Электронный документооборот для повышения эффективности и управляемости бизнеса

Сама по себе система электронного документооборота не сделает компанию более управляемой и не повысит эффективность ее процессов. Это только инструмент, поэтому нужен учитывать целый ряд факторов и условий. Какие меры, сопровождающие или предваряющие внедрение позволяют добиться максимальной отдачи от внедрения СЭД? Какие тенденции развития СЭД наиболее важны с точки зрения влияния на эффективность и управляемость бизнеса? На вопросы издания «Директор информационной службы» ответил Максим Кайнер, бизнес-аналитик компании DIRECTUM.

Применение систем управления документами и корпоративной информацией в организациях среднего и крупного размера стало массовым, показало исследование, проведенное в 2014 году информационно-аналитической службой DOCFLOW.

При этом, с одной стороны, решения СЭД и ECM претендуют на роль интерфейса к основным информационным ресурсам и своеобразного интегрирующего начала, а с другой — современные компании не склонны слишком высоко оценивать их значение для менеджмента. Тем не менее выход СЭД за традиционные рамки документационного обеспечения управления эксперты считают одной из наиболее важных тенденций развития электронного документооборота с точки зрения влияния на эффективность и управляемость организаций, наряду с мобильностью и облачностью.

ДИС: Какие тенденции развития СЭД представляются вам наиболее важными с точки зрения влияния на эффективность и управляемость бизнеса?

Максим Кайнер: Системы, предлагаемые сегодня вендорами-лидерами отечественного рынка, — это полноценные ECM-платформы, на базе которых строятся в том числе решения в области управления финансами предприятия. Речь идет об автоматизации на базе ECM договорного процесса, согласования входящих счетов, ведения финансового архива — всё в тесной интеграции с учетными системами. Такие инструменты, вкупе с автоматизацией управления совещаниями и в целом бизнес-процессами, становятся критически важными, особенно во время экономических трудностей. Поэтому свершившийся выход ECM в России за рамки классического документооборота является важной тенденцией, именно с точки зрения повышения эффективности бизнеса.

Что же касается управляемости бизнеса, здесь можно говорить о таких трендах как кейс-менеджмент и бизнес-аналитика в ECM.

Кроме того, на управляемость бизнеса влияет тенденция предоставления мобильного доступа к ECM-системе, за счет чего менеджеры могут оперативно получать информацию и принимать управленческие решения. Клиентами для мобильной работы сегодня обзавелись все передовые системы.

ДИС: Сама по себе СЭД не сделает компанию более управляемой и не повысит эффективность ее процессов. Какие меры, сопровождающие или предваряющие внедрение СЭД позволяют добиться этих целей? За счет чего предприятиям удается стать более эффективными и управляемыми в результате внедрения СЭД? Насколько зависит успех проектов от выбора самих СЭД как инструментов наведения порядка?

Максим Кайнер: СЭД является инструментом, следовательно, важны два очевидных момента. Во-первых, инструмент должен применяться по назначению, когда он реально нужен. Во-вторых, люди, получающие его в свои руки, должны четко понимать, как именно он может использоваться.

Поэтому все начинается на этапе выбора конкретной системы. Представители заказчика (как от ИТ, так и от предметных специалистов) совместно с консультантами компании-интегратора или вендора четко определят потребности, находят закрывающие их решения. Внедрение предваряют консалтинг и проектирование конкретной СЭД, включающие в том числе оптимизацию автоматизируемых бизнес-процессов. Вырабатываются конкретные и измеримые показатели, по которым может быть оценен эффект от использования системы. Проект внедрения предполагает обучение персонала заказчика (администраторов, руководителей, ключевых пользователей и рядовых пользователей на местах). Целый комплекс услуг определяет то, что система повлияет на повышение эффективности и управляемости бизнеса.

Добросовестные интеграторы и вендоры предлагают только те инструменты, которые позволяют закрывать актуальные потребности, причем с наименьшей совокупной стоимостью владения. В каких-то случаях требуется мощная ECM-платформа, с несколькими построенными на ней решениями и с интеграцией в ИТ-инфраструктуру предприятия; для закрытия других потребностей может оказаться достаточно относительно недорогого SaaS-решения, кастомизируемого под конкретного заказчика. Поэтому выбор системы не менее важен, чем выбор компании, которая будет ее внедрять.

ДИС: Повышается ли эффективность и управляемость компании после того, как к традиционной СЭД подключаются мобильные клиентские системы?

Максим Кайнер: Подсчитать прирост эффективности именно за счет внедрения мобильных ECM-решений не просто. Конечно, оперативный доступ к корпоративному контенту, особенно предоставленный топ- и мидл-менеджерам, должен сказываться на повышении управляемости и на скорости принятия решений, но в большинстве случаев отсутствие мобильного клиента системы не означало бы, что пользователь не запустит десктоп-приложение и не решит важный вопрос без использования гаджета. На графиках ниже представлена статистика по выполнению работ в мобильных клиентах системы DIRECTUM в разное время суток разными категориями пользователей. Здесь видно, что рядовые пользователи и даже мидл-менеджеры используют мобильные клиенты преимущественно в рабочее время, поэтому они могли бы решить свои вопросы и без гаджетов на основном месте. Топ-менеджеры же значительно чаще обращаются к контенту с устройств поздним вечером. Наличие мобильного клиента здесь как минимум обеспечивает удобство работы, что также немаловажно.

В ближайшие 1–2 года мы увидим проекты, где будет обсчитана эффективность внедрения мобильных ECM-решений. Пока же мы прорабатываем сценарии, когда гаджет может помочь в работе и управлении, чтобы сделать приложения максимально удобными для конкретных пользователей.

ДИС: Есть ли какие-либо преимущества в плане повышения эффективности и управляемости бизнеса у облачных СЭД?

Максим Кайнер: С точки зрения повышения эффективности бизнеса компании-заказчика облачные решения могут быть выгоднее за счет низких первоначальных затрат, возможности более быстрого старта работы в системе, а также за счет равномерности и предсказуемости платежей за использование решения.

По нашим подсчетам SaaS-решение в области электронного документооборота может быть выгоднее on-premise вплоть до шестого года эксплуатации (ниже приведены приблизительные расчеты TCO для двух продуктов нашей компании: локального DIRECTUM и облачного DirectumRX; подробней читайте в материале «Затраты на СЭД: SaaS-решение в сравнении с on-premise» на ресурсе ECM-Journal).

«Сэкономленные» на внедрении SaaS-решения денежные средства могут быть вложены в основную или инвестиционную деятельность компании или же направлены на автоматизацию прочих задач бизнеса, что принесет дополнительную прямую или скрытую выгоду.

Если абстрагироваться от подсчетов стоимости владения решением, все будет зависеть от функциональности конкретной облачной системы в сравнении с локальной. Как правило, пока SaaS-решения предлагают такие же или даже меньшие возможности для автоматизации бизнеса.

Источник: Журнал "Директор информационной службы", № 05, 2015.