Электронный документ как основа автоматизации рабочих процессов правительства Ярославской области

Вопросы формирования и функционирования электронного правительства, как на федеральном, так и региональном уровне, уже перешли в плоскость решения практических задач, реализации конкретных проектов. Один из таких проектов — создание системы электронного документооборота на базе платформы DIRECTUM — был реализован правительством Ярославской области. Об особенностях данного проекта рассказал Дмитрий Пономаренко, начальник управления информационных ресурсов и мониторинга показателей развития региона.

Начать хотелось бы с главного — каковы основные результаты внедрения единой системы электронного документооборота?

Основная часть деятельности большинства чиновников — работа с документами. Насколько быстро документы ими получены, насколько эффективно они могут с ними работать, готовить и согласовывать ответы, отчеты, нормативные акты или аналитическую информацию — от всего этого зависит эффективность как конкретного служащего, так и в целом органа власти. Для нас электронный документ — не дань новой моде, а реальный механизм, который позволил людям вместо беготни по кабинетам с бумагами или в поисках таковых сосредоточиться на выполнении профильных задач. Единая система электронного документооборота (ЕСЭД) способствовала улучшению горизонтальных коммуникаций между служащими разных ведомств, что положительно сказалось на скорости решения всех вопросов, требующих участия сотрудников различных департаментов. Кроме того, внедрение ЕСЭД помогло сломать многовековой стереотип доверия исключительно к бумаге с подписью и печатью. Работа с документом строго в электронном виде уже не вызывает отторжения у госслужащих, а это прямой путь к СМЭВ, элементам электронного правительства, взаимодействию власти с "электронным гражданином".

ЕСЭД обеспечила эффективные средства коммуникации правительства и органов исполнительной власти с администрациями муниципальных образований области и территориальными органами федеральных органов исполнительной власти в Ярославской области. В рамках проекта была сформирована единая методология электронного документа и делопроизводства, организован эффективный контроль и самоконтроль при выполнении поручений, планирование нагрузки, оценка персонала, оптимизирована цепочка инстанций при прохождении документов, повышена ответственность лиц, готовящих и согласующих документы, сформирован мощный поисково-справочный аппарат.

Какие именно процессы были автоматизированы в рамках ЕСЭД?

Полностью были автоматизированы четыре бизнес-процесса: выдача, прохождение, отчеты об исполнении и контроль исполнения поручений органов власти, прохождение входящей и исходящей корреспонденции, организация и проведение совещаний и, наконец, подготовка и согласование проектов нормативно-правовых актов (с ведением соответствующей базы данных). Частично автоматизирована работа по приему и обработке обращений граждан.

В чем заключается частичная автоматизация работы с гражданами и с чем это связано?

В системе только фиксируется обезличенная информация по каждому обращению, а сами обращения обрабатываются как обычно — в бумажном виде. Связано это с необходимостью соблюдения всех установленных норм российского законодательства по защите персональных данных граждан. В настоящее время в ЕСЭД реализуется механизм их обезличивания, решается задача надежной защиты базы данных обратившихся в органы власти граждан.

Немного истории — когда проект стартовал, был запущен в промышленную эксплуатацию?

Проект стартовал чуть более двух лет назад, в августе 2010-го, исполнитель по проекту — компания “ФИНЭКС Качество” (Екатеринбург). На первом этапе был разработан прототип системы, проведено обучение сотрудников зоны пилотного проекта. Уже в ноябре 2010 г. ЕСЭД была запущена в эксплуатацию на уровне ряда структурных подразделений аппарата правительства и его департаментов. Тиражирование системы во все органы государственной власти Ярославской области началось в 2011 г. За период тиражирования было проведено обучение работе с системой 1300 сотрудников, система “дошла” до каждого государственного служащего, при этом значимым стимулирующим моментом внедрения стала непосредственная работа в системе губернатора области. К концу 2011-го созданная система была подключена к системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), начался обмен документами с Администрацией Президента и аппаратом Правительства РФ (сначала — с дублированием на бумажных носителях, а в настоящее время — исключительно в электронном виде). В начале 2012 г, после всех необходимых процедур, предусмотренных регламентом разработки государственных информационных систем, ЕСЭД была принята в постоянную эксплуатацию постановлением правительства области.

