Электронный договор: как подписать по всем правилам

Еще несколько лет назад было сложно представить, что оформление сделок станет цифровым. Однако сейчас это реальность, и всё больше компаний предпочитают работать с договорами в электронной форме. Как организовать процесс правильно, чтобы в случае судебных разбирательств документ имел юридическую силу?

Как устроен договор в электронном виде

В цифровом пространстве гарантом неизменности и подлинности документа выступает электронная подпись (ЭП). Ее юридическая значимость регулируется 63-ФЗ.

• должна быть возможность воспроизвести его на материальном носителе без изменения содержания;
• можно достоверно установить лицо, которое выразило волю.

Чтобы заключить договор в электронном виде, достаточно обсудить этот момент с контрагентом и закрепить непосредственно в документе. Также важно указать каналы, по которым будут приходить сообщения и правки по договору: email, телефон, личная встреча. В случае споров эти источники можно считать достаточным доказательством правоты одной из сторон.

Какую электронную подпись выбрать

В цифровом пространстве гарантом неизменности и подлинности документа выступает электронная подпись (ЭП). Ее юридическая значимость регулируется 63-ФЗ.

Для подтверждения сделок можно использовать:

• квалифицированную ЭП. Ее получают в удостоверяющем центре. Договор, утвержденный таким способом, имеет полную юридическую силу. Главное, чтобы ЭП действовала на момент подписания;
• неквалифицированную ЭП. В этом случае стороны должны заключить соглашение о правилах ее использования;
• простую ЭП. Для этого компаниям необходимо условиться, как будет идентифицироваться лицо и обеспечиваться конфиденциальность.

Пример квалифицированной и простой ЭП

Какой формат электронных договоров использовать

При заключении сделок компании могут выбрать один из двух форматов — XML или PDF/А-3.

XML-документы уже давно известны и применяются в компаниях с высоким уровнем цифровизации. Данные в них представлены в виде структурированных элементов, поэтому система легко распознает контент.

Для тех, кто только начинает свой путь в ЭДО, XML-файлы сложны в обработке, поэтому в 2022 году ФНС утвердила еще один формат — PDF/А-3. Он состоит из:

• структурированной XML-части, в которой содержится основная информация. Ее обрабатывает машина;
• визуальной составляющей, которая не требует продвинутой информационной системы для чтения.

Это означает, что договор в электронной форме смогут использовать абсолютно все организации. Из минусов — возможные расхождения в структурированной и человекочитаемой частях.

Как отправить договор в электронной форме

Для проведения цифровой сделки можно использовать email или сервисы обмена документами.

Электронная почта

Более быстрый способ, чем доставка курьером, но все еще несовершенный: компания высылает цифровой файл, контрагент распечатывает его, подписывает, сканирует и возвращает обратно по тому же адресу. После получения вторая сторона повторяет действия.

В этом случае важно четко прописать, с каких адресов можно отправлять и принимать документы и с какого момента они считаются доставленными (уведомление о прочтении, контрольный звонок).

Сервисы ЭДО

Самый быстрый и современный вариант: стороны используют один из сервисов ЭДО. Компания загружает в него проект договора, находит получателя, запрашивает подпись (поставив галочку в специальном поле) и отправляет. Контрагент получает запрос, ставит ЭП и возвращает подписанный документ тем же способом.

Перечень надежных операторов ЭДО есть на сайте ФНС. В него, например, входят такие сервисы, как СБИС и Диадок. Поскольку они используются повсеместно, система Directum RX уже имеет готовые коннекторы для интеграции с ними.

Преимущества перехода на ЭДО

Большинство компаний России рано или поздно перейдёт на электронный документооборот. Во-первых, активно развивается законодательство. Во-вторых, внедрение СЭД достаточно быстро окупается:

• ускоряется согласование договоров благодаря преднастроенным маршрутам и использованию ЭП;
• сокращаются затраты на бумагу и почтовые услуги;
• снижается риск ошибок, так как документы можно создавать из готовых шаблонов;
• появляется возможность использовать сервисы ЭДО и контролировать своевременную отправку договоров контрагентам и возврат оригиналов;
• процесс исполнения контрактов становится прозрачным: можно отслеживать статус работ по документу;
• сокращается время на поиск договоров. Их можно связать с приложениями, дополнительными соглашениями, актами, счетами на оплату и перепиской.

 

Заключение договоров в электронном виде занимает меньше времени, а если контрагенты из разных регионов, то процесс может сократиться с нескольких дней до считанных минут. Кроме того, компании значительно экономят на курьерских услугах, бумаге и обслуживании принтеров. Если перевести весь жизненный цикл сделки в цифру — от создания и внутреннего согласования до финального заверения и занесения в архив, — то эффект будет еще заметнее.

Алиса Муратова
руководитель проектов развития бизнеса Directum