Наталья Рагузова, советник генерального директора по организационному развитию, к.ф.-м.н, «СМ-Клиника», рассказала CFO Russia о цифровизации бизнес-процессов медицинской компании на базе Directum RX.
ECM-система Directum RX помогает нам не просто делать правильные вещи, но и делать их правильно, эффективно, способствует развитию нашей корпоративной культуры, помогает нам работать на благо наших пациентов и общества, а также заботиться о сохранении окружающей среды.
Наталья Рагузова советник генерального директора по организационному развитию «СМ-клиника»
«СМ-Клиника» — одна из крупнейших сетей многопрофильных медицинских центров для взрослых и детей. Входит в топ-5 частных клиник по оценкам Forbes, РБК, Vademecum и BusinesStat. Ведет свою историю с 2002 года. Сейчас насчитывает 30 многопрофильных клиник в Москве, Подмосковье, Санкт-Петербурге, Иванове и Рязани. Оказывает как амбулаторную, так и стационарную медицинскую помощь. Компания обслуживает более 735 тыс. пациентов в год.
Преимущества внедрения ECM-систем
ECM (Enterprise Content Management, управление корпоративным контентом) — это набор технологий, используемых для сбора, управления, хранения, защиты и доставки информации, относящейся к бизнес-процессам компании. Инструментарий ECM обеспечивает управление структурированной и неструктурированной информацией вне зависимости от ее места нахождения и предназначен для создания единого информационного пространства компании.
ECM подстраивается под бизнес-логику компании и позволяет автоматизировать нетипичные, уникальные для конкретной организации бизнес-процессы, предлагает более гибкие настройки для маршрутов движения документов. В отличие от классической СЭД, в которой настройки для бизнес-процессов ограничены, а рабочим объектом является документ, а не контент.
В качестве ECM-системы для своей компании мы выбрали и внедряем ECM-систему Directum RX. Она позволяет нам работать с неструктурированной информацией, создавая единое информационное пространство компании.
Кроме того, с ее помощью мы смогли автоматизировать собственные бизнес-процессы, а не подстраиваться под готовое решение. С помощью механизма workflow наша ECM-система обеспечивает эффективную организацию и контроль бизнес-процессов компании.
Какие преимущества от внедрения ECM мы получили? Во-первых, изменился уровень развития корпоративной культуры: повысилась ответственность у сотрудников, улучшилась дисциплина внутри компании. Второе преимущество — безопасность, поскольку система дала возможность четко разграничить права пользователей. Третье преимущество — бизнес-процессы стали более прозрачными, сократились время на согласование и сроки решения задач, поскольку все это теперь можно настроить и контролировать в системе.
Отдельно отмечу важность правильного выбора ECM-системы. Она должна соответствовать целям бизнеса, быть простой в использовании, интегрироваться с имеющимися в компании информационными системами, быть гибкой, обеспечивать безопасность работы с данными. Очень важно корректно оценить затраты на содержание ECM-системы. Например, поддержка и развитие нашей ECM-системы Directum RX требует серьезных расходов. Мы взяли в штат своего разработчика для ее развития и корректного функционирования. Поэтому обязательно нужно посчитать сумму затрат на закупку и последующее содержание ECM-системы. При подсчете стоимости владения следует учитывать стоимость лицензий, внедрения, поддержки, дополнительных компонентов и готовых решений.
Примеры внедрения отечественных ECM-решений для цифровизации
Решение о покупке и внедрении ECM-решения в нашей компании было принято в 2018 году. Однако полноценное внедрение системы началось с 2019 года, когда мы начали разработку и внедрение нового модуля «Внутренний аудит», который первоначально отсутствовал в системе Directum RX, но был очень актуален для цифровизации бизнес-процессов внутренних проверок, проводимых нами с 2012 года и жизненно необходимых нашей компании для поддержания высокого уровня качества оказания медицинской помощи пациентам. Весь документооборот по внутренним аудитам был бумажным и необходимо было его цифровизовать. И цифровизация бизнес-процессов внутреннего аудита оказалась локомотивом для внедрения ECM-системы, потянула всю компанию в сторону цифровизации.