Сколько человек насчитывала команда проекта?

На постоянной основе со стороны исполнителя — три человека, со стороны заказчика — семь, итого — десять человек.

Каким образом осуществлялся выбор технологической платформы СЭД?

Внедрение ЕСЭД на платформе DIRECTUM изначально было осложнено предыдущей неудачной попыткой внедрения на другой платформе и уже сформировавшимся после первой неудачи недоверием к электронному документообороту как таковому, на какой бы платформе они ни реализовывался. После первой неудачи мы основывали наш выбор на двух факторах, первый из них — опыт наших коллег в других регионах. Мы сделали несколько визитов в различные субъекты РФ, в ходе которых обсуждали с коллегами фактические, а не рекламные возможности, достоинства и недостатки используемых у них платформ электронного документооборота. Второй важный момент, который мы учитывали, — квалификация компании-исполнителя проекта. Внедрение ЕСЭД — это не столько технологический проект, сколько консалтинговый. Недостаточно просто развернуть коробочное ПО, установив его на рабочие места. Необходимо шаг за шагом донести принципы электронного документооборота до каждого сотрудника, закрепить их в нормативных актах. При этом неправильно было бы слепо копировать правила работы с бумажными документами в СЭД, стояла задача сформировать новую культуру работы с документами, при этом стараясь не разрушить то ценное, что обеспечивает классическая система документооборота и делопроизводства.

Каковы были основные технические проблемы, возникшие в ходе реализации проекта?

Технические проблемы были в основном связаны с обеспечением отказоустойчивой архитектуры, так как ЕСЭД стала основным рабочим инструментом и выход ее из строя (по причинам выхода из строя серверного оборудования, отключения электропитания, нарушения работы сети) привел бы к фактическому параличу органов власти (как минимум получился бы внеплановый выходной). Мы серьезно подошли к этому вопросу и на данный момент правительственный ЦОД на площадке департамента информатизации и связи, на котором развернуты серверы ЕСЭД, отвечает всем необходимым требованиям по надежности. Та часть системы, которая обслуживает органы местного самоуправления, реализована на базе казенного предприятия “Электронный регион” — оператора электронного правительства. Кроме того, важным для нас является вопрос быстродействия системы. Как показала практика, при больших потоках документов “задумчивость” системы даже на несколько секунд становилась фактором, который раздражал пользователей.

Как разобрались с неизбежными организационными рисками?

Организационные риски были минимизированы благодаря поддержке идеологии электронного документооборота на высшем уровне — губернатора области и его заместителя, курирующего наш проект. Кроме того, в состав рабочей группы входили ключевые методологи и функциональные заказчики основных автоматизируемых процессов — сотрудники административно-контрольного управления правительства области, поэтому ЕСЭД с самого начала разрабатывалась с учетом их потребностей и пожеланий. Конечно, на этапе межведомственного взаимодействия были (и продолжают возникать) трудности с доверием и признанием электронных документов. Кроме того, есть сложности в организации архивного хранения электронных документов с длительными сроками хранения. Но, надеемся, нормативная база в ближайшее время будет в этой части усовершенствована.

Каковы технические параметры внедренной системы?

Общее число пользователей — более 1800, объем базы данных — около 400 Гб, в системе уже порядка 360 тыс. документов. ЕСЭД охвачены аппарат правительства области и все его структурные подразделения, все 24 органа государственной исполнительной власти, приемные высших должностных лиц (губернатора и его заместителей). Кроме того к ЕСЭД подключены администрации 20 органов местного самоуправления, 36 территориальных органов федеральных органов власти, Ярославская областная дума, проведена интеграция ЕСЭД с системой электронного документооборота мэрии Ярославля.

Источник: PC Week