Есть ли будущее у электронных архивов
Как развиваются электронные хранилища? Какие тренды наиболее востребованы? Имеются ли сложности в этой сфере? Подробности — в интервью Ивана Агапова, Product manager в Directum.
— Иван, расскажите, как идет развитие электронных архивов в нашей стране? Какие тенденции сейчас актуальны?
— Объем электронных документов увеличивается, тенденция набирает обороты последние 20 лет. При этом все больше появляется документов, которые не имеют бумажных дубликатов. То есть они изначально создаются в электронном виде и являются юридически значимыми.
Особенность современного электронного обмена документами (ЭДО) — большой объем бухгалтерской первички. Например, в розничных торговых сетях он может достигать нескольких миллионов в год. Кроме того, в цифру переводятся транспортные, страховые, разрешительные, судебные и другие виды документов.
Естественно, что такому массиву нужно обеспечить полный жизненный цикл: не только обработку, но и хранение. В целом логика работы электронных реестров схожа с бумажными хранилищами: предоставление архивных экземпляров для изучения сотрудникам или контролирующим организациям. Но вот способ реализации различных схем отличается и имеет свои нюансы.
Например, у документа есть список с правами доступа в корпоративной информационной системе, и нужно решать, нужен ли он при долговременном хранении, и как его учитывать. Отдельная задача — сделать так, чтобы документ из системы потом можно было прочесть через 20, 40 или 70 лет.
Также в текущих реалиях следует учитывать, что в 2022 году некоторые западные вендоры заявили об уходе с российского рынка. То есть ни SAP, ни Oracle, ни FileNet не подходят в качестве архивных систем в долгосрочной перспективе. И бизнесу рано или поздно придется переезжать на отечественные платформы. Для российских вендоров это, конечно, серьезный вызов.
— Успевают ли отечественные разработчики за потребностями клиентов?
— Да, но вот законодательство не всегда закрывает потребности потребителей. Дело в том, что федеральные законы не в полном объеме объясняют, как должно работать долговременное хранение электронных документов. Нет стандартов, которые бы расписывали весь процесс, из-за этого появляется разные интерпретации закона.
Также важно отметить, что не все вендоры имеют в портфолио проекты по масштабному внедрению электронных архивов. В какой-то момент рынок больше обсуждал BPM и Low-code, а цифровые хранилища отошли на десятый план.
Но мы всегда считали, что развитие электронных архивов важно для российского бизнеса и экономики в целом. Поэтому уделяли много времени реализации крупных проектов.
Так, в ПАО «Сургутнефтегаз» система долговременного хранения функционирует уже 5 лет, а проект САХЭД госархива Удмуртской Республики был финиширован в 2021 году.
За прошлый год также реализовали несколько значимых проектов на импортозамещенном ПО с охватом 4 000, 5 000 и более пользователей в Directum RX.
Недавно прошло тестирование нашей платформы с использованием Linux и Postgres Pro на 20 тыс. одновременных подключениях, что соответствует 40-50 тыс. реальных пользователей системы. Идем дальше — есть заказчики со 100 тыс. пользователей.
— А как обстоят дела с законодательством? Есть ли белые пятна в этой сфере?
— Законодательство развивается и идет навстречу отрасли, но не так быстро, как хотелось бы. По части создания и временного хранения электронных документов есть много различных нормативных актов, которые регулируют эту сферу. Но для работы с долговременным хранением нужна более детальная проработка нормативной базы.
Например, банковская и страховая сферы ждали законов, которые позволили бы им создать юридически значимые цифровые дубликаты документов, чтобы избавиться от огромных бумажных хранилищ. Но пока законопроекты в этой сфере стоят на месте.
Также бизнес ждет разъяснений по долговременному хранению кадровых документов с электронной подписью. Сейчас эту работу можно выстроить, например, на основе международных стандартов. Но все-таки не хватает законодательно-методической и разъяснительной работы от отечественных ведомств.
— Что ждет электронные архивы в будущем? Будет ли их развитие похоже на зарубежные системы?
— На самом деле нет какого-то одного стандарта работы с электронными архивами. Существуют лишь некоторые общепринятые форматы, которые используются повсеместно. Например, стандарт PDF/A широко применяется для документов долговременного хранения и гарантирует их воспроизводимость.
Плюс есть своеобразная специфика, например, в понятийном аппарате: что считать оригиналом и копией, доверенностью и так далее. Из-за этих особенностей требования к системам отличаются, часть из них обусловлено нормативной базой.
Поэтому развитие программного обеспечения в России идет своим особым путем. Также это касается и стран постсоветского пространства, где схема развития законодательства в области цифровизации очень похожа на нашу.
Если посмотреть на историческое развитие электронного архивного хранения, то за 10 лет нормативное регулирование не сильно продвинулось вперед. При этом количество цифровых документов значительно увеличилось, объем близится к критическому максимуму. И ситуация побуждает решать вопросы организации работы архивов.
Также в стране сохраняется тренд на цифровизацию, например, госорганы планомерно переходят на ЭДО, Минцифры внедряет и продвигает электронные договоры, МЧД и «Госключ», ФНС постепенно разрабатывают форматы для новых видов документов.
Бизнес постепенно осознает преимущества перехода в цифру. В том числе этому способствуют инициативы типа маркировки, налогового мониторинга, которые стимулирующие использовать электронный документооборот.
Поэтому сферу электронных архивов ждут рост и развитие. Больше всего это те решения и технологии, которые дают бизнесу определенный профит: экономию средств, увеличение скорости взаимодействия и полное исключение трудоемких ручных действий.
Источник: ECM Journal.ru
Планируете внедрять цифровые инструменты?
Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.
