Драйвер рынка СЭД - это переход от внутрифирменного документооборота к сквозным процессам

В преддверии проведения конференции Russian Enterprise Content Summit 2016 на вопросы PC Week ответил Василий Бабинцев, директор по маркетингу DIRECTUM.

Сегодня уже никто не сомневается в необходимости применения на предприятиях СЭД/ECM-систем. Российский рынок таких систем сегодня представлен целым спектром решений. Однако встает вопрос о перспективах дальнейшего развития данного направления. По какому пути пойдет его развитие — вширь или вглубь? В чем сегодня заключается основная задача — вовлекать все новых и новых пользователей или наращивать функциональность и увеличивать сложность решений?

Вместе с тем ясно, что на фоне происходящих в ИТ глобальных инфраструктурных изменений, СЭД/ECM-системам предстоит найти новое место в ИТ-инфраструктуре предприятий, и для этого понадобится новая дорожная карта.

Что дальше будет драйвером рынка СЭД?

ECM-потребности в отечественных компаниях еще далеко не исчерпаны. В 2014 году на страницах ECM-Journal было опубликовано исследование, согласно которому охват рабочих мест автоматизацией в РФ составляет 22%. Последующие кризисные годы не сильно изменили абсолютную цифру. Хотя отразились на ее структуре, например, внедрение СЭД сегодня стало уделом не только крупного бизнеса, но и СМБ.

Крупные компании как пионеры использования электронного документооборота прошли весь эволюционный путь от учетных функций канцелярии в локальных системах к работе с неструктурированной корпоративной информацией и организации взаимодействия сотрудников на базе ECM-платформ. Сегодня в таких компаниях мы наблюдаем волну смены устаревающих и локальных систем на мощные ECM-решения, объединяющие распределенные компании в единое информационное пространство.

Переход от использования только учетных функций ECM-систем к взаимодействию сотрудников в рамках бизнес-процессов и использованию корпоративной информации, а также развитие облачных технологий с их возможностями дешевого старта, разумной адаптации бизнес-процессов – подняли волну интереса уже со стороны сектора СМБ.

Если говорить про драйвер рынка, то это, несомненно, переход от внутрифирменного документооборота к сквозным процессам межкорпоративного юридически значимого обмена электронными документами. И они стали носить массовый характер: готово законодательство, накоплена судебная практика, во многом пройден и психологический барьер пользователями.

Произойдет ли коммодитизация СЭД?

ECM-системы сегодня уже перешли в разряд must have, естественно заняв и нишу «массовых продуктов для всех». Как правило такими решениями становятся «коробочные» SaaS-продукты с моделью подписки (а не только владения), без необходимости развития своей ИТ-инфраструктуры и найма ИТ-персонала. Это как раз сильно повысило интерес к корпоративным ECM-системам на массовом рынке СМБ.

Но в крупном бизнесе сохраняется спрос на проекты внедрения ECM-платформ, в том числе и на проекты миграции данных, создания единого информационного пространства в рамках распределенных федеративных структур, углубление интеграции ECM с другими системами ИТ-инфраструктуры предприятия. Бизнес-процессы в таких компаниях на порядки сложнее, предъявляются особые требования к безопасности и безотказности работы систем, высокой масштабируемости решений с подключением десятков тысяч пользователей, их обучению и поддержке на этапе освоения системы. С такими объемами и сложностью работ сложно справиться ИТ-службе даже крупного предприятия, тем более, что эта работа, как правило, выходит за рамки только их компетенций, приходится создавать объединенные команды внедрения «ИТ и бизнес», «заказчик и вендор», в которые входят десятки специалистов.

Коммодитизация (англ. – commoditization) – процесс перехода продукта из марочной категории в категорию рядовых продуктов (commodity). Коммодитизация происходит за счет совершенствования производственных технологий, благодаря чему продукты становятся всё более и более похожими – с точки зрения качества, возможностей, технических характеристик и пр., и потребителю становится безразлично, товар какой марки покупать, так как с его точки зрения все они одинаковые.

Как лучше выстроить отношения СЭД и ERP?

Все зависит от целей автоматизации, которые ставит бизнес. ECM-система работает преимущественно с неструктурированной информацией, а ERP – с учетной. Поэтому и способы их использования разные, хотя и в большинстве случаев взаимодополняющие.

Например, в рамках договорной деятельности компанию может интересовать отслеживание дебиторской задолженности (и здесь удобнее работать от ERP-системы) или сокращение сроков согласования и обеспечение прозрачности регламента (тогда процесс лучше вести от ECM). То же самое для командировок (затраты компании или простота процедуры для исполнителя), кадровых процессов, закупок, согласования счетов на оплату и т.д.

Определив конечную цель, компания выбирает способ интеграции, мастер-данные, способы взаимодействия различных ролей пользователей с системами, источники получения данных для анализа и возможности дальнейшего развития интеграционного решения.

Что могут рассказать аналитику данные, накопленные в СЭД?

В своей статье «Big Data и ECM: рассмотрим практические примеры» я рассматривал различную аналитику: частоту обращения к документам для принятия решения переноса их на более дешевые хранилища архивных данных, оценку профиля загрузки сотрудника и прогнозирование «бутылочных горлышек», отслеживание цифрового следа пользователя и его применение в механизмах социализации и игрофикации в ECM.

При этом важно понимать, что накопление данных (структурированных) – это не прерогатива ECM (в отличие от ERP), и задачей является сохранение неструктурированной информации (тех самых неструктурированных документов и переписки) при взаимодействии сотрудников в рамках бизнес-процессов (тоже часто слабоформализованных). Такая информация скорее средство для принятия взвешенных управленческих решений в сложных или неоднозначных ситуациях.

И тем не менее, в своих продуктах мы развиваем мощный блок аналитики. Предоставляем пользователям информацию по исполнительской дисциплине подразделений и конкретного сотрудника, профиле и ритмичности загрузки, ближайших работах, которые необходимо выполнить или проверить. Все это сильно мотивирует выполнять работу в срок. Автоматически сортируем входящий поток заданий и поручений по управляемым папкам. Руководителям предоставляем доступ к панели мониторинга работы подразделения с возможностью «провалиться» до источников.

Если же рассматривать ECM-систему как часть ИТ-окружения компании, то ее данные позволяют анализировать скорость обратной связи на действия пользователей, прогнозировать нагрузку на сервера в зависимости от рабочего времени, даты или динамики подключения новых пользователей, выявлять инциденты.

Назовите три новых технологии, которых сейчас нет в большинстве СЭД и которые следовало бы добавить.

1. Работа в распределенных компаниях (филиальные и холдинговые сети): выстраивание их единого информационного ECM-пространства, в том числе на базе независимых инсталляций ECM-систем с возможностью выдачи сквозных поручений, обеспечения прозрачности бизнес-процессов и сохранения необходимого уровня корпоративной безопасности.

2. Переход к сквозным бизнес-процессам между контрагентами, партнерскими сетями и государственными органами, в том числе поддержание юридически значимого электронного обмена документами.

3. Повышение удобства взаимодействия пользователя с информационными системами: ожидаемый и привычный интерфейс, мобильность для руководителей и сотрудников, интеграция «всего со всем» (приложения из личного окружения в корпоративном мире), расширение спектра решаемых узкопрофильных бизнес-задач (спектра охватываемых бизнес-решений), элементы социализации и игрофикации.

Источник: PCWeek, август 2016.