От эксперимента к полноценному КЭДО: опыт лизинговой компании «Европлан»
2700
сотрудников участвуют в КЭДО
15
топ-менеджеров работают в системе
на 400%
ускорилась работа с заявлениями на отпуск
на 150%
сократились трудозатраты отдела кадров
5,5 млн руб.
в год экономит компания
Компания «Европлан» финансирует для юридических и физических лиц приобретение автомобилей в лизинг и помогает комфортно ими пользоваться. Кроме того, в портфель «Европлана» входит более 30 автоуслуг. Компания на рынке уже 24 года, её региональная сеть насчитывает 85 офисов в разных регионах России.
«Европлан» уделяет большое внимание работе с кадрами. Компания лидирует в списках «Лучшие ИТ-работодатели России», «Рейтинг работодателей РБК», «Рейтинг лучших работодателей года HeadHunter» и является лауреатом конкурса «Инвестиции в развитие здоровой страны».
Цели и задачи
В период пандемии у компании появилась необходимость организовать дистанционную работу сотрудников и оформлять кадровые документы удаленно. Кроме того, отделу кадров требовалась возможность трудоустраивать новичков вне офиса.
Компания стала участником эксперимента Минтруда и промоутером изменений в Трудовом кодексе РФ в части кадрового электронного документооборота (КЭДО).
В пользу перехода на КЭДО сыграли:
- Возможность удаленной работы по окончании пандемии.
- Положительное отношение сотрудников к опыту участия в эксперименте Минтруда.
- Реальная экономия ресурсов компании.
«Европлану» требовалось техническое решение, которое позволило бы полноценно перейти на КЭДО и перевести все кадровые документы в цифру. Компания планировала ускорить документооборот и сократить временные затраты на оформление кадровых документов.
Решение
Проект по внедрению КЭДО на базе системы Directum HR Pro продлился 9 месяцев (с апреля по декабрь 2022 года). Заказчиком проекта выступил заместитель директора департамента по работе с персоналом.
Создание и согласование заявлений на отпуск
До внедрения системы сотрудники оформляли заявления на предоставление или перенос отпуска в бумажном виде. Сначала документ подписывался линейным руководителем, а затем попадал в отдел кадров на проверку. Если заявление было составлено неверно, сотрудник переделывал его, и процесс повторялся.
С переходом на Directum HR Pro заявления создаются и подписываются в электронном виде. Изменился и порядок согласования: теперь документ сначала проходит проверку на корректность в отделе кадров и, если нет замечаний, отправляется на подписание руководителю сотрудника.
После согласования заявления специалист по работе с персоналом создает приказ. Раньше ему приходилось распечатывать документы и относить на подпись руководителю организации. С переходом на КЭДО необходимость печатать приказы исчезла. Сотрудник отдела кадров в пару кликов отправляет документ на подпись директору.
Ознакомление с приказами на отпуск и ЛНА
После того как приказ или локальный нормативный акт утвержден руководством, сотрудник может ознакомиться с документом в электронном виде. Для этого не нужно обязательно присутствовать в офисе, а специалисты кадрового отдела вовсе в процессе не участвуют.
Также с внедрением системы компания отказалась от этапа архивирования документов, так как сейчас они автоматически сохраняются в системе с обеспечением юридической значимости.
Результаты и планы
Показатели эффективности проекта значительно превысили ожидаемые:
- в 5 раз сократилось время, которое сотрудники тратят на оформление кадровых документов;
- с 5 минут до 1 секунды сократилось время архивации документа;
- 3 минуты вместо 15 требуется работникам на оформление заявления на отпуск, а специалисты отдела кадров тратят на его обработку 2 минуты вместо 5;
- с 25% до 97,5% выросла удовлетворенность сотрудников от процесса подписания приказов на отпуск;
- с 6% до 87% увеличилось количество подписанных оригиналов приказов, полученных отделом кадров в течение 24 часов.
По оценке команды, экономия от внедрения может достичь суммы в 5,5 млн рублей в год.
Внушительные результаты помогли компании «Европлан» победить в конкурсе ИТ-проектов Directum Awards 2023 в номинации «Лучшее решение для кадров».
Компания планирует перевести в электронный вид все кадровые документы, разрешенные для КЭДО законодательством.
