал компании «Л’ОРЕАЛЬ» использует возможности системы для автоматического создания задач на обработку первичных учетных документов. В Торговом доме «БАШХИМ» провели интеграцию на базе «Галактики ERP», Directum и сервиса обмена. Теперь весь цикл от формирования до хранения УПД построен в электронном виде и проходит в привычном для пользователей интерфейсе.
«С 2020 года прослеживается тенденция, что ритейлеры активно отказываются от бумажных документов. Связано это с общими изменениями в поведении потребителей — покупки, поставки продукции ушли в онлайн. Для успешной адаптации к новым условиям компании переводят в цифру транспортные накладные, УПД. Это экономит время и деньги на согласование документации».
