Финансовые документы в Directum RX, или Экономия 119 дней в году

Подразделение одной из крупнейших в мире многопрофильных корпораций в сфере здравоохранения ведет финансовый документооборот с поставщиками в Directum RX. Благодаря внедрению системы на 55% меньше времени стало уходить на подготовку внутренних отчетов, а также выросла эффективность взаимодействия как внутри компании, так и с контрагентами.

Компания производит медицинские изделия и оборудование, лекарственные препараты и потребительские товары для здоровья. 265 подразделений компании расположены в 60 странах мира.

Цели и задачи проекта

Деятельность компании сопровождается обработкой большого объема финансовой документации. Значительную часть операций сотрудники выполняли вручную с привлечением аутсорсинговых компаний. Специальный отдел занимался сканированием оригиналов и занесением их в систему EArchive для последующей обработки и отправки в SAP.

Такая схема работы была слишком трудозатратной и неэффективной. Используемая система по учету расходов технически устарела и не поддерживала форматы электронных финансовых документов. Это создавало препятствия для внедрения новых процессов и оптимизации текущих.

В 2020 году руководство компании решило унифицировать обработку документов с помощью системы Directum RX:

• оптимизировать работу с бумажными и электронными финансовыми документами от поставщиков;
• за счет интеграции внутренних систем выстроить единую цифровую инфраструктуру;
• сократить объем ручных операций при обработке комплектов оригиналов;
• создать электронный архив финансовых документов, соответствующий требованиям российского законодательства;
• организовать переход к цифровому обмену первичной учетной документацией с поставщиками.

По итогам проекта внедрения Directum RX удалось выстроить сквозной процесс с двумя потоками финансовых документов — бумажным и электронным.

Решение задач

Финансовая документация

Управление финансовыми документами в компании осуществляется через решение «Финансовый архив» в системе Directum RX. Благодаря этому у компании появился функциональный инструмент для быстрого поиска и выгрузки документов для налоговых проверок и аудитов, а автоформирование PDF сделало просмотр формализованных оригиналов более удобным.

Модуль «Финансовый архив»

В компании организован единый архив финансовых документов, поступающих через сервисы ЭДО, и скан-копий бумажных оригиналов.

Цифровизирована обработка входящих финансовых документов:

• ускорилось занесение скан-образов бумажных оригиналов;
• поддерживается удобная работа со штрихкодами;
• согласование финансовых документов ведется по заранее настроенным регламентам.

В ходе проекта был разработан новый тип документа «Досье» — это комплект единовременно обрабатываемых финансовых оригиналов с метаданными. Карточка досье содержит сведения о реквизитах банка, контрагенте, дате получения комплекта, ссылку договора, номер оплаты, проводки и другую информацию.

Пример досье в Directum RX

Электронный обмен с контрагентами

Интеграция с сервисами ЭДО позволила пользователям взаимодействовать с контрагентами в «одном окне» системы Directum RX — документы загружаются в систему автоматически. Для согласования и подписания входящих оригиналов используется ЭП. В Directum RX легко отследить корректировки и изменения формализованных документов, в системе настроен контроль по завершению документооборота.

На данный момент через сервис электронного документооборота приходит 5% всего потока финансовых документов. При этом взаимодействие ведется и с поставщиками, зарегистрированными в нескольких сервисах обмена. В будущем планируется полномасштабный перевод контрагентов на цифровой обмен.

Интеграция

Для поддержки процессов была настроена интеграция с:

• SAP Galaxy для синхронизации данных по заявкам на закупку, организации и банковским реквизитам;
• Diadoc для получения финансовых электронных документов и отправки ответов;
• Captiva для синхронизации скан-образов бумажных документов с извлеченными метаданными, кроме того система верифицирует и распознает реквизиты документов;
• SAP Lynx для экспорта пакетных файлов при проводке в глобальном SAP в Праге, а также получения платежей и результатов процесса;
• RUBI, это связующее звено между SAP и Directum RX, из системы поступают сведения по заявкам на закупку, организациям, банковским реквизитам, учетным записям сотрудников.

Данные справочников система получает в результате пяти настроенных интеграций

Результаты проекта и планы по развитию

Эффект от внедрения:

• сократилось количество ручных операций;
• меньше времени тратится на подготовку к аудиторским и налоговым запросам;
• оптимизирована работа с бумажными и электронными финансовыми документами от поставщиков;
• за счет интеграции 6 систем компания выстроила единую цифровую экосистему.

Постепенно все процессы в компании переходят в электронный вид. В ближайших планах руководства компании автоматизировать договорные и Rebates процессы.