Электронный кадровый документооборот
в КБ «Кубань Кредит»:
быстро, эффективно, конфиденциально

Предпосылки проекта

За 30 лет своей истории КБ «Кубань Кредит» ООО вырос до 100+ дополнительных офисов в пяти регионах страны и штата в 2,7 тыс. сотрудников. В огромном HR-документообороте обострились «болевые» точки:

• подписание кадровых приказов, договоров с сотрудниками дополнительных офисов в других городах затягивалось до 3 недель;
• существенные трудовые затраты на обработку бумажных документов: подготовку, сортировку, подписание, сдачу в номенклатуру дел;
• увеличились затраты на оплату работы штатных водителей-экспедиторов и услуг курьерской службы;
• появились риски утраты и компрометации передаваемых и пересылаемых документов.

Дополнительными предпосылками стали изменения в законодательстве. В ноябре 2021 года в Трудовом кодексе РФ появились статьи 22.1–22.3, которые разрешили всем организациям применять ЭКДО.

Цели и задачи

С помощью ЭКДО в финансовом учреждении планировали:

• уменьшить затраты трудовых и временных ресурсов;
• определить и закрепить зоны ответственности по согласованию кадровых документов;
• установить контроль исполнения;
• обеспечить конфиденциальность документов.

Выбор продукта и решение задач

Внедрению ЭКДО на базе системы Directum HR Pro предшествовал длительный процесс выбора решения.

Рабочая группа заказчика проанализировала информацию рейтинговых агентств и рынок решений. Эксперты сформировали перечень основных функциональных требований к будущей системе, и на его основе составили таблицу критериев отбора предлагаемых на рынке кадровых ИТ-продуктов.

В первую очередь предложения разработчиков оценивали по стоимости внедрения и сопровождения, наличию гибкой настройки процессов, возможности интеграции с существующей у клиента системой кадрового учета и расчета зарплаты 1С:ЗУП.

Следующим шагом стали встречи со специалистами выбранных компаний. Функциональность систем изучали на презентациях и «вживую» пробовали их на демоверсиях, беседовали с клиентами выбранных поставщиков и разработчиков.

Больше всего плюсов получила система Directum HR Pro. Рабочая группа выбрала комплексное решение «Кадровый ЭДО», с помощью которого работник может в электронном личном кабинете:

• ознакомиться с кадровыми документами и выгрузить их;
• подписать трудовой договор;
• получить информацию от HR-специалистов о кадровых событиях;
• проконтролировать процесс ознакомления и подписания.

Специалистам кадрового отдела банка было важно синхронизировать данные о сотрудниках всех офисов и сохранить привычную систему начисления зарплаты. Для этого проектировщики настроили интеграцию Directum HR Pro с учетной системой 1С:ЗУП.

Результаты

На первом этапе перехода на ЭКДО к Directum HR Pro подключили треть персонала банка — 880 сотрудников. В течение следующих четырех месяцев на новый формат работы перешли еще 1600 пользователей. Постепенно на электронный кадровый документооборот будут переведены все работники финансового учреждения, за исключением находящихся в длительных отпусках (по беременности, родам и по уходу за ребенком), а также примерно 2% персонала, отказавшихся от перехода на ЭКДО. Благодаря внедрению кадрового ЭДО банк экономит 10-12 млн руб. в год.

С момента запуска системы:

• в ней обработали 7,9 тыс. кадровых документов;
• общее время подготовки, согласования и подписания сократилось на 83%;
• исключен риск компрометации и утери информации при передаче ее в дополнительные офисы.

Планы

В системе Directum HR Pro КБ «Кубань Кредит» планируют настроить организацию отпусков: от планирования графика до подписания приказов и организовать прием на дистанционную работу.