Электронный авансовый отчет: оформляем в командировке

Оформление командировок часто сопровождается ошибками в документах, долгим согласованием затрат, операционными издержками и потерей времени командируемого, руководителей и бухгалтерии. По возвращении из деловой поездки еще нужно отчитаться о тратах — оформить авансовый отчет. Оказывается, приступить к его подготовке можно заранее, не дожидаясь возвращения в офис. Как и с помощью чего это сделать, читайте в нашей статье.

Авансовый отчёт — это первичный учетный документ, подтверждающий, что сотрудник (подотчетное лицо) потратил средства компании на ее нужды. Для доказательства сумм работник прикладывает подтверждающие документы — чеки, билеты, служебные записки, посадочные талоны и т.д. Иногда один расход подтверждается несколькими чеками, или в одном чеке указываются суммы, относящиеся к разным типам расходов. Из-за этого подготовка документа часто затягивается.

Нюансы работы с авансовым отчетом по командировке

С 2020 года каждая компания сама решает, в какой срок сотрудники должны отчитаться о расходах. Раньше на это отводилось 3 рабочих дня, сейчас срок может быть увеличен работодателем. Главное — подготовить его до окончания налогового периода, чтобы успеть принять к учету все суммы и правильно посчитать налог.

Сроки подготовки авансового отчета могут затягиваться до недели из-за:

• потери подтверждающих документов;
• ошибок в заполнении табличной части;
• неправильного определения категорий расходов;
• длительного согласования из-за недочетов и доработок.

Командировка и электронный авансовый отчет в 2 этапа

С 2013 года оформлять, проверять и согласовывать авансовый отчет по командировке можно в электронном виде. Ничего не придется распечатывать и нести в бухгалтерию или руководителю для ознакомления. Документы мгновенно передаются из одного подразделения в другое через информационную систему. Это уже значительно экономит время.

Еще больше оптимизировать работу можно за счет отказа от одних этапов и сокращения других.

Алгоритм работы с авансовыми отчетами в электронном виде

Отправить заявление на выдачу средств

Театр начинается с вешалки, а авансовый отчет по командировке — с согласования поездки и финансирования. Например, в системе Directum RX процесс выстроен так: сотрудник заполняет заявку на командировку, указывает примерные суммы трат и их обоснования, информацию о поездке: город назначения, даты, способ передвижения. Можно оформить заявку в несколько мест. Некоторые поля карточки командировки заполняются автоматически, например, ФИО сотрудника и его подразделение. Это помогает сэкономить время и избежать ошибок.

Если в качестве транспорта используется личный автомобиль, в системе указывается его регистрационный номер и модель.

После подписания заявки бухгалтер автоматически получит от руководителя задачу на выдачу средств подотчетному лицу. В этот момент формируется авансовый отчет, а подотчетные лица смогут приступить к его заполнению.

Заполнить авансовый отчет по командировке

После заполнения полей сформируется документ, в который «подгрузятся» все указанные траты:

• покупка билетов;
• оплата проживания в гостинице;
• суточные;
• покупка необходимых для работы вещей, например, канцтоваров, и т.д.

Занести в систему подтверждающие документы можно несколькими способами:

• импортировать электронные билеты и чеки или скан-образы бумажных подтверждающих документов вручную;
• загрузить электронные документы или скан-образы бумажных автоматически через чат-бот или рабочий почтовый ящик.

При этом система управления документами и процессами может использоваться для хранения электронных подтверждающих документов и скан-образов, а бумажные оригиналы останутся в бухгалтерии.

Искусственный интеллект в помощь бухгалтеру

Серьезно ускорить подготовку электронного авансового отчета помогут механизмы на основе искусственного интеллекта. Например, встроенные в систему ИИ-сервисы могут распознавать и извлекать информацию с чеков и билетов, определять категорию расходов и заполнить за человека табличную часть отчета

Тем более что государство всячески способствует цифровизации трудовых отношений, а ИТ-вендоры предлагают все больше вариантов для организации цифровых кадровых и бухгалтерских процессов. Уже сейчас можно переводить командировки и авансовые отчеты в электронный вид, чтобы экономить время на формальном заполнении документов и направить интеллектуальные ресурсы в творческую, полезную для бизнеса работу.