Что такое электронный документооборот?
Новые экономические условия побуждают бизнес принимать непростые решения. Многие встают перед выбором — поставить активности на стоп или, наоборот, начать трансформацию внутри фирмы. Электронный документооборот (ЭДО) помогает сократить или полностью отказаться от бумаги. Благодаря этому можно сэкономить бюджет на расходных материалах, ведь цены на эту категорию товаров сейчас крайне нестабильны.
Что такое цифровизация на практике, и каким стандартам она должна соответствовать, расскажем детальнее.
ЭДО — это цифровой подход к данным, при котором они создаются и существуют без использования бумажных носителей. Он может быть внешним (обмен входящими и исходящими оригиналами с партнерами, поставщиками и контрагентами) и внутренним (создание, согласование и подписание договоров внутри компании).
Электронный документооборот в России
История российского ЭДО началась в 1980-х годах. Первопроходцем в цифровизации стал государственный сектор, а именно ЦК КПСС. Конечно, процесс тогда мало походил на тот, к которому мы уже привыкли. Это было ПО, рассчитанное на одного пользователя — секретаря. Функциональность тоже была ограничена: занесение регистрационно-контрольных карточек, заполнение журналов корреспонденции и обращений, формирование отчетов.
Отечественная практика отличается от западной:
- Вертикальная ориентация. Иностранный вариант скорее горизонтальный. Это значит, что договоры поступают сразу к исполнителю, минуя руководящий состав.
- Расширенная функциональность. Привычные для нашего делопроизводства процессы не были актуальны для иностранного ПО. Среди них: регистрация, контроль за исполнением, формирование отчетов и так далее.
В наше время запросы к системам выше — преобразования затрагивают не только полный цикл операций с документами, но и бизнес-процессы, оптимизируют конкретные направления, например, кадровые или бухгалтерские процедуры.
7 причин перейти на электронный документооборот
Весь массив данных компании — ценный ресурс, который требует централизованного подхода. Если вы думайте, внедрять или не внедрять ЭДО, вот лишь несколько преимуществ перехода «в цифру»:
Прозрачность процессов
Благодаря такому взаимодействию легко отслеживать и контролировать ход выполнения задач.
Рост исполнительской дисциплины
Статистика неутешительна — 20% сотрудников не выполняют порученные задачи. Безбумажный формат помогает контролировать работы.
Снижение трудозатрат
Сокращается время на работу с контентом.
Конфиденциальность данных
В СЭД легко разграничить права на доступ к корпоративной информации.
Мобильность
Отказ от бумаги облегчает внедрение инновационных методов и обучение новых сотрудников.
Конкурентное преимущество
Цифровизация уже сама по себе — конкурентное преимущество: растет качество и скорость оказания услуг клиентам, пользователи экономят время на выполнение рутинных операций, растет эффективность работы.
Снижение финансовых затрат
Компании экономят ресурсы на приобретении расходных материалов.
Критерии выбора электронного документооборота
Для начала ответьте на вопрос — какие проблемы бизнес хочет закрыть с помощью цифровизации? Среди них часто встречаются:
- сокращение трудозатрат в части делопроизводства —обработке и регистрации входящих документов, контроле за исполнением поручений, поиске;
- оптимизация финансовых расходов, в том числе на бумагу, канцелярские товары и курьерские услуги;
- организация централизованного цифрового архива с сохранением их юридической значимости;
- цифровизация бизнес-процессов для роста эффективности в ключевых направлениях деятельности.
Следующий логичный шаг — определение конкретного инструмента. В 2022 году на первое место вышло требование к импортонезависимости ПО и совместимости его с другими российскими программами. Тренд на отечественный софт был и до 2022 года, но в большей степени затрагивал государственный сектор. Сейчас вопрос встал остро для всех организаций на территории России.
А вот подбор класса систем, наоборот, все больше отходит на второй план. Многие современные ИТ-продукты уже давно совмещают функциональность разных направлений: СЭД, BPM, интеллектуальные сервисов и так далее. Поэтому при выборе ПО лучше делать упор на соотношение практического эффекта от внедрения с временными затратами на трансформацию. Оптимальное решение — уже готовые решения для разных отраслей.
«Нестабильность цен на расходные материалы для офиса, в том числе на бумагу, еще раз подтвердила очевидную выгоду цифровизации процессов документооборота. Да, цены со временем стабилизируются, но экономия ресурсов останется неизменной. Повышение эффективности бизнес-процессов, снижение трудоемкости — более надежный показатель для бизнеса.
Расходы на приобретение бумаги всегда дополняются тратами на физические перемещения. Даже если исключить оплату курьерских услуг, траты получаются немаленькими. Цифровизация помогает избежать потери оригиналов и временных затрат на их переоформление.
Будет ли электронный документооборот также актуален и после коррекции цен? Очевидно, ответ утвердительный».
Directum ежегодно входит в топ внедряемых систем на рынке отечественных ECM, который готовит независимый интернет-портал TAdviser. Продукт разработан в РФ и отвечает всем критериям импортозамещения и рискоустойчивости к внешним санкциям. Напишите нам и получите доступ к демостенду, чтобы оценить возможности Directum RX в действии.