Также мы применили ECM-решение для цифровизации бизнес-процессов подбора персонала: от заявки на подбор сотрудника до его приема на работу. Сейчас это практически бесшовный бизнес-процесс. Мы реализовали в системе даже запись соискателя в расписание специалиста по кадрам для трудоустройства на определенном этапе выполнения бизнес-процесса. Кроме того, у нас автоматизирован документооборот процесса наставничества.
Одним из важнейших этапов цифровизации у нас стала автоматизация договорного процесса. Изначально в системе Directum RX был договорной модуль, но нам необходимо было адаптировать его под свои нужды с учетом лучших практик, существующих на рынке, а также с учетом нашего подхода к управлению рисками. Кроме того, нам нужно было интегрировать договорной блок Directum RX с нашей ERP-системой и осуществить запуск внешнего ЭДО с контрагентами. По факту мы провели серьезный реинжиниринг наших договорных процессов, оптимизировали их, адаптировали имеющийся в ECM-системе блок под разработанные бизнес-процессы, не «ломая» систему излишней кастомизацией, параллельно разработали новый регламент договорной работы с учетом новых возможностей.
Кроме того, ЕСМ-систему мы используем для ведения проектов открытия новых бизнес-единиц, планирования совещаний и выдачу поручений по их итогам, организации командировок, бронирования помещений и транспорта и многого другого.
Одним из наших последних реализованных решений по цифровизации в ECM-системе является автоматизация бизнес-процессов линейного контроля. Подробнее о линейных проверках государственных медучреждений написано на портале CFO Russia.
Цифровизация мероприятий линейного контроля
До цифровизации мероприятие линейного контроля проходило следующим образом: специалист по линейному контролю, согласно внутреннему засекреченному плану, выезжал на объект, проводил проверку и прямо на месте составлял акт линейного контроля, затем он направлял его нам по электронной почте. После этого акт направлялся в работу заместителю генерального директора по соответствующему направлению. Это было не очень удобно, трудно было отслеживать историю проверок и вести статистику повторяющихся замечаний, поэтому мы решили автоматизировать данный процесс.
Как проходят мероприятия линейного контроля сейчас? Мы планируем проверку, но для клиники и других объектов контроля она остается внезапной. Специалист по линейному контролю выезжает на объект и осуществляет фиксацию имеющихся несоответствий, в том числе фотосъемку выявленных замечаний, соблюдая при этом все требования законодательства о персональных данных и другие обязательные требования.
ECM-система Directum RX дает возможность создания и работы с документами, в том числе с актами линейного контроля, с помощью мобильного приложения. При создании акта сначала создается карточка документа, ее заполнение происходит путем выбора информации из заранее сформированных справочников в системе, набирать текст вручную не нужно. В систему «зашит» шаблон акта, поля которого заполняются автоматически на основе информации из карточки документа, специалисту линейного контроля остается только зафиксировать свои замечания в акте и направить его по алгоритму, который мы настроили для документов данного вида, путем нажатия одной единственной кнопки.
Акт проходит короткое согласование и идет на ознакомление руководителю объекта контроля. Далее заместитель генерального директора по соответствующему направлению принимает решение об устранении замечаний и сроках их устранения, поднимает вопрос о выделении дополнительного бюджета, если устранение несоответствий требует серьезных финансовых затрат, и выдает поручения ответственным лицам, то есть устанавливаются сроки исправления выявленных несоответствий, происходит работа с замечаниями. Последний этап — отправка отчета от руководителя объекта контроля куратору, который может принять его или отклонить.
В конечном итоге можно сказать, что наша ECM-система помогает нам не просто делать правильные вещи, но и делать их правильно, эффективно, способствует развитию нашей корпоративной культуры, помогает нам работать на благо наших пациентов и общества, а также заботиться о сохранении окружающей среды.
Источник: CFO Russia
